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物业公司办公室内部管理规定

1总则

1.1编制目的

规范办公室日常运营管理，明确办公流程、行为准则、后勤保障及保密要求，提升行政办公效率、协同配合质量与服务支撑能力，保障公司整体运营顺畅，为各业务部门提供高效后台支持，符合公司整体管理体系要求。

1.2适用范围

本规定适用于物业公司办公室所有在岗人员（含行政专员、人事专员、档案管理员、后勤保障员等），覆盖办公秩序维护、文件处理、会议组织、人事协同、后勤支持、档案保密等全业务场景。

1.3核心原则

高效协同：优化办公流程，减少沟通壁垒，提升跨部门配合效率；

规范有序：建立标准化办公规范，确保各项工作有章可循；

保密严谨：严格落实保密责任，严防公司商业机密与业主信息泄露；

服务支撑：以业务部门需求为导向，提供及时、周到的后勤与行政支持；

节约高效：合理利用办公资源，杜绝浪费，降低运营成本。

2办公秩序管理

2.1工作时间与考勤

严格遵守公司考勤制度，实行打卡考勤，工作时间为[上午9:00-12:00，下午13:30-18:00]（可按公司实际调整），不得迟到、早退、旷工；

因公务外出（如对接政府部门、走访项目），需提前在OA系统报备或向部门负责人说明，注明外出事由、地点及预计返回时间；

请假、加班按公司《员工行为规范》及本规定第2.3条执行，确保工作交接到位。

2.2办公环境规范

办公区域保持整洁有序，桌面文件、办公用品分类摆放，下班前整理桌面，关闭电脑、电灯、空调等设备；

严禁在办公区域吸烟、进食气味浓烈的食物，不得大声喧哗、追逐打闹，保持办公环境安静；

爱护办公设施设备（电脑、打印机、复印机等），定期清洁维护，发现故障及时报修，严禁擅自拆卸或改装；

公共区域（会议室、茶水间）使用后及时清理，保持整洁，茶水间垃圾每日清运，节约用水用电。

2.3行为准则

工作时间专注本职工作，不得从事与工作无关的活动（如浏览无关网页、玩游戏、长时间私人通话等）；

着装符合公司《员工行为规范》要求，统一穿着工作服，佩戴工牌，保持仪容整洁、举止得体；

同事间团结协作、互相尊重，沟通时使用文明用语，杜绝争执、推诿等不文明行为；

严格遵守公司廉洁自律规定，不得利用职务之便谋取私利，不得收受业务往来单位或个人的礼品、回扣。

3核心工作流程规范

3.1文件处理流程

3.1.1公文起草与审批

公司对外发文、内部通知等公文，由相关业务部门起草后提交办公室审核，审核内容包括格式规范、文字表述、合规性等；

审核通过后，按权限报部门负责人、总经理审批，审批通过后由办公室统一编号、排版、印发；

公文格式需统一规范（字体、字号、行距、页码等），使用公司标准模板，确保美观、严谨。

3.1.2文件收发与传阅

接收外来文件（含纸质文件、电子文件）后，及时登记《文件收发登记表》，注明文件名称、来源、份数、接收日期、处理要求等；

按文件重要程度及相关领导批示，及时传阅至相关部门或人员，传阅过程中做好跟踪记录，确保文件不丢失、不延误；

传阅完毕后，及时回收文件，整理归档，电子文件分类存储至公司共享盘，设置访问权限。

3.1.3文件归档与销毁

纸质文件归档：按公司档案管理规定，对已办结的公文、合同、报表等文件进行分类、编号、装订，定期移交档案管理员归档；

电子文件归档：重要电子文件及时备份（本地+云端），分类建立文件夹，命名规范，便于检索；

文件销毁：对无保存价值的文件，需经部门负责人批准后，纸质文件粉碎销毁，电子文件彻底删除，严禁随意丢弃或泄露。

3.2会议组织流程

会议发起：需组织会议的部门或人员提前1-2个工作日通知办公室，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物资（如投影仪、签到表、茶水等）；

会议筹备：办公室负责预订会议室、布置会场、准备会议物资、发送会议通知（含电子通知+电话提醒），重要会议需提前调试设备；

会议期间：负责会议签到、记录会议内容（形成会议纪要）、维护会场秩序，及时处理突发情况（如设备故障、临时加人等）；

会议后续：会议结束后1个工作日内整理会议纪要，经会议主持人审核后分发至参会人员及相关部门，跟踪会议决议落实情况，及时反馈进展。

3.3人事协同流程

招聘支持：配合业务部门制定招聘计划，发布招聘信息，筛选简历，通知面试，协调面试时间与场地，做好面试记录；

入职办理：为新员工办理入职手续，包括签订劳动合同、录入员工信息、发放工牌、介绍公司规章制度及办公环境，协调相关部门做好工作交接；

员工培训：组织公司级培训（如新员工入职培训、规章制度培训），做好培训通知、场地布置、签到、记录等工作，整理培训档案；

考勤与薪酬：负责员工考勤统计，每月5日前汇总上月考勤数据，提交财务部门核算薪酬；协助办理员工请假、调休、离职等手续；

员工关系：关注员工动态，组