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企业会议管理规范与实施手册

一、总则

（一）编制目的

为规范企业会议组织流程，提高会议效率与决策质量，降低时间成本，保证会议目标有效达成，特制定本手册。本手册适用于企业内部各类会议的组织、执行及后续管理，旨在建立标准化、规范化的会议管理体系。

（二）适用范围

本手册适用于企业各部门、各分支机构组织的各类会议，包括但不限于：定期例会（如周例会、月度总结会）、专题会议（如项目启动会、问题研讨会）、决策会议（如预算审批会、战略研讨会）、临时会议等。

（三）术语定义

会议发起人：根据工作需要提出召开会议申请的部门或个人，通常为部门负责人或项目主导人。

主持人：负责引导会议流程、控制会议时间、保证会议目标达成的会议主导者。

记录人：负责记录会议讨论要点、决议事项、任务分配等内容的会议参与者。

决议事项：会议中经讨论达成一致、需后续执行的具体工作内容。

二、会议类型与适用场景

（一）常规例会

适用场景：部门日常工作汇报、计划同步、问题协调等周期性工作沟通。

周例会：各部门每周固定时间召开，总结上周工作进展，明确本周工作计划，协调跨部门协作事项。

月度/季度总结会：每月/每季度末召开，回顾阶段性目标完成情况，分析问题与经验，调整下阶段工作方向。

（二）专题会议

适用场景：针对特定问题、项目或议题进行深入研讨、方案制定或资源协调。

项目启动会：项目立项后召开，明确项目目标、范围、职责分工、时间节点及风险预案。

问题研讨会：工作中遇到重大难题或跨部门争议时召开，组织相关方分析问题根源，探讨解决方案。

政策宣贯会：企业新制度、新政策发布时召开，解读核心内容，明确执行要求及时间节点。

（三）决策会议

适用场景：涉及企业重大事项、资源分配或方案审批的高层级会议。

预算审批会：年度/半年度预算编制完成后召开，审议各部门预算申请，确定企业整体预算方案。

战略研讨会：企业中长期发展规划制定过程中召开，分析内外部环境，研讨战略方向及实施路径。

（四）临时会议

适用场景：突发紧急事件、临时工作部署或需即时沟通协调的事务。

紧急协调会：如重大项目延期、重大客户投诉等突发情况，快速组织相关方制定应对措施。

临时工作部署会：上级交办紧急任务需跨部门协作时，明确任务分工及完成时限。

三、会议组织全流程操作指南

（一）会前筹备阶段

目标：明确会议目标，做好充分准备，保证会议顺利召开。

步骤1：会议发起与审批

发起人根据工作需要，填写《会议申请表》（详见模板1），明确会议名称、类型、目标、建议时间（精确到小时）、地点（线上/线下）、预计参会人员、需讨论议题及预期成果。

审批流程：

部门内部例会：由部门负责人审批；

跨部门会议/专题会议：由发起部门负责人审核，报分管领导审批；

决策会议/企业级会议：由分管领导审核，报总经理/总经理办公会审批。

审批通过后，会议正式列入计划；若需调整时间或议题，需重新提交申请。

步骤2：议题收集与确认

发起人提前3-5个工作日向参会人员收集需讨论的议题，明确每个议题的背景、现状及需解决的问题。

对收集的议题进行筛选、合并，保证议题与会议目标一致，避免无关议题占用会议时间。

最终议题清单需提前2个工作日反馈给主持人及记录人，便于其准备会议引导框架及记录模板。

步骤3：时间与地点确定

时间选择：优先选择参会人员均方便的时间段（如工作日上午9:00-11:00或下午2:00-4:00），避免与重要工作冲突；会议时长根据议题数量控制（常规例会不超过1.5小时，专题会议不超过2小时，决策会议不超过3小时）。

地点选择：

线下会议：选择容量适中、设备齐全（投影仪、麦克风、白板等）的会议室，提前检查设备可用性；

线上会议：通过企业指定会议平台（如腾讯会议、钉钉会议）创建会议，提前测试音视频效果，并发送会议及参会密码给所有人员。

步骤4：参会人员通知

发起人提前2个工作日通过企业OA系统/邮件发送《会议通知》（详见模板2），内容需包括：

会议名称、时间、地点（线上）、参会人员；

会议议程及各议题预计讨论时长；

需提前准备的会议材料（如数据报表、方案草案等）；

特殊说明（如是否需携带纸质材料、是否需着正装等）。

对重要参会人员（如领导、外部嘉宾），需通过电话或当面再次确认，保证其准时参会。

步骤5：会议材料准备

发起人/议题负责人提前1个工作日准备好会议所需材料（如PPT、数据报告、方案文档等），保证内容准确、逻辑清晰，重点突出。

材料需提前1天发送给参会人员，便于其提前阅读、思考，提高会议讨论效率。

（二）会中执行阶段

目标：按计划推进会议流程，聚焦议题讨论，保证会议目标达成，形成有效决议。

步骤1：会议签到与开场（5-10分钟）

参会人员提前5分钟到达会场，签到（线下会议在《会议签到表》详见模板3签字，线上会议开启“签到”功能或由记录人统计参会情况）。

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