跨部门沟通协作会议纪要标准记录模板.docVIP

跨部门沟通协作会议纪要标准记录模板

一、适用场景说明

本模板适用于企业内部跨部门沟通协作场景，包括但不限于：

项目推进会议：多部门协作的项目启动、阶段复盘、风险应对等；

资源协调会议：涉及人力、预算、设备等跨部门资源分配与调配；

问题解决会议：需多部门协同处理的流程卡点、客户投诉、技术故障等；

政策/方案宣贯会议：跨部门需共同执行的新制度、新流程或方案讨论；

定期协作例会：固定周期（如月度/季度）的跨部门工作同步与对齐。

二、会议纪要撰写步骤

（一）会前准备：明确基础信息，保证会议聚焦

梳理会议核心目标：与会议主持人确认会议主题（如“项目Q3资源协调会”）、需达成的共识或决策（如“研发部需在X月X日前完成模块开发”）。

整理参会人员信息：列出各部门参会人员（含姓名、职务、联系方式，姓名用号代替，如“市场部-张”），提前同步会议议程至参会人，提醒其准备相关材料（如数据报表、方案草案）。

准备记录工具：提前创建会议纪要文档（建议用Word或在线协作文档），预设模板框架（如会议基本信息、议题讨论、决议事项等），准备好录音设备（需提前征得参会人同意）。

（二）会中记录：聚焦关键信息，保证客观准确

记录基础信息：实时填写会议名称、时间（精确到分钟，如“2023年10月26日14:00-16:30”）、地点（线上会议需注明平台，如“腾讯会议-会议号X”）、主持人、记录人、参会部门及人员（标注缺席人员及原因，如“运营部-王*因出差请假”）。

跟踪议程进度：按会议议程逐项记录讨论内容，重点捕捉：

各部门发言要点（避免主观评价，客观转述，如“产品部提出：当前用户反馈的核心问题是加载速度慢，需优化算法”）；

争议点（如“财务部认为预算超支10%，需缩减推广费用；市场部坚持维持原预算，建议优先保障核心渠道”）；

共识点（如“双方同意先压缩非核心渠道预算，节省5万元用于技术优化”）；

临时新增议题（需标注“新增议题：流程是否需调整”，并记录讨论结论）。

标记决议与行动项：对会议中明确的决议（如“同意调整项目排期”）和行动项（如“研发部-李*需在11月5日前提交优化方案”）单独标注，记录责任部门/人、完成时限（具体到日期）及交付成果（如“方案文档+测试数据”）。

（三）会后整理：核对补充信息，形成规范纪要

核对与补充：会后2个工作日内，根据录音或笔记补充遗漏信息，重点核对决议事项和行动项的责任人、时限是否准确，与主持人确认纪要内容无误。

结构化输出：按模板框架整理内容，语言简洁（避免口语化），关键数据（如时间、预算、数量）需核对无误；附件（如PPT、报表）单独列清单，注明获取方式（如“附件1：项目进度表，见共享文件夹‘会议资料’”）。

审核与分发：纪需经主持人审核签字（电子版可添加审批意见）后，在1个工作日内分发至所有参会人员、相关部门负责人及存档部门（如行政部），并同步会议结论至协作平台（如企业钉钉群）。

三、标准模板表格

跨部门沟通协作会议纪要

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

项目Q3资源协调会

会议时间

2023年10月26日14:00-16:30

会议地点

公司3楼会议室A（线上参会：腾讯会议-0）

主持人

总经办-赵*

记录人

项目管理部-孙*

参会部门及人员

市场部（张、李）、研发部（周、吴）、财务部（郑）、运营部（冯）

缺席人员及原因

运营部-王*（出差参加客户会议）

会议议程

1.Q2项目进度回顾；2.Q3资源需求对接；3.预算分配讨论；4.下阶段行动计划

二、议题讨论记录

议题编号

议题名称

讨论内容

各部门意见

争议点/共识点

1.1

Q2项目进度回顾

研发部汇报：项目核心功能开发完成80%，测试阶段发觉3个兼容性问题，需延期3天。

市场部：延期可能导致推广活动推迟，需评估影响；运营部：可同步准备用户培训材料。

共识：延期3天，推广活动同步顺延，运营部提前准备培训材料。

2.1

Q3研发资源需求

研发部申请增加2名后端开发人员，以保障项目按时上线。

财务部：当前预算已超支5%，新增人力需额外申请3万元预算。

争议：是否优先保障项目预算；共识：先从现有预算中调剂2万元，剩余1万元下周提交特批。

三、决议事项

决议编号

决议内容

责任部门/人

完成时限

备注

1

项目测试阶段延期3天，新上线日期为2023年11月15日。

研发部-周*

11月15日

同步更新项目计划表

2

财务部于10月30日前完成3万元预算调剂，剩余1万元特批申请由总经办-赵*跟进。

财务部-郑*

10月30日

需提交预算调整说明

3

运营部于11月1日前完成用户培训材料初稿，同步给研发部审核。

运营部-冯*

11月1日

材料格式需统一

四、后续行动计划

行动项编号

行动内容

责任部门/人

配合部门

完成时限

交付成果

A1

修复测试阶段3个兼容性问题