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保证金遗失解释说明书范本

致：[接收单位全称]

发件单位/人：[您的单位全称或个人姓名]

日期：[年月日]

一、基本情况说明

兹就本单位/本人于[年份]年[月份]月[日期]日向贵单位缴纳的关于[项目/事项名称，例如：“XX项目投标保证金”、“XX合同履约保证金”、“XX场地租赁押金”等]的保证金事宜，作如下说明：

1.保证金性质：[例如：投标保证金、履约保证金、质量保证金、押金等，请明确]

2.缴纳日期：[年份]年[月份]月[日期]日

3.缴纳金额：人民币[具体金额]元(大写：[金额大写])

4.缴纳方式：[例如：现金、银行转账、支票等，请详细说明。若是转账，请注明大致的付款银行信息；若是现金，请说明是否有见证人等]

5.原保证金凭证信息（如有）：

*凭证类型：[例如：保证金收据、银行回单、缴款通知书等]

*凭证号码：[原凭证号码，若记得]

*开具单位：[通常为贵单位相关部门]

二、遗失情况详述

根据相关约定及贵单位规定，该笔保证金应于[原应退还条件成就日期，例如：“项目合同顺利履行完毕后”、“投标未中标公示期满后”、“租赁期满并办妥交接手续后”等]办理退还手续。

现因[请详细、清晰地阐述导致保证金未能正常退还或相关凭证遗失的具体原因，以下为常见情形，请根据实际情况选择并修改，或补充其他原因]：

1.情形一：凭证遗失导致无法办理退还

本单位/本人确认已收到贵单位开具的保证金收据/相关凭证，但由于[具体原因，例如：日常管理疏忽、办公场所搬迁、人员变动交接不当、意外事故（如火灾、失窃等，请简述）、长时间放置遗忘等]，导致该保证金的[原始收据/付款凭证/相关协议等具体遗失物件名称]不慎遗失。经多方查找（可简述查找过程，如：查阅了档案柜、询问了相关经手人员、梳理了过往邮件等），至今未能寻回。

2.情形二：超过约定期限未申请或未收到退还

该笔保证金对应的[项目/事项]已于[年份]年[月份]月[日期]日完成/终止，按约已满足退还条件。但由于[具体原因，例如：原经办人离职且交接疏漏、对退款流程理解存在偏差、内部审批流程延误、未能及时关注退款通知等]，本单位/本人未能在规定期限内及时向贵单位提交退款申请；或虽已提交申请，但因[简述可能原因，如：提供的收款账户信息有误、当时联系方式变更未及时通知贵单位等]导致款项未能成功到账，后续亦未及时跟进核查，直至近期整理账务/资料时才发现该笔保证金尚未处理完毕。

3.情形三：其他特殊情况

[请根据您的实际情况，详细、客观地描述其他导致保证金状态不明或无法正常退还的具体情况，务必实事求是，条理清晰。]

三、已采取的补救措施

在发现上述情况后，本单位/本人高度重视，并已立即采取了以下措施：

1.[例如：立即组织相关人员对过往财务凭证、合同文件、邮件往来等进行了全面梳理和核查，试图寻找相关佐证材料。]

2.[例如：已与原经手此事的相关人员进行了沟通核实，了解当时的具体情况。]

3.[例如：（如适用）已向本单位财务部门及开户银行申请查询当时的付款记录/流水，以获取相关支付凭证。]

4.[例如：（如适用）已尝试通过贵单位官网/公开渠道查询退款流程及所需材料。]

尽管采取了上述措施，但[简述仍存在的障碍，例如：仍无法找到原始凭证、付款记录年代久远查询困难、缺乏贵单位要求的特定退款凭证等]，致使该笔保证金的退还事宜未能顺利推进。

四、请求事项

鉴于上述实际情况，该笔保证金的款项确实已由本单位/本人缴纳，且相关[项目/事项]已符合保证金退还条件（或已满足合同约定/法规规定的退还情形）。为妥善解决此历史遗留问题，现特向贵单位郑重说明情况，并恳请贵单位：

1.核实本单位/本人上述所陈述情况的真实性。

2.考虑到实际困难，协助查询该笔保证金的缴纳记录及当前状态。

3.告知本单位/本人在此种情况下，办理该笔保证金退还所需补充的材料、应履行的程序或其他可行的解决方案。

本单位/本人承诺，上述情况说明及所提供（将补充提供）的相关材料均真实、准确、完整，不存在任何虚假陈述或隐瞒。如因本说明内容失实或本单位/本人原因导致任何纠纷或贵单位损失，本单位/本人愿意承担由此产生的一切法律责任。

五、承诺与保证

本单位/本人在此郑重承诺：

1.上述关于保证金遗失/未退还的情况说明完全属实，如有虚假，愿意承担由此产生的一切经济及法律责任。

2.如日后找回原保证金相关凭证，将立即通知贵单位并按贵单位要求处理。

3.对于该笔保证金，本单位/本人仅主张一次退还权利，绝无重复申领之意图。

感谢贵单位在百忙之中审阅本说明，并期待得到贵单位的理解与协助，以便尽快妥善解决此事。

六、附件清单（如有，请列出）

1.[例如：单位营业执照复印件（