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机关企事业单位档案管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，为单位各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案工作的法规、标准，结合本单位实际，制定本办法。

第二条定义与范围

本办法所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

档案管理是指对档案从形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用到销毁的全过程进行的科学管理。

本办法适用于本单位各部门及所属单位的档案管理工作。

第三条基本原则

档案管理工作遵循以下原则：

（一）统一领导、分级管理：档案工作实行统一领导，建立健全档案管理体系，明确各级职责。

（二）完整准确、规范有序：确保档案材料的齐全完整、真实准确，按照规范要求进行整理和保管。

（三）安全保密、依法利用：严格执行保密规定，保障档案安全，在法定权限和范围内提供利用。

（四）服务大局、促进发展：积极开发档案信息资源，为单位决策、管理、科研等各项工作提供有效服务。

第二章档案管理机构与人员

第四条管理机构

单位应明确档案工作的分管领导，设立或指定档案管理部门（或档案工作岗位），负责统筹、协调、指导和监督本单位及所属单位的档案工作。各部门应指定专人（档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、归档和移交工作。

第五条人员配备与要求

档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，热爱档案事业，忠于职守，廉洁奉公，具备相应的档案专业知识和技能，并保持相对稳定。档案管理人员应定期参加档案业务培训，不断提高业务水平。涉密档案管理岗位人员须符合保密工作的有关规定。

第三章档案的收集与整理

第六条收集范围

各部门在工作中形成的具有保存价值的各种文件材料，包括但不限于：

（一）各类公文（命令、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函等）；

（二）会议材料（会议通知、议程、纪要、记录、领导讲话、典型发言等）；

（三）工作计划、总结、报告、统计报表；

（四）各类合同、协议、契约；

（五）干部人事、劳动工资、职称评定等材料；

（六）科研成果、技术资料、图纸、声像制品；

（七）财务会计凭证、账簿、报表；

（八）其他具有保存价值的文件材料。

第七条归档要求

（一）归档文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。

（二）文件材料形成后，承办人员应及时整理，按规定期限向本部门档案员移交。

（三）电子文件的归档应符合国家关于电子文件归档与管理的规范要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件或其他载体文件建立关联。

（四）凡属归档范围的文件材料，必须按规定向单位档案管理部门移交，个人不得私自留存或据为己有。

第八条整理方法

归档文件材料的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（一）纸质文件材料应按照《归档文件整理规则》进行整理，包括分类、排列、编号、编目、装订、装盒等步骤。

（二）声像档案、实物档案、电子档案等应按照各自的管理规范进行整理和编目。

（三）档案整理应使用符合国家标准的档案用品。

第四章档案的保管

第九条库房与设备

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”条件。配备必要的档案装具（档案柜、档案盒等）和温湿度调控、消防、安防等设备，并定期检查维护。

第十条保管制度

（一）建立健全档案库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。

（二）档案应科学排列，便于存取。档案柜应有明显的标识。

（三）定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

（四）对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复和复制。

第十一条特殊载体档案保管

照片、录音、录像、磁盘、光盘等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保管措施，确保其长期保存和有效利用。电子档案应定期进行备份，并对备份介质进行妥善保管和定期检测。

第五章档案的利用

第十二条利用原则

档案利用应遵循依法、规范、安全、保密的原则，既要满足利用需求，又要确保档案安全和信息保密。

第十三条利用范围与手续

（一）本单位工作人员因工作需要查阅档案，须持单位介绍信或有效工作证件，经档案管理部门负责人同意后，方可查阅。查阅涉密档案须严格遵守保密规定，履行审批手续。

（二）外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位分管档案工作领导批准后，方可查阅。

（三）查阅档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出档案的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。

第十四条利用要求

（一