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合同文件编制标准与签约流程模板

一、适用范围与典型应用场景

业务部门与供应商/客户达成合作意向后，需规范合同条款以明确双方权利义务；

企业内部跨部门协作项目（如市场推广、技术研发）需签订责任约定协议；

涉及资金往来、知识产权、保密义务等特殊事项需专项合同约束；

为规避法律风险，保证合同内容符合《民法典》《公司法》等法律法规要求。

二、合同编制与签约全流程操作指引

（一）需求发起与前期准备

明确合作意向

业务部门与合作方（以下简称“对方”）就合作内容、核心条款（如标的、价格、履行期限）达成初步共识，形成《合作意向确认单》（含双方负责人签字、日期），作为合同编制的基础依据。

收集基础信息

对方主体信息：企业名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式（需核实营业执照原件或复印件，保证信息真实有效）；

本方内部信息：合同预算归属部门、付款审批流程、履约责任人（如项目负责人、法务对接人）。

确定合同类型

根据合作性质（如买卖、服务、合作开发等）选择对应合同模板，若无模板，需参考行业通用范本起草，重点突出合作特殊性条款。

（二）合同起草与条款审核

合同结构规范

标准合同应包含以下核心部分（可根据合同类型增删）：

合同明确合同类型及合作双方（如“公司与YY公司采购合同”）；

合同主体：双方全称、地址、法定代表人、联系方式（需与营业执照一致）；

鉴于条款：简述合作背景及目的；

核心条款：标的物/服务内容、数量、质量标准、价款及支付方式、履行期限与地点、双方权利义务、违约责任、争议解决方式；

附件：技术参数、服务方案、验收标准等补充文件（需在中注明“附件与本合同具有同等法律效力”）；

签署页：双方法定代表人或授权代表签字、盖章、日期。

条款填写注意事项

标的与质量：避免模糊表述（如“优质产品”），需明确规格型号、执行标准（如“符合GB/T19001-2016标准”）；

价款与支付：明确金额（大小写一致）、币种、支付节点（如“验收合格后30日内支付至对方指定账户”）、账户信息（需对方加盖公章确认）；

违约责任：量化违约赔偿标准（如“逾期付款按应付金额0.05%/日支付违约金”），同时设置违约上限（如“不超过合同总金额的20%”）；

争议解决：优先约定协商解决，协商不成可明确由本方所在地法院管辖或提交仲裁委员会仲裁。

内部审核流程

业务部门初审：审核合作内容与需求一致性、商务条款合理性（如价格、交付周期）；

法务部门复审：审核条款合法性、合规性，排查法律风险（如知识产权归属、免责条款效力）；

财务部门终审：审核付款条款与财务制度匹配性、预算合规性；

分管领导审批：确认合同整体内容及审批流程完整性，签署《合同审批单》。

（三）合同谈判与定稿

与对方沟通

将审核后的合同文本发送对方，组织谈判会议就争议条款（如违约责任、争议解决方式）进行协商，形成《合同谈判纪要》（记录双方修改意见及最终共识）。

修订与确认

根据谈判结果修订合同文本，经双方确认后形成最终版本。若涉及重大条款变更，需重新启动内部审核流程。

（四）合同签署与生效

签署方式

纸质合同：打印一式X份（根据份数需求确定，至少留存3份，本方、对方、财务/法务各执1份），由双方法定代表人或授权代表签字（需提供授权委托书）并加盖公章/合同专用章（骑缝章需覆盖所有页面）；

电子合同：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署过程符合《电子签名法》要求（双方需完成实名认证，电子签名与手写签名具有同等法律效力）。

生效条件

合同自双方签字盖章之日起生效；约定附条件生效的（如“需经双方上级单位批准”），以条件成就时间为生效时间。

（五）合同履行与归档

履约跟踪

业务部门作为履约第一责任人，需建立《合同履行台账》，记录履行进度（如交付时间、验收情况）、沟通记录（如邮件、会议纪要），定期向法务、财务部门同步履约风险。

验收与结算

按合同约定组织验收（如产品需出具《验收报告》，服务需确认《履约确认单》），由双方签字盖章确认；

财务部门凭验收证明、发票等资料办理付款，留存付款凭证。

归档管理

合同签署后10个工作日内，将纸质合同原件（含附件、审批单、谈判纪要）扫描存档，电子合同同步至企业合同管理系统；

归档信息需包含：合同编号、名称、签署日期、存放位置、责任人，保证可追溯、可查询。

三、配套工具模板表单

表1：合同编制需求申请表

申请部门

申请日期

合同类型

合作方名称

合作背景简述

□采购□服务□租赁□其他

预算金额

履行期限

核心需求（可附页）

部门负责人签字

法务对接人

联系方式

备注（如特殊条款要求）

表2：合同内部审核表

审核环节

审核部门

审核意见（可附页）

审核人

日期

业务初审

□合规□商务条款□交付可行性

法务复审

□法律风险□条款完整性□