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五星级酒店办公物品管理制度

办公物品是保障酒店各部门高效运转的基础物资，涵盖办公用品、设备、低值易耗品等品类。为实现办公物品“采购合规、库存精准、领用规范、资产保值”的管理目标，契合五星级酒店精细化管理与成本控制要求，特制定本制度，明确办公物品采购、保管、发放、使用及资产追溯全流程标准，适用于酒店所有部门的办公物品管理工作。

一、总则与管理职责

（一）总则

本制度所指“办公物品”包括四大类：

办公用品：日常办公消耗品（如打印纸、签字笔、文件夹、便利贴）、辅助用品（如计算器、订书机、回形针）；

办公设备：非电子类设备（如碎纸机、打印机、传真机）、小型电器（如饮水机、台灯）；

低值易耗品：单位价值＜2000元、使用年限＜1年的物资（如办公椅、文件柜、鼠标键盘）；

通信设备：办公电话、对讲机、网络交换机等；

电脑及附属设备（如显示器、主机、投影仪）单独归类，由信息管理部专项管理，不纳入本制度常规管控范围。

办公物品管理遵循“统一规划、分级负责、按需领用、杜绝浪费”原则：

统一规划：由指定部门统筹采购与库存，避免各部门自行采购导致的标准不统一、成本失控；

分级负责：管理部门负责采购保管，使用部门负责规范领用与维护，形成“横向协同、纵向监督”机制；

按需领用：根据部门实际需求核定领用额度，避免超额领用造成积压；

杜绝浪费：倡导节约使用（如打印纸双面使用、损坏设备及时维修），降低运营成本。

（二）管理职责分工

行政管理部：

核心职责：负责办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的“采购、保管、发放、盘点”全流程管理，建立物资台账与资产档案；

具体工作：制定年度采购预算、审核部门需求计划、筛选优质供应商、监督库存管理、定期检查部门物品使用情况、回收离职人员物品；

人员配置：设“采购专员”1名（负责需求汇总与采购执行）、“库管专员”1名（负责库存保管与发放），确保职责到人，避免推诿。

信息管理部：

专项职责：负责电脑及附属设备（含显示器、主机、键盘、鼠标、投影仪、服务器）的购置、安装、维修与管理；

具体工作：根据各部门电子设备需求制定采购计划（需经总经理批准）、建立电子设备资产台账（标注设备编号、配置、使用部门、责任人）、定期检修设备（每月1次）、回收报废设备（按《酒店财产报废管理办法》执行）。

各使用部门：

基础职责：按需求提交领用申请、规范使用办公物品、承担保管责任（如设备损坏需及时报修、避免丢失）；

人员配置：各部门指定“物品管理员”1名（由部门行政助理或组长兼任），负责汇总部门需求、统一办理领用、登记部门物品档案卡、配合管理部门盘点。

财务部：

监督职责：审核办公物品采购预算与报销凭证（如入库单、发票）、监督库存盘点数据准确性、核算物品成本并纳入部门费用考核。

二、办公物品采购管理

（一）常规物品采购流程

需求提报：

各部门需在每月15日前，汇总下月办公物品需求，填写《办公物品需求计划表》，注明“物品名称、规格型号（如‘A4打印纸，70g，500张/包’）、数量、用途（如‘部门日常打印使用’）、预计领用时间”，经部门负责人签字后提交行政管理部；

需求提报应遵循“实事求是、避免冗余”原则：参考上月实际消耗量（如上月领用10包打印纸，本月无特殊需求则按10包提报），不得超额提报（如部门仅5人，提报20支签字笔）；行政管理部需对需求合理性进行复核，发现异常（如某部门突然增加5个文件柜需求）需与部门沟通，核实后再纳入采购计划。

采购计划制定：

行政管理部采购专员需在每月20日前，结合各部门需求计划与库存情况（如现有打印纸库存30包，总需求50包，则需采购20包），制定《月度办公物品采购计划》，标注“物品名称、规格、数量、预估单价、总金额、供应商、预计到货时间”；

采购计划需经行政管理部经理审核后，报总经理批准（金额≥5000元的采购计划需提交管理层会议审议），批准后方可执行采购；若涉及跨季度使用的物品（如冬季取暖器），需提前2个月制定采购计划，确保物资及时到位。

供应商选择与采购执行：

行政管理部需建立“办公物品合格供应商库”，筛选3-5家具备资质的供应商（需提供营业执照、产品检测报告、售后服务承诺），优先选择与五星级酒店有合作经验、能提供稳定品质的供应商（如办公用品选择知名品牌代理商）；

采购时采用“比价采购”方式：对同一物品至少向2家供应商询价，对比“价格、品质、交货期、售后服务”，选择性价比最优的合作方；长期合作物品（如打印纸、签字笔）可签订“年度供货协议”，约定固定单价与交货周期（如每月5日前到货），降低采购成本；

采购过程中需签订正式采购合同，明确“物品标准、数量、交货时间、验收要求、付款方式”，避免口头