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项目管理会议纪要编写及存档模板
适用工作场景
项目启动会（明确目标、分工、计划）
周期性项目例会（同步进度、解决问题、调整计划）
项目阶段评审会（验收成果、评估风险、决策下一步）
项目问题专题会（聚焦特定问题，制定解决方案）
项目结项复盘会（总结经验教训、输出改进建议）
标准化操作流程
一、会前：充分准备，保证会议高效
明确会议目标与议程
项目负责人提前1-2天发布会议通知，明确会议主题、目标（如“明确Q3开发里程碑”“解决测试环境频繁宕机问题”）、核心议题及预计时长。
议程需提前发给参会人员，保证各方有准备（如技术组准备进度数据、测试组准备缺陷报告）。
确定参会人员与分工
必参会人员：项目负责人（张经理）、核心模块负责人（如开发李工、测试王主管）、关键干系人（如客户对接人赵代表）。
明确记录人（建议由项目助理刘助理担任），提前熟悉模板，准备记录工具（如文档、在线协作平台）。
准备会议资料
收集与议题相关的背景资料、进度报表、风险清单等，提前共享至会议群或项目管理平台，减少现场重复说明。
二、会中：精准记录，聚焦关键信息
记录会议基本信息
按模板记录会议名称（如“项目V2.0版本启动会”）、日期、时间、地点（线上需注明会议平台及）、主持人、记录人、应到/实到参会人员（标注缺席人员及原因）。
逐项记录讨论内容与决议
按议程顺序记录每个议题的讨论要点：
现状说明：如“当前开发进度滞后3天，因第三方接口交付延迟”；
观点分歧：如“开发组建议调整需求优先级，测试组建议增加加班赶工”；
共识结论：如“暂不调整优先级，第三方接口方承诺2日内交付，开发组同步优化内部代码”。
明确待办事项（ActionItems）
对每个决议输出具体行动项，需包含：
任务描述（如“完成第三方接口联调测试”）；
负责人（明确到具体人，如李工）；
截止日期（精确到日，如“2023-10-20”）；
交付物（如“接口测试报告”）；
优先级（高/中/低，可标注颜色或符号区分）。
记录风险与待支持事项
如“测试环境资源不足，需运维组协调2台服务器”，明确风险等级（高/中/低）及支持需求方。
三、会后：整理审核，保证信息闭环
纪要初稿撰写
会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理初稿，保证：
语言简洁，避免口语化（如将“李工那个事”改为“开发组接口开发任务”）；
逻辑清晰，按“议题-讨论-决议-待办”结构组织；
数据准确（如进度百分比、日期、负责人姓名）。
审核与确认
初稿完成后，先交主持人（张经理）审核，确认无遗漏或偏差；
涉及具体行动项的负责人（如李工、王主管）需确认任务描述、截止日期无误；
客户或外部干系人参会时，需同步发送其确认，避免信息歧义。
正式发布与同步
审核通过后，24小时内通过邮件、项目管理平台（如钉钉、飞书、Jira）等渠道发布，抄送所有参会人员及相关干系人；
邮件标题注明“【会议纪要】+会议名称+日期”，附纪要全文及附件（如进度表、风险清单）。
四、存档：规范管理，保障可追溯性
分类存储
按项目名称+会议类型+日期建立文件夹（如“项目/启动会启动会纪要”），避免跨项目混淆；
电子档存储于共享服务器或项目管理平台“文档中心”，设置读写权限（项目负责人、核心成员可编辑，其他成员只读）；
涉及重要决议或客户确认的纪要，需打印纸质版（项目负责人签字）与电子档一并存档。
版本与更新管理
纪要若需修订（如任务截止日期调整），需发布新版本并注明“V2.0新说明”，旧版本保留以备追溯；
禁止直接覆盖原文件，保证历史记录完整。
定期回顾与应用
项目周例会纪要与待办事项需同步至项目看板，每周更新任务状态（进行中/已完成/逾期）；
阶段评审会、复盘会纪要作为项目过程资产，纳入项目知识库，供后续项目参考。
会议纪要模板结构
模块
内容说明
填写示例
会议基本信息
会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、应到/实到人数、缺席人员及原因
会议名称：项目V2.0版本启动会日期：2023-10-15时间：14:00-16:00地点：3号会议室主持人：张经理记录人：刘助理实到：8人（李工、王主管等）缺席：赵代表（客户方临时会议冲突）
会议议程
按会议顺序列出议题及对应时间分配
1.项目目标与范围说明（30min）2.里程碑计划评审（40min）3.资源分工确认（20min）4.风险与问题讨论（30min）
参会人员
列出所有参会人员姓名及角色（可附部门/联系方式，仅限内部项目）
张经理（项目负责人）、李工（开发组长）、王主管（测试组长）、陈专员（产品经理）、孙助理（项目助理）
讨论内容与决议
按议题分模块记录，包含“议题描述-讨论要点-共识结论”
议题1：项目目标与范围讨论要点：客户赵代表提出需增加“数据导出Excel功能
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