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公司证照档案管理操作规程及流程说明

引言

公司证照档案是企业在设立、经营、发展过程中形成的具有法定效力和历史价值的重要文件，是企业合法经营的基石，也是企业日常运营、商业合作、项目申报及应对监管检查的重要依据。为规范公司各类证照档案的获取、登记、保管、使用、变更、年检、归档及销毁等管理行为，确保证照档案的真实性、完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，防范经营风险，特制定本规程。本规程适用于公司及所属各部门、分支机构的所有证照档案管理工作。

一、管理职责

公司证照档案管理实行统一领导、分级负责的原则，明确各相关部门及岗位的职责，确保管理工作落到实处。

（一）行政部（或综合管理部，根据公司实际情况确定）

作为证照档案管理的归口管理部门，主要负责：

1.本规程的制定、修订、解释与监督执行；

2.公司核心证照（如营业执照、组织机构代码证、税务登记证、各类行业许可证等）的统一保管、登记、年检、变更、换证及归档；

3.指导和监督各业务部门对其职责范围内专业证照的日常管理；

4.组织证照档案管理的培训工作，提升相关人员的管理意识和操作技能；

5.对过期、失效或已注销证照的统一回收、鉴定与销毁处理。

（二）各业务部门

负责本部门职责范围内所涉及的专业证照（如项目资质证书、专业人员执业资格证等）的初步获取、日常使用、维护及向行政部备案。具体包括：

1.及时将新获取的专业证照原件或复印件（根据公司规定）提交行政部登记备案；

2.负责本部门专业证照的使用申请，并按规定办理借阅手续；

3.关注本部门专业证照的年检、有效期等信息，提前向行政部提交办理申请或所需材料。

（三）档案管理员（通常隶属于行政部）

1.具体执行证照档案的接收、分类、编号、登记、上架、保管、清点、统计等日常工作；

2.严格执行证照借阅、归还登记制度，确保证照安全；

3.定期对所保管的证照进行检查，发现问题及时报告并采取补救措施；

4.协助办理证照的年检、变更等相关手续。

二、证照分类与归档

（一）证照分类

为便于管理和检索，公司证照档案应进行科学分类。常见分类方式如下：

1.主体资格类：包括但不限于企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一/五证合一营业执照）、公司章程、股东决议等；

2.行业许可类：如各类经营许可证、专项审批文件、资质证书等；

3.权属证明类：如不动产权证、土地使用证、车辆行驶证等；

4.知识产权类：如商标注册证、专利证书、著作权登记证书等；

5.荣誉资质类：如各类获奖证书、认证证书（如ISO体系认证）等；

6.其他重要类：根据公司实际情况确定的其他具有重要价值的证照文件。

（二）归档要求

1.及时性：证照获取后，相关部门应在规定期限内将证照原件（或经审核确认的复印件）移交行政部档案管理员进行归档登记。

2.完整性：归档的证照应齐全完整，包括证照正本、副本（如有）及相关的批准文件、附件等。

3.规范性：档案管理员应对接收的证照进行审核，确保其真实有效，并按照分类标准进行编号、登记，填写《证照档案登记表》。登记表应包含证照名称、颁发机构、证照编号、有效期限、获取日期、保管部门、保管人等关键信息。

4.关联性：对于同一事项产生的相关证照或文件，应尽可能关联存放或在登记表中注明关联关系，以保持档案的系统性。

三、管理流程

（一）证照的获取与登记

1.获取：各相关部门根据业务需要，负责办理或获取相关证照。办理过程中应严格遵守国家法律法规及相关部门要求，确保证照的合法性和有效性。

2.登记：证照办理完成后，经办人应及时将证照原件及相关资料提交行政部档案管理员。档案管理员核对无误后，在《证照档案登记表》中进行详细登记，并为证照分配唯一的档案编号。

（二）证照的保管

1.存放条件：证照档案应存放于专用的档案柜或保险柜内，确保环境干燥、通风、避光、防火、防潮、防虫、防盗。

2.存放方式：应按照分类编号顺序存放，便于查找。对于重要证照，可考虑扫描或复印存档，电子版应加密存储于公司指定的安全服务器或存储设备中，并定期备份。

3.日常管理：档案管理员应定期对证照进行清点核对，确保账实相符。未经授权，任何人不得擅自调阅、复制、摘抄、拍摄、涂改或损毁证照。

4.专人负责：证照保管实行专人负责制，保管人员工作调动时，必须办理严格的交接手续，逐项核对，签字确认。

（三）证照的使用与借阅

1.使用范围：公司证照原则上仅限于公司经营管理活动中按规定用途使用。严禁用于与公司业务无关的活动，严禁出租、出借、转让给其他单位或个人使用。

2.借阅审批：因工作需要借阅证照原件时，需填写《证照借阅申请表》，注明借阅事由、借阅期限、借阅人及部门负责人签字。根据证照重要程度，可能需