私募基金用章管理操作流程手册.docxVIP

私募基金用章管理操作流程手册

前言

本手册旨在规范[公司名称，可替换为“本公司”]（以下简称“公司”）私募基金业务相关印章的管理与使用，确保印章使用的合法性、安全性和规范性，防范潜在风险，保障公司及基金份额持有人的合法权益。本手册适用于公司所有与私募基金业务相关的印章管理活动，全体员工均须严格遵守。

第一章总则

1.1基本原则

公司私募基金用章管理遵循“统一管理、分级负责、规范审批、安全保密”的原则。任何印章的使用均须符合国家法律法规、监管规定及公司内部制度要求。

1.2适用范围

本手册所指私募基金用章包括但不限于公司在私募基金募集、设立、运作、信息披露、清算等各环节所使用的公章、合同专用章、基金业务专用章、财务专用章及其他经公司批准刻制的与私募基金业务相关的专用印章。

1.3管理部门

公司综合管理部（或指定专门部门，如“风险管理部”）为本公司私募基金用章的归口管理部门，负责印章的刻制、登记、发放、保管、缴销等统一管理工作，并对用章流程的合规性进行监督检查。各业务部门（如投资部、市场部、运营部等）为用章需求部门，应配合管理部门做好用章管理相关工作。

第二章印章的种类与刻制

2.1印章种类

根据私募基金业务需要，公司常用私募基金相关印章主要包括：

*公章：用于以公司名义出具的、与私募基金业务相关的重要法律文件、公函等。

*合同专用章：用于签订与私募基金募集、投资、托管、服务等相关的各类合同、协议。

*基金业务专用章：用于私募基金的设立备案、份额登记、申购赎回、信息披露、划款指令等特定业务环节的文件。

*财务专用章：用于与私募基金相关的财务收支、银行结算等业务。

*其他专用章：经公司批准，为特定私募基金业务或项目刻制的专用印章。

2.2印章刻制

2.2.1私募基金相关印章的刻制，须由业务需求部门提出书面申请，详细说明印章名称、用途、规格等，经部门负责人审核、综合管理部复核、公司分管领导（或法定代表人）批准后，由综合管理部统一到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。

2.2.2严禁任何部门或个人未经批准擅自刻制私募基金相关印章。

2.3印章启用

新印章刻制完成后，综合管理部应进行登记备案，详细记录印章名称、印模、刻制日期、启用日期、保管部门及保管人等信息，并发布印章启用通知。启用前，应留存印模备案。

第三章印章的保管与存放

3.1保管责任人

3.1.1各类私募基金用章应指定专人负责保管。保管人原则上应为公司正式员工，政治素质高、责任心强、工作严谨。

3.1.2公章、合同专用章一般由综合管理部指定专人保管；财务专用章由财务部指定专人保管；基金业务专用章及其他专用章可根据业务性质由相关业务部门指定专人保管，或由综合管理部集中保管。

3.1.3保管人名单应报综合管理部备案。保管人发生变动时，须办理严格的交接手续，并及时更新备案信息。

3.2保管要求

3.2.1印章保管人应妥善保管所负责的印章，确保印章安全，防止被盗用、滥用或遗失。

3.2.2印章应存放在带锁的保险柜或专用印章箱内。保险柜或印章箱的钥匙/密码由保管人专人负责，严禁随意放置或交予他人。

3.2.3非工作时间，印章必须入柜存放。保管人离开工作岗位时，应将印章锁好，做到人离章锁。

3.2.4严禁携带印章外出使用，确因特殊情况需要外出用章的，须经公司分管领导批准，并由两人以上共同携带、监印，用后立即归还。

3.3保管环境

印章存放环境应保持干燥、清洁，避免印章受潮、损坏或变形。

第四章用印申请与审批流程

4.1用印申请

4.1.1任何部门或个人因私募基金业务需要使用印章，均须填写《用印申请单》。《用印申请单》应详细注明用印文件名称、份数、用印事由、用印类型（如公章、合同章等）、申请部门、申请人、日期等信息，并附上待盖章文件的原件或清晰复印件。

4.1.2提交《用印申请单》时，申请人应对申请用印文件的内容真实性、合法性、合规性负责。

4.2审批权限与流程

4.2.1常规文件用印：如日常业务函件、一般性内部审批文件等，由部门负责人审核，综合管理部（或印章保管部门负责人）复核批准后，方可用印。

4.2.2重要合同协议用印：如私募基金合同、基金托管协议、重大投资合同、战略合作协议等，须经部门负责人审核、法务部门（或外聘法律顾问）合规审查、财务部门（如涉及资金）审核、公司分管领导审批，必要时须报请公司法定代表人或总经理批准。

4.2.3对外承诺、担保、授权类文件用印：此类文件风险较高，必须严格控制，须经部门负责人、法务部门、财务部门、公司分管领导逐级审核，并由公司法定代表人或总经理最终审批。

4.2.4基金备案、信息披露文件用印：应严格按照监管要求及公司内部流程，由基金运营部门负责人审核，合规风控部门复核