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采购管理标准化作业模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸企业等）的日常采购管理活动，覆盖从需求提报到付款结算的全流程标准化操作。典型应用场景包括：

常规物料采购：如生产用原材料、办公用品、低值易耗品等计划内采购；

设备/服务采购：如固定资产（机器设备、办公设备）、技术服务（咨询、运维）、外包服务等非标准化采购；

紧急采购：因生产突发故障、项目临时需求等需快速响应的采购；

战略采购：年度框架协议下的长期合作供应商采购。

二、标准化作业流程详解

采购管理需严格遵循“需求导向、合规优先、性价比最优”原则，分为以下7个核心步骤，各环节责任主体需明确分工、协同推进。

（一）需求识别与提报

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作内容：

需求发起：需求部门根据业务计划（如生产排程、项目节点、日常消耗），填写《采购需求申请表》（表1），明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望到货日期及预算金额。

需求初审：需求部门负责人审核需求必要性（如是否为必需品、数量是否合理）、预算匹配性，签字确认后提交至采购部。

输出成果：《采购需求申请表》（含部门负责人审批意见）

注意事项：紧急采购需在“需求说明”中标注“紧急”及原因，同步抄送采购部负责人及分管领导，缩短审批时效。

（二）需求审批

操作主体：采购部、财务部、分管领导/总经理

操作内容：

采购部审核：采购部核对需求完整性（规格型号是否清晰、数量是否合理）、历史采购价格（参考近3次采购记录或供应商数据库），评估需求可行性（如交货期是否可满足）。

财务部审核：财务部核对预算金额是否在部门预算额度内，超预算需求需需求部门提交《预算调整申请表》。

分级审批：

常规采购（预算≤5000元）：采购部经理审批；

一般采购（5000元＜预算≤5万元）：分管领导审批；

重大采购（预算＞5万元）：总经理审批，必要时提交总经理办公会审议。

输出成果：审批通过的《采购需求申请表》（含各层级审批签字）

注意事项：未通过审批的需求，采购部需反馈具体原因（如预算超支、规格不明确），需求部门修改后重新提报。

（三）供应商寻源与选择

操作主体：采购部、需求部门、纪检部（监督）

操作内容：

供应商寻源：

常规物料：优先从《合格供应商名录》中选择≥3家供应商，名录外供应商需进行资质审核（营业执照、相关资质证书、质量体系认证等）；

非标/紧急采购：通过行业平台、招标代理机构、公开市场询价等方式寻源，保证供应商数量≥2家。

供应商比选：

组织需求部门、采购部、财务部组成比选小组，从价格（占比40%）、质量（占比30%）、交期（占比20%）、服务（占比10%）四个维度评分；

金额≥10万元的采购需采用公开招标或竞争性谈判，形成《供应商比价表》（表2）记录比选过程。

供应商确定：择优选定供应商，重大采购结果需公示3个工作日（无异议后执行）。

输出成果：《供应商比价表》《供应商资质审核表》

注意事项：禁止指定供应商，严禁与供应商串通抬价；纪检部对寻源过程全程监督，留存书面记录。

（四）采购合同/订单执行

操作主体：采购部、法务部（必要时）、供应商

操作内容：

合同拟定：

采购部根据比选结果拟定《采购合同》（表3），明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、交货期、付款方式、质量标准、违约责任等条款；

重大合同（金额≥20万元）需经法务部审核，规避法律风险。

合同签订：

采购部负责人、法定代表人签字盖章，供应商需提供合法有效的授权委托书（签字盖章）；

合同一式三份：采购部、财务部、供应商各执一份，原件由采购部归档。

订单下达：签订合同后，采购部向供应商下达《采购订单》（表4），同步明确交付细节（如送货地址、联系人、验收标准）。

输出成果：《采购合同》（含法务审核意见）、《采购订单》

注意事项：合同条款不得与公司制度冲突，付款方式需符合财务规定；紧急采购可先下订单后补合同（需分管领导特批）。

（五）物料/服务验收

操作主体：需求部门、采购部、仓库（涉及物料入库时）

操作内容：

到货核对：供应商送货至指定地点后，需求部门/仓库对照《采购订单》核对实物名称、规格、数量、外包装是否完好，如有差异当场记录并反馈供应商。

质量验收：

常规物料：按《采购合同》约定的质量标准（如国标、行标、企标）进行检验，可通过外观检查、试用、第三方检测等方式；

服务类：需求部门按服务方案逐项验收，出具《服务验收报告》。

入库与签收：验收合格物料由仓库填写《入库单》（表5），需求部门、仓库管理员签字确认；不合格物料需填写《不合格品处理单》（表6），及时联系供应商退换货或索赔。

输出成果：《验收单》（或《服务验收报告》）、《入库单》《不合格品处理单》（如有）

注意事项：验收需双人参与（需求部门+仓库/采购部），禁止先签收后