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业务合同审查与归档标准化模板

一、适用业务场景说明

本标准化模板适用于各类企业、事业单位及社会团体在开展日常业务活动中，对外签订各类合同时的规范化审查与归档管理。具体场景包括但不限于：

销售合同、采购合同、服务合同、劳动合同、保密协议、技术开发合同等常见业务合同的审查；

合同签订前合规性、法律风险、商业条款的全面评估；

合同签署后的分类整理、信息登记、档案存储及后续查阅管理；

涉及跨部门协作（如业务部门、法务部门、财务部门）的合同流转与审批流程。

通过标准化模板的应用，可保证合同内容合规、权责清晰、流程规范，有效降低合同纠纷风险，提升合同管理效率。

二、标准化操作流程指引

（一）合同接收与初步登记

合同资料接收：业务部门或合同经办人（如经理）在收到合作方提供的合同草案（含纸质版及电子版）后，需核对合同文本是否完整（含封面、附件、签署页等），如有缺失应立即与合作方沟通补充。

登记基础信息：在《合同流转登记表》（见模板1）中记录合同编号、合同名称、合作方名称、签订日期、合同金额、合同类型、经办人、预计签订日期等基础信息，并分配唯一流转编号（如“HT-2024-X”）。

（二）合同多维度审查

1.主体资格审查（由业务部门或风控部门负责）

核查合作方营业执照、资质证书（如行业许可证、认证证书等）是否在有效期内，复印件需加盖合作方公章；

确认合作方签约代表是否具备合法授权（如授权委托书），避免无权代理风险；

涉及特殊行业（如建筑、医疗、金融）的，需核查合作方是否具备相应从业资质。

2.商务条款审查（由业务部门负责）

核对合同标的、数量、质量、价格（或收费标准）、履行期限、履行方式、验收标准等核心条款是否与业务洽谈一致；

关注违约责任条款是否明确（如逾期交货、付款违约的计算方式），争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地是否合理；

涉及采购、销售的，需确认价格条款是否含税、发票类型及开具时间。

3.法律合规性审查（由法务部门负责）

审查合同条款是否符合《民法典》《公司法》《反不正当竞争法》等法律法规及行业监管要求；

排除“霸王条款”，保证格式合同中双方权利义务对等；

检查合同中是否存在法律禁止性约定（如以合法形式掩盖非法目的、损害社会公共利益等）。

4.财务条款审查（由财务部门负责）

核对合同金额、付款方式（预付款/进度款/尾款比例）、开票信息、收款账户等是否与财务制度一致；

评估合同履约对企业现金流的影响，保证付款节奏与业务进度匹配；

关注涉税条款（如税率、税收优惠）的合规性，避免税务风险。

（三）审查意见反馈与修改

意见汇总：各审查部门（业务、法务、财务）需在收到合同后2个工作日内完成审查，并在《合同审查意见表》（见模板2）中填写具体修改意见，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”及修改理由。

沟通修改：合同经办人（如专员）汇总各方意见后，与合作方协商修改合同文本；如涉及重大条款变更（如金额、履行期限），需重新启动内部审查流程。

确认定稿：所有审查部门确认无异议后，由法务部门或合同经办人在合同文本上标注“最终版本”及修改日期，各方签字确认。

（四）合同签署与用印

签署审批：合同定稿后，由经办人填写《合同用印申请表》（见模板3），附最终版合同文本及各环节审查意见表，按权限提交相关负责人审批（如总经理、分管副总）。

用印管理：审批通过后，由行政部门或指定用印人在合同签署页加盖单位公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）；签署页需由法定代表人或授权代表签字，签字需清晰可辨。

文本分发：签署完成后，合同经办人应收回合作方持有的正本合同（至少2份，双方各持1份），并保留电子版及复印件；如涉及附件（如技术协议、订单），需保证附件与合同一致并一并签署。

（五）合同归档与后续管理

归档整理：合同签署后10个工作日内，由合同经办人将合同正本、审查意见表、用印申请表、合作方资质文件、附件等资料整理成册，按“一合同一档”原则归档。

信息登记：在《合同归档登记表》（见模板4）中详细记录归档编号、合同编号、合同名称、归档日期、档案盒编号、存放位置、保管人等信息，保证可快速检索。

档案保管：纸质档案存放于专用档案柜，采取防潮、防火、防虫措施；电子档案备份至公司服务器或加密存储设备，定期检查数据完整性。

借阅与更新：合同借阅需填写《合同借阅申请表》（见模板5），经部门负责人及法务部门审批后，由档案管理员负责借阅登记，借阅期限不超过7个工作日；如合同发生变更、续签或终止，需及时更新归档信息并补充相关文件。

三、配套模板表格清单

模板1：合同流转登记表

合同编号

合同名称

合作方名称

合同类型

合同金额（元）

经办人

预计签订日期

实际签订日期

流转状态

备注

HT-2024-001

设备采购合同

*科技有限公司

采购

500,000

*明

2024-03-15

202