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五星级酒店档案借阅管理制度

档案是酒店存储运营决策、业务数据、客户信息、合规凭证的核心载体，其安全性与保密性直接关系酒店商业利益与合规运营。为规范档案借阅流程，防范信息泄露与档案损坏风险，契合五星级酒店精细化管理与保密要求，特制定本制度，明确档案借阅登记、权限、期限、保管及外单位借阅标准，适用于酒店内部员工及外部单位的档案借阅行为。

一、总则与档案分类

（一）总则

本制度所指“档案”涵盖酒店所有需归档管理的文件与资料，包括但不限于：运营类档案（会议纪要、工作报表）、业务类档案（客户合同、合作协议）、人事类档案（员工劳动合同、薪酬记录）、财务类档案（会计凭证、审计报告）、合规类档案（资质证书、政府批复文件）等；

档案借阅遵循“按需借阅、谁借阅谁负责”原则，所有借阅行为需严格履行登记、审批流程，严禁未经许可私自查阅、复制或传播档案内容；

档案管理部门（通常为总务处或行政办公室，以下统称“档案管理部门”）负责统筹档案借阅管理，包括借阅登记、权限审核、到期催还、档案核验等工作，确保档案“借得出、管得住、还得回”。

（二）档案分类与借阅权限

根据档案涉密程度与重要性，将档案划分为三类，明确不同类别档案的借阅权限与要求，避免权限滥用：

档案类别

定义与涵盖范围

借阅权限要求

秘密级档案

涉及酒店核心商业信息、未公开运营数据、敏感客户信息的档案，泄露可能导致酒店经济损失或声誉风险

需经部门经理审核、档案管理部门负责人复核、分管副总经理批准，仅限指定岗位人员（如财务经理、销售总监）借阅

-运营秘密类

年度战略规划、未公开的营收数据、重大投资决策文件

仅限酒店管理层（总经理、副总经理）及核心部门负责人借阅

-业务秘密类

高端客户合同（消费金额≥50万元）、合作方商业秘密协议、未公开的营销方案

仅限对应业务部门负责人及项目经办人借阅

-人事秘密类

高管薪酬方案、员工违纪处理记录、核心人才保密协议

仅限人力资源部负责人、总经理及分管人事的副总经理借阅

普通级档案

不涉及核心秘密，但需规范管理的日常运营档案，泄露无重大风险

需经部门负责人审核、档案管理部门登记，部门员工可按需借阅

-运营普通类

已公开的会议纪要（如部门周例会纪要）、日常工作通知、非敏感报表

部门员工凭工作需求借阅

-业务普通类

普通客户合同（消费金额＜50万元）、已执行完毕的合作协议、公开营销资料

对应业务部门员工可借阅

-合规普通类

酒店公开资质证书（营业执照、卫生许可证）、已公示的规章制度

全体员工可按需借阅

参考级档案

用于日常参考、无保密要求的资料，如行业报告、公开培训材料、非涉密宣传册

无需部门审批，档案管理部门登记后即可借阅

二、内部员工档案借阅流程

内部员工借阅档案需严格遵循“申请-审批-登记-借阅-归还”流程，确保每一步可追溯：

（一）借阅申请与审批

申请发起：

员工因工作需求（如撰写年度总结需查阅去年营收报表、处理客户问题需查阅合同）借阅档案，需填写《酒店档案借阅申请表》，注明“档案名称、类别、编号（如有）、借阅用途（需具体，如‘查阅2024年餐饮部营收报表，用于制定2025年餐饮营销计划’）、预计借阅期限”，经部门负责人签字确认（审核“借阅需求是否合理、是否符合岗位权限”）；

若借阅秘密级档案，需额外在申请表中注明“保密承诺（承诺不泄露档案内容、不私自复制）”，并按权限层级提交更高审批（如借阅运营秘密类档案需报分管副总经理签字）。

审批流程：

参考级档案：员工填写申请表后，直接提交档案管理部门登记，无需额外审批；

普通级档案：申请表经部门负责人签字后，提交档案管理部门审核（确认“档案是否存在、是否允许借出”），审核通过后登记；

秘密级档案：申请表经部门负责人、档案管理部门负责人签字后，提交对应权限领导（如分管副总经理、总经理）批准，批准后由档案管理部门留存审批件，方可办理借阅。

（二）借阅登记与档案交接

登记管理：

档案管理部门收到审批通过的申请表后，需在《酒店档案借阅登记簿》逐项登记，登记内容包括“借阅日期、借阅人姓名、部门、岗位、档案名称、类别、编号、借阅期限、审批人、登记人”，登记簿需使用纸质台账（专人保管，不得涂改），同时同步至电子台账（加密存储，定期备份），便于后续跟踪。

档案交接：

档案管理部门工作人员需按申请表标注的档案信息，从档案库调取对应档案，核对“档案编号、页数、完整性”（如检查合同是否有缺页、报表是否完整），确认无误后，当面交付借阅人；

交付时需再次提醒借阅人“档案保管要求”（如不得涂改、不得转借），借阅人需在《档案交接确认单》签字，确认“已收到档案，清楚保管要求，承诺按期归还”。

（三）借阅期限与续借

基础期限：

档案借阅期限原则上不超过2周（14个自然日），参考