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项目资料档案管理目录与规范

一、总则

1.1目的与意义

项目资料档案是项目全过程活动的真实记录，是项目经验积累、知识传承、成果展示及后续审计、追溯的重要依据。为规范项目资料的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等管理工作，确保项目资料的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥其在项目管理及组织发展中的作用，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于组织内所有项目的资料档案管理工作，涵盖项目从立项、规划、执行、监控到收尾的完整生命周期。所有参与项目的团队成员及相关部门均应遵守本规范。

1.3基本原则

1.真实性原则：项目资料必须真实反映项目活动的实际情况，严禁伪造、篡改。

2.完整性原则：项目资料应全面覆盖项目各阶段、各方面的重要信息，确保形成完整的档案链条。

3.规范性原则：项目资料的编制、签署、编号、装订、存储等应遵循统一标准和格式要求。

4.安全性原则：采取必要措施，确保项目资料在存储和使用过程中的安全，防止失泄密、丢失、损坏。

5.可追溯性原则：项目资料的形成、流转、修改、查阅等过程应清晰可查，责任到人。

二、管理职责

2.1项目经理

作为项目资料档案管理的第一责任人，项目经理负责：

*确保本规范在项目组内得到有效执行。

*明确项目各阶段资料的收集责任人和时间节点。

*组织对项目资料的完整性、准确性进行审核。

*批准项目资料的归档、借阅和销毁。

2.2项目档案管理员（或指定专人）

项目档案管理员（可由项目秘书或指定核心成员兼任）负责：

*具体执行项目资料的日常收集、整理、分类、编目、存储和保管工作。

*协助项目经理对项目资料进行审核。

*建立项目资料档案目录，并及时更新。

*办理项目资料的借阅、归还手续，监督资料的使用。

*负责项目结束后资料的最终归档与移交。

2.3项目各业务负责人及成员

*负责在各自职责范围内，及时、准确地形成、收集和提交项目过程中的相关资料。

*确保提交资料的真实性、完整性和规范性。

*配合档案管理员进行资料的整理和归档工作。

三、项目资料档案管理目录

项目资料档案应按照项目生命周期阶段及资料性质进行分类管理，以下为建议的目录结构框架，具体项目可根据实际情况进行调整和细化。

3.1项目启动阶段资料

3.1.1立项相关文件

*项目建议书及审批意见

*可行性研究报告及审批意见

*项目立项批复文件（若有）

*项目初步调研资料、市场分析报告

3.1.2合同与协议文件

*项目合同（主合同及附件）

*补充协议、备忘录

*技术协议、服务协议

*合作方资质文件

3.1.3项目章程与授权文件

*项目章程

*项目启动会议纪要

*项目经理任命书

*其他重要授权文件

3.2项目规划阶段资料

3.2.1项目管理计划

*项目整体管理计划

*范围管理计划、范围说明书（含WBS）

*进度管理计划、项目进度计划（含里程碑计划）

*成本管理计划、项目预算计划

*质量管理计划、质量保证计划、质量控制计划

*资源管理计划（含人力资源、物资资源）

*沟通管理计划

*风险管理计划、风险登记册（初始版）

*采购管理计划

*相关方管理计划

3.2.2技术方案与设计文件

*总体技术方案、详细设计方案

*方案评审会议纪要及评审意见

*初步设计图纸、详细设计图纸（若有）

*设计计算书、技术参数表

*标准化审查报告（若有）

3.3项目执行与监控阶段资料

3.3.1会议纪要

*项目例会纪要

*专题会议纪要（技术、进度、质量、风险等）

*客户/相关方沟通会议纪要

3.3.2进度管理资料

*项目周报、月报及阶段性进度报告

*进度计划调整申请及审批记录

*里程碑达成确认文件

*进度偏差分析及纠偏措施记录

3.3.3成本管理资料

*费用支出凭证、报销单据（汇总及关键明细）

*成本核算报表

*成本偏差分析及控制措施记录

*付款申请及审批文件

3.3.4质量管理资料

*质量检查计划、检查清单

*质量检查记录、测试报告

*不合格项报告及整改记录

*质量事故处理报告（若有）

*质量验收记录（分阶段/分项）

3.3.5风险管理资料

*风险识别清单更新记录

*风险评估报告

*风险应对措施执行记录

*风险状态报告

3.3.6采购与资源管理资料

*采购需求清单、采购申请

*供应商询价单、报价单、比价记录

*采购合同（执行过程文件）

*物资/服务验收单