公章管理销毁流程及证明文件模板.docxVIP

公章管理销毁流程及证明文件模板

公章，作为企业、事业单位、社会团体等组织对外行使权利、承担义务的重要凭证和象征，其管理的规范性直接关系到组织的合法权益与正常运营。随着组织发展或业务调整，不可避免地会产生废旧、停用或作废的公章。对这些公章进行及时、规范的销毁处理，是杜绝潜在风险、维护组织秩序的关键环节。本文旨在提供一套相对完整和规范的公章管理销毁流程及配套证明文件模板，以期为相关实务工作提供参考。

一、公章管理销毁的重要性与基本原则

公章的任何不当使用或流失，都可能给组织带来难以估量的法律风险和经济损失。废旧公章若处理不慎，极易被不法分子利用，造成伪造文件、虚假合同等严重后果。因此，建立健全公章销毁制度，明确销毁流程，确保每一枚废旧公章都能得到妥善处理，是组织内控管理的重要组成部分。

在公章销毁过程中，应始终遵循以下基本原则：

1.必要性原则：确因公章损坏、遗失声明作废后找回、机构变更、名称变更等原因导致公章不再使用，方可申请销毁。

2.审批原则：公章销毁必须履行严格的申请和审批程序，未经批准不得擅自销毁。

3.监督原则：销毁过程需有专人监督，确保销毁行为的合规性与彻底性。

4.记录原则：从申请、审批到销毁的全过程，均需有详细记录，并妥善保存相关文件，形成完整的证据链。

5.安全保密原则：在整个销毁流程中，需确保公章的安全，防止遗失或泄密。

二、公章管理销毁详细流程

（一）申请与审批

1.提交申请：由公章保管部门或使用部门根据实际情况，填写《公章销毁申请表》（详见模板一）。该申请需详细说明公章的名称、样式、启用日期、拟销毁原因等，并附上相关证明材料（如损坏公章原件、新公章启用证明、机构变更文件等）。

2.部门审核：申请表经申请部门负责人审核签字后，提交至单位公章管理部门（通常为办公室或行政部）进行复核。公章管理部门需对申请事由的真实性、必要性以及公章的实际状况进行核实。

3.领导审批：复核通过后，按照单位内部审批权限，将《公章销毁申请表》逐级上报至相关领导审批。重大或特殊公章的销毁，可能需要单位最高决策层（如总经理办公会、董事会）审议批准。

（二）清理与登记

1.公章清理：审批通过后，在正式销毁前，应对拟销毁公章进行彻底清理，确保其与任何正在办理的业务无关，并收回所有可能流转在外的该公章印模或使用授权。

2.登记造册：公章管理部门负责对拟销毁公章进行统一登记，填写《废旧公章销毁登记表》（详见模板二），详细记录公章的各项信息，包括但不限于公章名称、编号（如有）、材质、规格、刻制日期、启用日期、申请销毁部门、销毁原因、审批人等。同时，应对拟销毁公章进行拍照或拓印留存，作为后续备查依据。

（三）组织销毁

1.确定销毁方式与地点：根据公章的材质（如橡胶、塑料、牛角、金属等）和单位规定，选择合适的销毁方式。常见的销毁方式包括物理破碎（如使用碎纸机、专用公章销毁设备）、熔炼（针对金属公章）等。销毁地点应选择安全、保密、不易产生环境污染且便于监督的场所。

2.组织销毁实施：由公章管理部门负责组织销毁工作。销毁时，必须有至少两名（含）以上监销人员在场，其中至少一名应为单位纪检监察部门人员或非公章保管、使用部门的负责人。

3.执行销毁：在监销人的监督下，由指定人员对公章进行彻底销毁，确保其失去任何可恢复使用的可能。销毁过程中，可进行拍照或录像，作为销毁情况的佐证。

（四）销毁后续工作

1.确认销毁结果：销毁完成后，监销人员需对销毁结果进行检查确认，确保公章已被彻底销毁，并在《废旧公章销毁登记表》及《公章销毁证明》（详见模板三）上签字确认。

2.文件归档：将《公章销毁申请表》、《废旧公章销毁登记表》、《公章销毁证明》、审批文件、销毁过程中的影像资料等所有相关文件材料整理成册，按照单位档案管理规定进行归档保存，保存期限应符合相关法规要求。

3.信息更新：及时更新单位公章管理台账，将已销毁公章从在用公章名录中移除，并注明销毁日期及相关情况。如涉及在公安等部门备案的公章，还需按规定办理备案注销手续。

三、公章销毁证明文件模板

模板一：公章销毁申请表

**项目**

**内容**

:---------------

:-----------------------------------------------------------------------

**申请部门**

**申请人**

**申请日期**

年月日

**公章名称**

（如：XX有限公司合同专用章、XX项目部章）

**公章材质**

（如：橡胶、牛角、金属）

**公章编号**

（如有）

**刻制日期**

年月日

**启用日期**

年月日

**拟销毁原因**

（请详细说明，可附页）例如：1.公章损坏，无法正常使用；2.