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总务课内部管理规定

第一章总则

第一条制定目的

为建立规范、高效、有序的总务课工作体系，明确部门内部岗位职责、工作流程及行为准则，提升后勤保障、行政支持与资源统筹能力，保障公司整体运营顺畅，结合总务课工作实际，制定本规定。

第二条适用范围

本规定适用于总务课全体在岗人员（含正式员工、试用期员工、实习生及临时派驻人员），涵盖日常行政、后勤保障、资产管控、安全管理、环境维护等所有工作范畴。

第三条核心原则

服务优先：以公司各部门及员工需求为导向，提供及时、优质、高效的服务支持；

权责清晰：明确各岗位工作内容与责任边界，避免推诿扯皮；

规范高效：建立标准化工作流程，简化审批环节，提升工作执行力；

节约合规：严格把控成本支出，遵守公司财务制度及相关法律法规，杜绝浪费；

协同协作：部门内部及与其他部门保持有效沟通，形成工作合力。

第二章岗位职责

第四条课长职责

统筹制定总务课年度工作计划、工作目标及预算方案，报上级领导审批后组织实施；

主持部门日常管理工作，分配工作任务，协调解决工作中的重大问题；

审核部门各项费用支出、采购申请、资产处置等重要事项；

对接公司其他部门及外部合作单位（如物业、供应商、政府相关部门），维护良好合作关系；

负责部门人员的招聘、培训、考核及团队建设，提升团队专业能力与凝聚力；

定期向上级领导汇报部门工作进展、存在问题及改进方案。

第五条行政专员职责

负责公司公文收发、登记、传阅、归档管理，确保文件流转规范有序；

统筹公司会议组织工作，包括会议通知、会场布置、会议记录及会议纪要整理分发；

管理公司办公用品采购、入库、发放及库存盘点，建立台账并定期核对；

负责员工考勤统计、请假手续办理及相关考勤报表编制；

协助课长开展部门行政事务管理，完成上级交办的其他工作。

第六条后勤保障专员职责

负责公司办公环境维护，包括清洁卫生监督、绿植养护、办公设施维修协调；

统筹员工餐饮、住宿（如有）等后勤服务管理，收集员工反馈并持续优化服务；

负责公司车辆调度、保养、维修及油耗管理，建立车辆使用台账；

协调公司大型活动（如年会、团建）的后勤保障工作，包括场地布置、物资采购等；

完成上级交办的其他后勤相关工作。

第七条资产管理员职责

负责公司固定资产（如办公设备、家具、车辆等）的登记、编号、建档管理；

组织固定资产定期盘点，核对资产数量与状态，及时处理资产闲置、报废、调拨等事宜；

跟踪固定资产使用情况，协调维修保养，提高资产使用效率；

建立固定资产管理台账，确保账实相符，并定期向上级汇报资产状况；

完成上级交办的其他资产管理相关工作。

第八条安全管理员职责

负责公司办公区域的安全管理，包括消防安全、治安防范、用电安全等；

定期开展安全检查，排查安全隐患并督促整改，建立安全检查台账；

组织安全宣传培训及应急演练，提升员工安全意识与应急处置能力；

对接消防、公安等相关部门，处理各类安全突发事件；

完成上级交办的其他安全管理相关工作。

第三章工作流程

第九条办公用品管理流程

需求申请：各部门每月定期提交办公用品采购申请单，经部门负责人审批后提交行政专员；

采购执行：行政专员汇总需求，结合库存情况编制采购计划，报课长审批后联系合格供应商采购；

入库登记：办公用品到货后，行政专员核对数量、规格，办理入库手续并更新库存台账；

发放领用：各部门凭领用单领用办公用品，行政专员登记领用信息，确保账物一致；

库存盘点：行政专员每月底进行办公用品库存盘点，编制盘点报表，及时补充短缺物资。

第十条固定资产管理流程

采购入库：固定资产采购完成后，资产管理员核对采购合同、发票及实物，办理入库登记，编制固定资产卡片；

领用登记：员工领用固定资产时，填写领用登记表，明确使用责任，资产管理员更新资产使用台账；

日常管理：资产管理员定期跟踪资产使用情况，协调维修保养，记录资产状态变化；

处置流程：固定资产需闲置、报废或调拨时，使用部门提交申请，经相关领导审批后，资产管理员办理相关手续并更新台账；

定期盘点：每年6月、12月开展固定资产全面盘点，资产管理员编制盘点报告，对盘盈盘亏情况查明原因并按规定处理。

第十一条车辆使用流程

用车申请：员工因工作需要使用车辆，提前填写《车辆使用申请表》，经部门负责人及课长审批；

调度安排：后勤保障专员根据用车申请顺序、目的地等情况统筹调度车辆，明确驾驶员及用车时间；

车辆使用：驾驶员按规定路线行驶，遵守交通规则，妥善保管车辆及相关证件；

归还登记：用车结束后，驾驶员及时归还车辆，后勤保障专员检查车辆状况、核对里程及油耗，登记相关信息；

维修保养：后勤保障专员根据车辆使用情况及保养周期，安排车辆保养维修，维修前需报课长审批。

第十二条费用报销流程

报销申请：部门员工发生与工作相关的费用（如办公用品采购费、