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销售合同管理标准化模板：降低风险保障操作指南

一、适用范围与核心价值

本标准化模板适用于各类企业的销售合同管理场景，尤其适合业务规模扩张、合同数量较多或法务资源有限的企业。通过统一合同条款、规范管理流程，可有效规避因条款模糊、审核疏漏等导致的法律风险（如违约纠纷、货款拖欠），同时提升合同起草效率，保证销售业务合规有序推进。对于中小企业，模板能快速搭建合同管理基础；对于大型企业，可结合业务特性调整后作为部门级标准，实现跨团队协同规范。

二、标准化操作流程详解

（一）合同准备阶段：明确需求与基础信息

业务需求确认

销售代表与客户沟通，明确合作核心内容：产品/服务名称、规格型号、数量、交付时间、付款方式、特殊要求（如定制化服务、售后条款等）。同步收集客户基础资料：营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明、联系人及联系方式（用“”代替具体姓名，如“客户联系人：经理”）。

内部资料整合

销售代表整理产品报价单、技术参数表、质量标准等附件，保证与合同内容一致；财务部门确认付款周期、开票信息（如“开票类型：增值税专用发票，税率：*%”）；法务部门（或合规专员）同步介入，提示本次合作需关注的特殊风险点（如客户信用记录、行业监管要求）。

（二）合同起草阶段：套用模板并填充内容

模板调用

从企业合同管理系统（或共享文件夹）中调取《销售合同标准化模板》，核对模板版本号（如“版本号：V2.1-2024”），保证使用最新修订版。

核心条款填写

合同编号：按“年份（4位）+部门代码（2位，如销售部为‘XS’）+序号（3位）”规则填写，例如“2024XS088”；

签约主体信息：填写双方全称（与营业执照一致）、地址、法定代表人、开户行及账号（账号用“*”代替部分数字，如“账号：6228”）；

标的物描述：详细列明产品/服务名称、规格型号、技术参数（可引用附件《技术参数表》），避免使用“大概”“左右”等模糊表述；

数量与价格：明确单位、单价（含税/不含税）、总价，大写金额与小写金额保持一致（如“人民币壹万元整（￥10,000.00）”）；

交付条款：约定交付时间（具体到年月日）、地点（如“买方指定仓库，地址：市区路号”）、运输方式及费用承担、验收标准（如“按GB/T19001-2016标准验收”）。

（三）合同审核阶段：多级把关与风险排查

销售部门初审

销售负责人审核业务条款的合理性：交付时间是否可满足客户需求、价格是否符合公司定价策略、特殊要求是否超出产品能力范围，保证“业务可行性”。

法务/合规部门复审

重点审核法律条款的严谨性：

违约责任：明确逾期付款、质量不符等情形的违约金计算方式（如“按逾期金额每日‰支付违约金”）、违约上限（如“违约金总额不超过合同总额的%”）；

争议解决：约定管辖法院（如“提交卖方所在地有管辖权的人民法院诉讼”）或仲裁机构（如“提交*仲裁委员会仲裁”）；

免责条款：不可抗力范围（如“地震、战争等不能预见、不能避免且不能克服的客观情况”）、通知义务（如“不可抗力发生后*日内书面通知对方”）。

财务/法务终审

财务部门审核付款条款与公司财务政策是否冲突（如预付款比例是否符合规定、开票时间是否与收入确认匹配）；最终由法务部门（或分管副总）在《合同审核表》中签署审核意见，确认“无法律风险”后方可进入签署环节。

（四）合同签署阶段：规范生效与原件管理

签署方式

优先采用纸质签署（双方盖章+法定代表人或授权代表签字，签字处打印“*”代替具体姓名）；若采用电子签署，需保证符合《电子签名法》要求，使用第三方认证平台（如“e签宝”等，名称可具体品牌，用“合法电子签名平台”代替），并同步保存签署日志。

原件归集

合同签署后，销售代表在*个工作日内将纸质合同原件（至少一式两份，双方各执一份）或电子合同PDF版提交至档案管理部门，登记《合同台账》（包含合同编号、签约主体、金额、签署日期、归档日期等关键信息）。

（五）合同履行与归档阶段：动态跟踪与闭环管理

履行跟踪

销售部门按合同约定跟踪交付进度，填写《合同履行记录表》（记录交付时间、验收签字、客户反馈等）；财务部门跟踪回款情况，逾期*个工作日启动催收流程（发送《催款函》），必要时上报法务部门处理。

归档与保管

合同履行完毕（含质保期到期后），档案部门按“合同编号+年份”分类归档，保管期限不少于*年（具体期限根据企业规定执行）；电子合同存储于加密服务器，定期备份，防止数据丢失。

三、销售合同标准化模板框架

合同编号：__________

甲方（买方）：

名称：________________________

地址：________________________

法定代表人：__________________

联系人：经理联系方式：

开户行：______________________

账号