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采购审批与合同签订标准流程手册

前言

为规范企业采购行为，保证采购流程合规、高效，防范采购风险，明确各环节职责，特制定本手册。本手册适用于企业所有采购业务（包括但不限于原材料采购、服务采购、固定资产采购等），涵盖从需求发起到合同签订全流程，旨在为各部门及相关人员提供标准化操作指引。

一、适用范围与业务场景

（一）适用范围

本手册适用于企业各部门的采购申请审批、供应商选择、合同拟定与签订等环节，涉及需求部门、采购部门、财务部门、法务部门及分管领导等相关岗位。

（二）典型业务场景

日常运营采购：如办公用品采购、生产辅料采购等，需满足部门常规工作需求；

项目专项采购：如新建项目所需设备、技术服务采购等，需符合项目预算及进度要求；

固定资产采购：如办公设备、生产设备等，需履行资产评估及审批流程；

服务类采购：如咨询服务、维修服务、外包服务等，需明确服务范围及验收标准。

二、标准操作流程详解

（一）第一步：采购需求发起与部门初审

操作要点：

需求部门发起：申请人*根据实际需求，填写《采购申请表》（详见模板1），注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、交付时间等关键信息，并附相关技术参数、市场调研报告（如需）。

部门负责人审核：需求部门负责人*对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字批准。

输出成果：经初审通过的《采购申请表》及附件材料。

责任部门/人：需求部门、申请人、部门负责人

时限要求：需求发起至部门初审完成，不超过2个工作日。

（二）第二步：采购部门需求复核与预算确认

操作要点：

采购部门接收：采购部门接收需求部门提交的《采购申请表》及附件，核对材料完整性（如缺失关键信息，退回需求部门补充）。

需求复核：采购专员*对采购需求的技术参数、市场行情、预算金额进行复核，重点审核：

需求是否符合企业采购政策；

预估单价是否偏离市场均价（可通过历史采购数据、询价结果对比）；

是否存在可替代的性价比更高的方案。

预算确认：财务部门*同步对采购预算进行审核，确认预算余额充足，避免超预算采购。

输出成果：复核通过的《采购申请表》（采购部门、财务部门签字确认）。

责任部门/人：采购部门、采购专员、财务部门

时限要求：接收材料至复核完成，不超过3个工作日。

（三）第三步：供应商选择与商务谈判

操作要点：

供应商寻源：

公开采购：通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业展会等渠道筛选供应商；

单一来源采购：若供应商唯一（如专利产品、定制化服务），需填写《单一来源采购审批表》（详见模板2），说明理由并经分管领导审批。

供应商资质审查：采购专员*对候选供应商的营业执照、相关资质证书（如生产许可证、ISO认证等）、经营状况、履约能力进行审查，保证供应商符合准入标准。

询价/招标：

金额≤5万元：采用询价方式，至少邀请3家供应商报价，填写《询价记录表》（详见模板3）；

金额＞5万元：采用公开招标或邀请招标方式，按《招标管理办法》执行，形成《招标评审报告》。

商务谈判：采购经理*组织需求部门、法务部门（如需）与候选供应商进行谈判，明确价格、交付周期、付款方式、质量标准、违约责任等条款，形成《谈判纪要》。

输出成果：合格的供应商名单、询价记录表/招标评审报告、谈判纪要。

责任部门/人：采购部门、采购专员、采购经理、需求部门、法务部门*（如需）

时限要求：供应商寻源至谈判完成，不超过5个工作日（特殊情况可延长，需提前说明）。

（四）第四步：合同拟定与内部评审

操作要点：

合同拟定：采购专员*根据谈判结果，使用企业标准合同模板（详见模板4），拟定采购合同，内容包括：

双方基本信息（供应商名称、地址、联系人等）；

采购物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准、验收方式及期限；

交付时间、地点及运输方式；

付款方式（如预付款、进度款、尾款比例及支付条件）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标等的处理方式）；

争议解决方式（如仲裁、诉讼管辖地）；

合同生效条件及附件清单。

内部评审：

采购部门：审核合同条款与谈判结果一致性、商务条款合理性；

法务部门：审核合同合法性、合规性，重点排查法律风险点（如知识产权、免责条款等），形成《法务审核意见表》；

财务部门：审核付款方式、税务条款、发票要求等财务相关内容；

需求部门：审核技术参数、验收标准等是否满足需求。

输出成果：经各相关部门评审通过、修改完善的采购合同文本及《法务审核意见表》。

责任部门/人：采购部门、采购专员、法务部门、财务部门*、需求部门

时限要求：合同拟定至内部评审完成，不超过5个工作日。

（五）第五步：合同审批与授权签订

操作要点：

分级审批：根据采购金额及合同类型，按权限逐级审批：

金额≤10万元：采购经理审核后，报分管副总审批；

10万元＜金额≤50万