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研发部门文件资料规范管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范研发部门文件资料的管理，确保研发过程的可追溯性、知识资产的有效沉淀与复用，保障研发信息的准确性、完整性、安全性及可利用性，提高研发工作效率与质量，降低管理成本，依据公司相关管理制度及研发管理实际需求，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于研发部门所有在研项目、已完成项目及日常管理活动中形成的各类文件资料的编制、审批、分发、传递、使用、保管、归档、借阅及销毁等全过程管理。凡研发部门人员（含正式员工、实习生及参与研发项目的外部合作人员）均须遵守本办法。

第三条基本原则

研发文件资料管理应遵循以下原则：

1.质量第一原则：确保文件资料内容真实、准确、完整、规范，符合研发项目要求及相关标准。

2.全程管理原则：对文件资料的生命周期进行全过程控制，从编制到销毁各环节均需规范操作。

3.规范有序原则：统一文件资料的分类、命名、格式、版本控制及归档要求，确保管理有序。

4.安全保密原则：严格执行保密规定，防止文件资料泄露、丢失、损坏或被不当使用。

5.易于利用原则：在安全保密的前提下，确保文件资料便于查询、借阅和复用，支持研发工作高效开展。

第二章组织与职责

第四条部门职责

研发部门是文件资料管理的责任主体，部门经理对本部门文件资料管理工作负总责。主要职责包括：

1.组织制定和修订本部门文件资料管理办法及相关细则。

2.统筹规划部门文件资料管理工作，配置必要的资源（如存储设备、软件工具、人员等）。

3.监督检查本办法的执行情况，确保各项管理要求落到实处。

4.组织开展文件资料管理相关的培训与宣传工作，提高员工的规范意识和操作技能。

5.协调处理文件资料管理中出现的重大问题。

第五条项目/小组职责

各研发项目组或功能小组是文件资料产生和使用的直接单位，项目负责人或小组负责人是本项目/小组文件资料管理的第一责任人。主要职责包括：

1.组织本项目/小组人员按照本办法及相关细则编制、审核各类文件资料。

2.负责本项目/小组文件资料的日常管理，包括分类、命名、版本控制、分发、传递、保管等。

3.按时完成本项目/小组文件资料的整理、汇总与归档工作。

4.严格执行保密规定，确保本项目/小组文件资料的安全。

5.对本项目/小组人员进行文件资料管理要求的传达与指导。

第六条个人职责

研发人员是文件资料的具体编制者、使用者和保管者，对个人经手的文件资料负有直接责任。主要职责包括：

1.严格按照规定的格式、要求和流程编制、修订文件资料，对所编制文件资料的质量负责。

2.正确使用和保管个人经手的文件资料，防止丢失、损坏或泄露。

3.主动学习并遵守本办法及相关规定，积极参与文件资料管理培训。

4.在文件资料流转过程中，确保交接清晰，责任明确。

5.发现文件资料管理中存在的问题或隐患，及时向项目负责人或部门管理人员报告。

第七条专职/兼职管理员（若设）职责

研发部门可根据实际情况设立专职或兼职文件资料管理员，协助部门经理开展文件资料管理工作。主要职责包括：

1.协助制定和完善文件资料管理相关制度和标准模板。

2.负责部门级公共文件资料的分类、编目、归档和保管。

3.指导和监督各项目/小组的文件资料管理工作，提供必要的咨询服务。

4.定期检查文件资料的完整性、规范性和安全性，特别是电子文档的备份情况。

5.负责过期或作废文件资料的鉴定与销毁组织工作（需履行审批手续）。

第三章文件资料的分类与命名

第八条文件资料分类

研发文件资料根据其性质、用途和管理需求进行分类。常见分类方式如下（可根据部门实际情况调整）：

1.项目管理类：如项目立项报告、项目计划、项目总结、会议纪要、周报/月报等。

2.需求与设计类：如市场需求分析、用户需求规格说明书、产品规格书、概要设计说明书、详细设计说明书、数据库设计说明书、界面设计稿、原理图、PCB图等。

3.开发与实现类：如源代码、脚本、配置文件、开发规范、API文档等。

4.测试与验证类：如测试计划、测试用例、测试报告、缺陷清单、验收报告等。

5.标准与规范类：如研发流程规范、编码规范、文档模板、质量标准等。

6.技术支持类：如技术调研报告、专利申请文件、技术白皮书、FAQ、用户手册、安装手册等。

7.其他类：如外部技术资料、培训材料等不便归入上述类别的文件资料。

第九条文件命名规范

为确保文件资料易于识别、查找和管理，所有文件资料均需采用统一的命名规则。命名应简洁明了，能反映文件的核心信息。一般应包含以下要素（可组合使用）：

1.项目/产品标识：项目或产品的英文/中文简称或编号。

2.文件类别标识：根据第八条分