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采购需求与供应商评估模板供应商选择参考版

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）在采购活动中，从需求提报、供应商筛选到最终选择的全流程标准化管理。典型场景包括：

生产型企业原材料、零部件采购前的需求梳理与供应商评估；

企业办公用品、IT设备等非生产性物资的供应商选择；

服务类项目（如咨询、运维、物流）的供应商资质审核与能力评估；

新品开发阶段配套供应商的初步筛选与准入评审。

模板覆盖跨部门协作（需求部门、采购部、质量部、财务部等），保证采购活动规范、透明、高效。

二、标准化操作流程详解

步骤1：采购需求提报与确认

主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

动作：

需求部门根据业务目标（如生产计划、项目进度、成本控制要求），填写《采购需求表》，明确采购标的名称、规格型号、技术参数、数量、交货期、质量标准、预算上限等核心要素；

需求部门负责人审核需求合理性（如技术参数是否符合行业标准、预算是否在部门可控范围内），签字确认后提交至采购部；

采购部对接需求部门，对需求模糊点（如技术参数可替代性、交货期弹性）进行澄清，保证需求明确、无歧义。

输出：《采购需求表》（含需求部门、采购部双签确认）

步骤2：供应商寻源与初步筛选

主体：采购部

动作：

采购部根据采购标的类型，通过公开渠道（如采购平台、行业招标网、合格供应商库）定向寻源，或邀请3家及以上潜在供应商参与；

要求供应商提交《供应商信息登记表》，包含基本信息（名称、地址、成立时间、注册资本）、资质文件（营业执照、相关行业许可证、体系认证证书等）、主营业务及同类项目业绩；

采购部联合需求部门、质量部对供应商资质进行初步审查，剔除以下不符合项：

资质不全或过期（如无安全生产许可证、ISO9001认证失效）；

业绩与采购标的严重不匹配（如采购精密仪器，供应商仅有日用品供货经验）；

存在法律纠纷或失信记录（通过“信用中国”等公开渠道核查）。

输出：《供应商信息登记表》（附资质文件复印件）、《初步筛选合格供应商名单》

步骤3：供应商详细评估

主体：采购部牵头，组建评估小组（成员含需求部门代表、质量工程师、成本专员、法务专员）

动作：

评估小组根据采购标的特性，制定《供应商评估打分表》，明确评估维度及权重（参考标准：资质能力20%、价格竞争力25%、质量保障25%、交付能力15%、服务响应10%、合作潜力5%）；

向初步筛选合格的供应商发出《供应商资料征集函》，要求补充提供：近3年同类项目供货业绩（含合同关键页复印件）、质量检测报告、供货周期承诺、售后服务方案、报价明细（含税费、运输费等）；

评估小组逐项审核供应商资料，对照《供应商评估打分表》进行量化打分（采用百分制，小数点后保留1位），并填写《供应商评估记录表》，注明打分依据（如“价格竞争力得分9.2分，较市场均价低8%”）。

输出：《供应商评估打分表》《供应商评估记录表》

步骤4：现场考察（如需）

主体：评估小组

动作：

对评估得分排名前2-3名的供应商，可组织现场考察（尤其适用于采购金额高、技术复杂或质量要求严苛的标的）；

考察重点：生产/服务现场管理规范性（如5S管理、设备维护）、产能匹配度（如能否满足批量交货需求）、质量控制流程（如是否通过IATF16949等汽车行业体系认证）、员工技能水平（如操作人员持证情况）；

考察后填写《现场考察记录表》，记录考察发觉的优势（如“自动化生产线占比60%，人均效率高于行业平均15%”）及风险点（如“仓储区域温湿度监控记录不全，可能影响部分物料存储”），并由考察组全体成员签字确认。

输出：《现场考察记录表》（附考察照片或视频片段）

步骤5：供应商选择与结果确认

主体：评估小组、采购负责人、分管领导

动作：

评估小组汇总《供应商评估打分表》《供应商评估记录表》《现场考察记录表》（如需），计算综合得分（加权平均分），形成《供应商选择建议报告》，明确推荐供应商（综合得分最高者）及备选供应商（综合得分第二、三名）；

采购部将《供应商选择建议报告》提交至采购负责人审核，重点复核评估流程合规性（如是否邀请足够供应商参与、打分是否客观）、成本合理性（如报价是否远低于市场平均需说明原因）；

分管领导审批后，向需求部门、财务部等同步结果，由采购部向推荐供应商发出《中标通知书》，向未中标供应商发送《结果告知函》（简要说明未中标原因，无需透露具体得分细节）。

输出：《供应商选择建议报告》《中标通知书》《结果告知函》

三、核心工具表格模板

表1：采购需求表

采购需求编号

需求部门

提报日期

采购类型（□物料□服务□工程）

采购标的名称

规格型号/服务内容

技术参数（可附页）

数量

质量标准（如国标/行标/企标）

交货期

预算金额（元）

交付地点

需求说明（如用途、紧急程度、特殊