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行政文书审核归档一体化流程模板

一、适用范围与场景描述

本流程模板适用于各类企事业单位、社会组织内部行政文书的规范化处理，包括但不限于请示报告、会议纪要、规章制度、通知公告、对外函件、内部管理文件等。当涉及跨部门协作、多级审批、长期保存的行政文书时，可依托此流程实现从接收、审核、审批到归档的全过程一体化管理，保证文书处理高效、合规、可追溯，同时减少重复劳动和信息误差。

二、一体化操作流程详解

步骤1：文书接收与登记

操作主体：行政部文书专员（或指定接收人）

操作内容：

接收各部门提交的行政文书（纸质版需签字确认，电子版需通过指定内部系统）；

检查文书基本要素：标题明确、内容完整、附件齐全（如有）、提交部门及日期清晰；

唯一文书编号（规则：年份-部门代码-流水号，如“2024-XZ-001”），并在《行政文书收文登记表》中记录编号、名称、提交人、接收时间、紧急程度等信息。

输出结果：《行政文书收文登记表》（纸质/电子）及带编号的文书回执。

步骤2：初步审核（合规性与完整性核查）

操作主体：行政部审核专员

操作内容：

对照文书规范，检查格式是否符合标准（字体、字号、页边距、标题层级等）；

核查内容逻辑是否清晰、表述是否准确，是否存在错别字、标点符号错误等低级失误；

确认文书是否需附相关支撑材料（如会议议题需附议程，请示事项需附初步方案等）；

对不符合要求的文书，一次性反馈修改意见至提交部门，要求在1个工作日内完成补正；补正后重新进入审核流程。

输出结果：《行政文书审核意见表》（明确“通过”“补正后通过”或“退回”结论及具体意见）。

步骤3：分部门专项审核（业务内容把关）

操作主体：涉及业务职责的部门负责人（如财务类文书由财务部经理审核，人事类文书由人力资源部经理审核）

操作内容：

根据文书内容涉及的业务领域，审核专业条款的合规性、可行性（如预算金额是否符合标准、制度条款是否与现有文件冲突等）；

确认文书内容是否对本部门工作产生影响，需会签的部门需在《文书会签单》中签署明确意见（“同意”“需修改”“不同意”并说明理由）；

多部门会签时，由行政部协调各部门审核顺序，保证在2个工作日内完成会签。

输出结果：《文书会签单》（含各部门审核意见及签字）。

步骤4：领导审批（决策与终审）

操作主体：按文书重要性分级审批（一般事项由分管领导审批，重大事项由总经理/单位负责人审批）

操作内容：

审核专员将审核通过及会签完成的文书，连同《审核意见表》《会签单》一并提交至对应领导；

领导重点审核文书内容的决策必要性、是否符合单位战略方向、是否符合法律法规及上级规定；

审批通过后，在《行政文书审批单》中签署“同意”意见并签字；需修改的，注明修改要求退回相关部门，修改后重新进入审批流程。

输出结果：《行政文书审批单》（含领导审批意见及签字）。

步骤5：文书印发与传达（如需）

操作主体：行政部文书专员

操作内容：

对需正式印发的文书（如通知、制度），按审批版本排版校对，加盖单位公章；

通过内部办公系统、公告栏或会议形式向相关部门/人员传达，并记录传达范围及时间；

电子版文书需至指定档案管理系统，纸质版按份数分发至执行部门。

输出结果：正式印发文书及《文书传达记录表》。

步骤6：归档准备与整理

操作主体：行政部档案管理员

操作内容：

收集文书全流程材料（包括原稿、审核意见表、会签单、审批单、印发稿等），保证材料完整、无遗漏；

按档案管理规定对文书进行分类（如按年度、部门、文种分类），并编制归档目录；

对纸质文书进行装订（去除金属夹，使用牛皮纸文件夹），电子文书统一转换为PDF格式（加密存储）。

输出结果：完整的归档材料包及《行政文书归档目录》。

步骤7：档案入库与保管

操作主体：档案管理员

操作内容：

将整理好的纸质文书移交至档案室，按分类编号存入专用档案柜，标注清晰标签；

电子档案至单位档案管理系统，录入文书基本信息（编号、名称、归档日期、保管期限等），设置查阅权限；

定期检查档案存放环境（温湿度、防火防潮设施），保证档案安全；保管期限届满前，按程序鉴定销毁或延长保管。

输出结果：入库档案及《档案保管台账》。

三、流程跟踪与记录表单

表1：行政文书收文登记表

文书编号

文书名称

提交部门

提交人

接收时间

紧急程度

份数（纸质/电子）

备注

2024-XZ-001

关于召开年度工作研讨会的通知

市场部

*明

2024-03-01

急

纸质5份/电子1份

附会议议程

2024-XZ-002

员工考勤管理制度修订稿

人力资源部

*华

2024-03-02

普通

纸质3份/电子1份

需会签法务部

表2：行政文书审核意见表

文书编号

文书名称

审核环节

审核人

审核时间

审核意见

结论

2024-XZ-002

员工考勤管理制度修订稿

初步审核

*芳

2024-03-