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专业翻译公司合同管理规范

一、总则

1.1目的与依据

为规范公司合同管理，明确合同从准备、谈判、起草、审核、签署、履行到归档的全流程操作要求，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约率及整体运营效率，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，并结合本公司实际经营情况，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有与翻译服务及相关业务（包括但不限于笔译、口译、本地化、排版、审校等）相关的对外合同、协议、订单以及具有合同性质的文件的管理。公司各部门及所有员工在涉及上述合同管理活动时，均须遵守本规范。

1.3基本原则

合同管理应遵循以下原则：

1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、终止等全过程必须符合国家法律法规及行业规范。

2.平等自愿、公平诚信原则：在合同谈判与签订过程中，应秉持平等互利、协商一致、诚实信用的态度。

3.风险控制原则：重视合同风险的识别、评估与防范，确保公司利益不受损害。

4.效率与效益原则：优化合同管理流程，提高工作效率，以合理成本实现合同目标。

5.权责清晰原则：明确各部门及相关人员在合同管理各环节中的职责与权限。

二、合同的准备与谈判

2.1项目评估与客户需求确认

业务部门在承接翻译项目前，应对客户需求进行充分沟通与确认，包括但不限于翻译语种、领域、字数/时长、质量等级、交稿时间、交付方式、特殊格式要求等。同时，对项目的可行性、潜在风险及预期收益进行初步评估。

2.2客户资质审查

对于重要客户或大额合同，业务部门应进行必要的客户资质审查，了解客户的基本情况、信誉状况及履约能力，以降低合作风险。

2.3报价与合同条款谈判

根据客户需求及公司定价标准，业务部门负责向客户提供正式报价。报价单应清晰列明服务内容、价格构成、付款方式等。在正式签订合同前，业务部门应与客户就合同主要条款进行充分谈判，核心条款包括但不限于服务范围、质量标准、交付时间、费用及支付方式、保密义务、知识产权归属、违约责任、争议解决方式等。

三、合同的起草与审核

3.1合同起草

3.1.1公司合同原则上由业务部门根据谈判结果及公司标准合同模板进行起草。标准合同模板由法务部门或指定人员制定并定期更新。

3.1.2如客户提供合同模板，业务部门应仔细审核其条款，对与公司利益不符或存在重大风险的条款，应与客户协商修改。使用客户模板时，须特别注意对我方权利义务的平衡。

3.1.3合同内容应准确、完整、严谨，语言表达应规范、无歧义。所有条款应符合本规范第二条中确认的谈判结果。

3.2合同审核

3.2.1业务部门初审：合同起草完成后，业务部门负责人应对合同的完整性、准确性、与谈判内容的一致性进行初步审核。

3.2.2法务/合规审核：业务部门初审通过后，将合同文本及相关背景材料提交法务部门（或指定的合同审核人员）进行法律合规性审核。审核重点包括但不限于合同主体的合法性、条款的合规性、权利义务的对等性、违约责任的明确性、争议解决方式的有效性等。

3.2.3审核反馈与修改：法务/合规审核后，应提出明确的审核意见。业务部门应根据审核意见与客户沟通，并对合同进行相应修改。修改后的合同需再次提交审核，直至审核通过。

3.2.4对于金额较大、风险较高或条款复杂的合同，可根据需要组织相关部门进行联合评审。

四、合同的签署与用印

4.1签署权限

合同签署实行授权管理。公司法定代表人或其授权委托的代理人有权代表公司签署合同。授权委托应采用书面形式，并明确授权范围和期限。

4.2合同签署

4.2.1合同审核通过后，由业务部门按照签署权限规定，呈请相应负责人签署。

4.2.2签署时，应核对签约方代表的身份及授权文件，确保签字真实有效。合同文本需加盖骑缝章的，应规范加盖。

4.2.3对方签署完毕后，业务部门应仔细检查签字盖章是否完整、规范。

4.3用印管理

公司印章（公章、合同专用章等）由专人保管，严格按照公司印章管理规定使用。用印前，必须确认合同已经过完整的审核流程，并由有权限人员批准。

4.4合同文本留存

合同签署后，业务部门应立即将合同原件扫描存档，并将扫描件分发至相关执行部门。原件由行政或档案管理部门统一编号、登记、保管。

五、合同的履行与监控

5.1合同交底

合同签署后，业务部门应及时将合同主要条款（特别是服务范围、质量标准、交付时间、付款节点）向项目执行部门（如翻译部、审校部、项目部等）进行交底，确保相关部门理解并遵照执行。

5.2履约跟踪

5.2.1业务部门为合同履行的主要跟踪部门，负责协调、督促各相关部门按照合同约定履行义务，确保服务质量和交付时间。

5.2.2项目执行部门应严格按照合同要求组织生产，记录履约过程，及时向业务部门反馈履约情况及遇到的问题。

5.2.3对于客户的付