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商业合同审核与签订标准化流程工具

引言

商业合同是企业开展经济活动的重要法律依据，其合规性与严谨性直接关系到企业权益保障与经营风险控制。为规范合同全生命周期管理，提高合同处理效率，降低法律与商业风险，特制定本标准化流程工具，旨在为企业合同审核与签订提供清晰指引，保证各环节权责明确、操作规范。

一、适用范围与核心价值

（一）适用场景

本工具适用于企业各类商业合同的审核与签订流程，包括但不限于：

采购合同：原材料、设备、服务等采购合作；

销售合同：产品销售、服务提供、渠道合作等业务；

合作协议：项目联合开发、品牌授权、代理合作等；

服务外包合同：设计、咨询、IT运维等专业服务；

其他经济合同：租赁、借款、担保等具有法律约束力的协议。

（二）核心价值

通过标准化流程实现：

风险前置防控：在合同起草、审核阶段识别法律、商业及履约风险；

效率提升：明确各环节职责与时限，减少重复沟通与流程延误；

标准统一：规范合同条款与格式，避免因表述歧义引发争议；

合规保障：保证合同内容符合《民法典》《公司法》等法律法规及企业内部制度要求。

二、标准化操作流程详解

（一）合同需求发起与前置准备

责任主体：业务部门负责人、需求对接人

操作步骤：

明确合作需求：业务部门根据业务发展需要，确定合作方、合作内容、预算金额、履行期限等核心要素，填写《合同需求申请表》（见第三节模板）。

收集合作方信息：向合作方获取以下基础资料，并核实其真实性：

营业执照（加盖公章的复印件，需在有效期内）；

法定代表人身份证明（或授权委托书，如签约代表非法定代表人）；

特殊行业资质证明（如食品经营许可证、ISO认证等，根据业务类型确定）；

合作方过往业绩或信用报告（如需）。

提交申请：将《合同需求申请表》及合作方资料提交至法务部门备案，同步抄送部门负责人*审核。

输出成果：《合同需求申请表》、合作方资质材料清单。

（二）合同文本初拟与内部审核

责任主体：业务部门经办人、部门负责人

操作步骤：

文本初拟：业务部门根据合作需求，参考企业《合同示范文本库》（如无示范文本，可参考行业通用模板），起草合同初稿，内容需包含以下核心条款：

合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）；

合作内容与标的（清晰描述产品/服务名称、规格、数量、质量标准等）；

权利义务（双方主要职责、交付方式、验收标准等）；

价格与支付（金额、计价方式、付款条件、账户信息等）；

履行期限与地点（起始/结束时间、交付/服务地点）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、赔偿范围等）；

争议解决（约定诉讼/仲裁管辖机构，优先选择企业注册地法院/仲裁委）；

附件（技术协议、订单、验收标准等，需在合同中列明）。

部门内部审核：部门负责人*组织业务骨干对合同初稿进行审核，重点核对：

业务需求与合同内容的一致性；

权利义务对等性（避免单方面加重企业责任）；

预算金额与成本控制的匹配度。

修改完善：根据审核意见修订合同文本，经需求对接人*确认后，提交法务部门审核。

输出成果：合同初稿（修订版）、部门内部审核记录。

（三）法务专项审核与风险排查

责任主体：法务专员、法务部门负责人

操作步骤：

形式审查：检查合同文本是否完整（含所有必备条款）、附件是否齐全、签字盖章处是否预留规范。

实质审查：重点排查以下风险点：

主体资格：合作方是否具备签约主体资格（如经营范围、特许经营资质等），授权委托书是否载明授权范围与期限；

条款合法性：是否存在违反法律强制性规定、显失公平或格式条款未履行提示义务的情形；

风险防控：违约责任是否明确且合理，争议解决方式是否有利于企业，知识产权、保密等特殊条款是否缺失；

表述严谨性：是否存在歧义表述（如“约”“左右”等模糊用词），关键术语是否定义清晰。

出具审核意见：法务专员填写《合同审核意见表》（见第三节模板），明确标注“通过”“修改后通过”或“不通过”，并说明具体修改建议；法务部门负责人审核后反馈至业务部门。

输出成果：《合同审核意见表》、合同修订版（如需）。

（四）谈判沟通与条款修订

责任主体：业务部门经办人、法务专员、高层领导*（如需）

操作步骤：

内部沟通：业务部门结合法务审核意见，与合作方进行谈判，重点协商存在争议的条款（如违约金比例、付款周期、争议解决机构等），谈判需留存书面记录（如会议纪要、邮件往来）。

文本修订：根据谈判结果修订合同文本，重大条款变更需重新提交法务部门审核，保证修订后内容合法合规。

最终确认：修订后的合同文本经业务部门负责人、法务专员共同确认，涉及重大合作（如金额超500万元或战略级合作）需报请分管领导*审批。

输出成果：合同终稿、谈判记录（如有）、领导审批意见（如有）。

（五）最终审批与签订授权

责任主体：分管领导、总经理（根据合同金额与重要性确定审批权限）

操作步