项目团队会议记录及决策执行表.docVIP

适用会议场景

模板使用步骤

第一步：会前准备——明确会议目标与框架

确定会议核心目的：明确本次会议需解决的核心问题（如“确定项目第二阶段开发方案”“解决测试环境频繁宕机问题”），避免议程发散。

收集前置信息：提前向参会人收集议题背景材料（如项目进度报表、问题清单、备选方案等），保证讨论基于充分信息。

制定会议议程：列出会议需讨论的核心议题（建议不超过5个），明确每个议题的负责人、预计时长，并提前1-2天随会议通知同步给参会人员。

第二步：会中记录——实时捕捉关键信息

填写会议基本信息：在模板顶部记录会议名称（如“项目V2.0版本开发启动会”）、日期、时间、地点（线上/线下）、主持人、记录人、参会人员（含姓名/工号，用号代替，如“、”）、缺席人员及原因（如“：客户现场出差”）。

按议程记录讨论内容：针对每个议题，简要记录讨论要点（如“针对测试环境问题，提出可能是服务器配置不足，建议优先扩容内存并观察3天”），避免逐字记录，聚焦“谁提了什么观点”“存在哪些分歧”。

明确决策事项：对每个议题的最终结论进行标注（如“决议：优先扩容测试服务器内存，由*负责协调资源，3天内完成”），保证决策清晰、无歧义。

拆解执行任务：将每个决策拆解为具体可执行的任务，明确“任务描述（做什么）、负责人（谁来做）、协作人（配合谁）、计划完成时间（何时完成）、交付物（成果形式）”。例如：

任务描述：协调IT部门扩容测试服务器内存；

负责人：*；

协作人：赵六*（IT支持）；

计划完成时间：2024年X月X日；

交付物：服务器扩容完成确认邮件。

第三步：会后整理——核对信息并分发

记录信息核对：会议结束后2小时内，记录人需快速核对会议记录，保证讨论要点、决策事项、执行任务无遗漏（尤其检查负责人、时间节点是否准确），如有疑问及时与主持人确认。

分发与确认：将整理好的会议记录（含决策执行任务表）在24小时内通过团队协作工具（如企业钉钉）发送给所有参会人，要求相关人员确认“任务信息无误”，如有异议需在12小时内反馈。

归档保存：将最终确认的会议记录按“项目名称-会议日期-会议类型”命名（如“项目周例会记录”），存储至团队共享文档库，方便后续查阅。

第四步：执行跟踪——动态监控任务进展

任务分配与提醒：负责人收到任务后，需在1个工作日内明确具体行动方案，并设置个人提醒（如截止日前2天提醒）。协作人需主动对接负责人，提供所需支持。

进度更新机制：执行过程中，负责人需在团队周报或进度更新模板中同步任务状态（“待开始”“进行中”“已完成”“延期”），如遇延期需说明原因及新计划时间。

定期复盘：在后续会议中，优先回顾上次会议决策执行情况（如“上周决议的服务器扩容任务，*已于X月X日完成，测试环境宕机问题已解决”），对未完成的任务分析原因并调整策略，保证闭环管理。

会议记录及决策执行表模板

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

会议日期

年月日

会议时间

：（北京时间）

会议地点

□线下会议室（）□线上会议（：）

主持人

记录人

参会人员

缺席人员及原因

二、会议议程与讨论记录

序号

议题名称

讨论内容摘要（含关键观点、分歧）

决策事项/结论

1

2

3

三、决策执行任务清单

序号

任务描述

负责人

协作人

计划完成时间

实际完成时间

交付物/成果

状态（待开始/进行中/已完成/延期）

备注（如延期原因）

1

2

3

使用关键提示

记录客观性：讨论内容需基于事实，避免主观评价（如“的方案不可行”改为“的方案需评估成本风险”），保证记录中立、可追溯。

决策可执行性：决策结论需包含“做什么（What）、谁负责（Who）、何时完成（When）”，避免模糊表述（如“尽快解决测试问题”改为“5月25日前提交测试问题解决方案报告”）。

同步时效性：会议记录需在24小时内分发，执行任务需在会后24小时内启动，保证信息不滞后、行动不拖延。

跟踪闭环性：对未完成的任务，需在后续会议中明确“原因分析”“改进措施”“新时间节点”，避免“议而不决、决而不行”。

模板灵活性：可根据会议类型调整表单细节（如风险应对会可增加“风险等级”“应对预案”列，复盘会可增加“根本原因”“改进措施有效性”列），保证适配不同场景需求。