文书档案归档及管理流程操作指南.docxVIP

文书档案归档及管理流程操作指南

前言

文书档案作为组织各项活动的原始记录和历史凭证，承载着不可替代的信息价值与凭证作用。科学、规范地进行文书档案的归档与管理，不仅是维护组织历史真实面貌的基础，也是提升工作效率、保障决策科学性、规避运营风险的重要手段。本指南旨在结合实际工作需求，系统梳理文书档案从形成到归档、保管、利用乃至最终处置的全流程操作要点，为相关从业人员提供一套专业、严谨且具可操作性的行为规范，以期推动组织文书档案管理工作的标准化与精细化水平。

一、归档前的准备与规范

归档工作的质量直接决定了后续档案管理的效率与档案的利用价值。在正式归档前，需着重做好以下几方面的准备与规范工作。

（一）明确归档范围与职责分工

首先，应依据国家相关档案法规及本组织的实际业务特点，制定清晰的《文书档案归档范围和保管期限表》。该表需明确界定哪些文件材料属于必须归档的范畴，哪些可暂存或剔除，并对不同类型档案的保管期限（永久、定期）做出具体规定。同时，需明确各部门及相关人员在文件材料形成、积累、整理、移交过程中的职责，确保每一份应归档文件都能得到及时、准确的处理。通常，各部门应指定专人负责本部门文件材料的初步收集、整理与定期向档案管理部门移交。

（二）文件材料的质量要求

归档的文件材料是档案工作的物质基础，其质量直接影响档案的可用性。具体要求包括：

1.真实性与准确性：文件内容必须真实反映组织活动的实际情况，数据准确无误，结论客观公正。

2.完整性与有效性：每份文件的构成要素应齐全，如正文、附件、审批手续、签发稿、定稿等；文件的制成材料应符合耐久性要求，字迹清晰、耐久，避免使用易褪色的书写工具或不规范的纸张。

3.规范性与系统性：文件格式应符合本组织公文处理规定，文号、标题、主送机关、抄送机关、成文日期、印章等要素齐全规范。文件材料应按照其形成规律和内在联系，保持系统性。

（三）初步分类与排序

在正式归档前，档案形成部门或档案管理人员应对收集到的文件材料进行初步的分类和排序。分类可参照《归档范围和保管期限表》中确定的分类体系，如按年度、组织机构、问题等进行。排序则通常遵循“事由原则”，即同一事由的相关文件应集中排列，并按照文件形成的时间顺序或重要程度（如正本在前、定稿在后；批复在前、请示在后；结论性文件在前、依据性文件在后等）进行有序排列。

二、归档操作流程

（一）文件的收集与鉴别

1.收集：档案管理部门应按照规定的归档时限（如年度结束后若干个月内），主动向各部门催收应归档文件材料。各部门兼职档案员需积极配合，确保本部门形成的具有保存价值的文件材料无遗漏地收集齐全。对于一些特殊载体的文件材料（如照片、录音录像、实物等），也应一并收集。

2.鉴别：档案管理人员对收集到的文件材料进行严格鉴别。主要审查其是否属于归档范围，是否符合归档的质量要求，有无重复、虚假或无效的文件。对于不具备归档条件的文件，应退回形成部门补充完善或予以剔除，并做好记录。

（二）分类与编号

1.分类：在初步分类的基础上，进行更细致的系统化分类。常用的分类方法包括：

*年度分类法：按文件形成或处理的年度进行分类，这是最基本、最常用的分类方法。

*组织机构分类法：按文件形成的职能部门或承办单位进行分类。

*问题分类法：按文件内容所反映的主题或问题进行分类。

实际工作中，往往采用年度-组织机构、年度-问题等复合分类法。分类体系一旦确定，应保持相对稳定，以保证档案管理的连续性。

2.编号：对分类后的文件材料进行编号，即赋予每份（或每卷/盒）档案一个唯一的、具有检索意义的代号。编号方法应与分类体系相适应，力求简洁明了，便于识别和管理。例如，年度-组织机构-顺序号。编号通常标注在文件首页的右上角或左上角，并在相应的目录中记录。

（三）文书材料的整理与排序

1.件的确定：对于以“件”为单位进行整理的文书档案（目前较为普遍），需明确“件”的概念。一般以每份文件为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。

2.文件的排列：在同一类目下，按照文件形成的时间先后顺序或重要程度进行排列。会议文件、统计报表等可集中排列。

3.编写页码：对于装订成册的档案，应在有文字或图表的页面编写页码，页码位置通常在页面右下角或左下角，双面印刷的文件，正面在右下角，背面在左下角。空白页不编页码。

4.填写卷内文件目录/归档文件目录：对于传统的案卷整理方式，需填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项。对于以“件”为单位的归档文件，则填写归档文件目录，项目通常包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。目录信息应准确、完整，便于检索。

（四）装订与装盒

1.装订：装