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会务管理制度（试行稿）

1、目

规范会议管理，使公司经营活动中各种会议，通过合理组织可以高效率、高质量进行。

2、制度文献类别定义

2.1集团会议管理制度：是强制性规定执行，具备普遍适应性，且相对稳定性质管理规定。

2.2集团会议管理作业规则：是指强制性规定集团员工执行，但会依照企

业经营环境和方略变化，而适时进行调节优化作业管理类规定。

2.3集团会议管理作业文本：是指规定集团员工使用，但员工可以根据实际状况进行优化、带指引性作业管理类工具。

3、会议基本目的规定

3.1会前：会议召集人/主持人须明确会议议题，并做好会务及会议资料准备；

3.2会中：会议主持人须把握会议方向，控制会议质量，实现会议既定目的

成果；

3.3会后：会议召集人/有关人须负责《会议纪要》形成，并跟踪有关人员

按《会议纪要》规定完毕后续工作。

4、会议准备

4.1会议筹划

4.1.1所有会议召开前都应有会议筹划，重要和大型会议应制定书面

筹划(或方案)。会议筹划原则上应涉及如下内容：

会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议召集人（或部门）、会议组织、参会人员、会议内容、会议日程、会议议程、会议资料清单、会议筹办工作、会议费用预算等。

4.1.2例行会议会议筹划在第一次会议拟定后，原则上不再变化，如

有变化，由会议召集人（或部门）暂时告知。小型或非正式会议，以上内容可以简化，由会议召集人（或部门）决定。

4.1.3《沿海绿色家园集团固定会议一览表》是依照集团经营环境和方略

目的制定会议筹划，定位为集团作业规则类规定。

4.1.4会议筹划（或方案），由会议召集人/部门拟定后，报分管领导（年

度会议报总裁和集团董事长，大型会议报集团分管会议管理执行总裁）审批批准后执行。

4.2会议告知

4.2.1会议召开前，会议召集人/部门应提前告知参会人员，以便做好参

会准备。

4.2.2会议告知有口头（直接或电话）和文字告知两种形式，小型或非

正式会议可采用口头告知；重要和大型会议则应采用电子文本或纸质文本书面告知（倡导用电子文本）；例行会议除第一次和有变动时告知外，后来可不再告知。

4.3会议资料准备

4.3.1会议所需要文献由召集人/部门拟制，并报有关领导审核批准。

4.3.2重要专项或需研讨会议，研讨报告或有关资料，会议召集部门或会务组，须考虑参会人员阅读及思考所需合理时间提前发送或发放给参会人员。

4.3.3会议需参会人员准备发言稿或提供有关文献，应在会议告知时

详细阐明。

4.4会议行政事务准备

4.4.1会务筹办：在外地召开集团重大会议，应成立会议筹办组，会

议筹办组负责组织会务工作，并备齐会议所需会议用品；各地区公司/部门会议，则由各公司/部门会议召集人，自行指定会务筹办人进行会前准备。

4.4.2会议室管理：行政事务组负责对会议室使用进行管理，并负责

编写《会议室使用规则》。行政事务组在接到会议室使用申请后，

应对使用做合理调配，防止使用上浮现使用“重叠”现象。

4.4.3会务服务：会议室卫生、茶水供应由行政事务部负责并提供服

务。

4.4.4会议场地布置：涉及音响效果、灯光效果、座位排列、幻灯片放

映测试、广告调幅排放等，集团重大会议由会议筹办组/行政事务

组负责，普通会议由会议召集部门/人负责安排。

4.4.5会议接待事务：涉及交通安排、住宿安排、用餐安排、参观安排、

医疗准备等。集团重大会议由会议筹办组/行政事务组负责，普通会议由会议召集部门/人负责安排。

4.4.6会议费用预算：会议召集人负责组织对会议费用进行预算，年度

会议费用进入总裁办费用预算，其她会议费用按会议召集人/部门

进入部门预算，各会议须严格将费用控制在预算范畴内。

5、会间管理

5.1会前检查

会议前，特别是重要和大型会议，会议召集人和会务组必要对会议各

项准备工作进行全面检查，涉及所有参会人员与否都已告知，会议文献是

否准备完毕，会场内布置与否合乎规定，各种会议设施、会议用品与否

准备齐备，车辆与否贯彻，会议录像、照相、新闻记者与否安排到位等，如

发现问题，应及时采用补救办法。

5.2会议签到

5.2.1会议召集人/部门应准备好会议签到册，参会人员到会时应签到。

5.2.2各地区应有专门会议记录本对召开会议进行签到和记录。

5.3会议纪律

5.3.1参会人员须遵守会议议程和会议主持人指令。

5.3.2参会人员不得迟到、早退、半途无端退席；因故不能参加会议，

必要向会议召集人/主持人请假。

5.3.3会议进行时，手机应设立为

议室外接听