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行政办公物资采购申请及审批模板

一、适用场景说明

日常办公物资（纸张、笔、文件夹等）库存不足需补充；

新成立部门/岗位首次配置办公物资；

临时会议、培训、活动需专项采购物资；

现有办公设备故障无法修复需更换同类型设备；

其他经行政部确认需采购的行政办公物资需求。

二、操作流程详解

（一）申请人发起申请

填写申请单：申请人根据实际需求，准确填写《行政办公物资采购申请单》（详见模板表格），包含物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途等关键信息，保证与实际需求一致。

提交申请：将填写完整的申请单提交至本部门负责人处，进行初步审核。

（二）部门负责人审核

核对需求合理性：部门负责人需核实申请物资是否为部门工作必需、数量是否合理、用途是否明确，避免重复采购或过度申领。

审批签字：确认无误后，在申请单“部门负责人审核”栏签字，并注明审核日期，随后将申请单流转至行政部。

（三）行政部复核

库存核查：行政部收到申请单后，首先核查仓库现有库存，确认是否需采购或可从库存调配。

预算与标准核对：根据公司《行政办公物资管理办法》，核对申请物资的规格、单价是否符合采购标准，是否在部门年度预算范围内。

反馈意见：若库存充足，行政部直接调配物资并通知申请人；若需采购，复核通过后在“行政部复核”栏签字，并提交至分管领导审批。

（四）分管领导审批

权限审核：根据公司采购审批权限规定（如单次采购金额≤1000元由行政主管审批，1000-5000元由分管行政领导审批，＞5000元需总经理审批），对应领导进行审批。

签字确认：审批通过后，在“分管领导审批”栏签字；若不通过，注明原因并退回至申请人或行政部。

（五）采购执行与入库

采购实施：行政部根据审批通过的申请单，通过公司指定供应商或采购平台采购物资，保证物资质量符合要求、价格公允。

入库验收：物资到货后，行政部与申请人共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量是否与申请一致，验收合格后填写《物资入库登记表》，不合格则及时联系供应商更换或退货。

（六）物资发放与登记

领用登记：申请人凭审批通过的申请单及入库单到行政部领用物资，行政部在《物资领用登记表》中记录领用人、领用时间、物资名称及数量。

库存更新：及时更新仓库库存台账，保证账实相符。

三、采购申请单模板

行政办公物资采购申请单

基本信息

申请部门

申请人

申请日期

年月日

联系方式

物资清单

序号

1

2

3

申请理由

（请简述采购原因及必要性，如：日常办公消耗、新岗位配置、活动需求等）

部门负责人审核

意见：□同意▋不同意（请注明原因）签字：__________日期：年月日

行政部复核

意见：□库存充足，已调配▋需采购签字：__________日期：年月日

分管领导审批

意见：□同意▋不同意（请注明原因）签字：__________日期：年月日

采购执行情况

实际采购金额：__________元采购日期：年月日供应商：__________

备注

（其他需说明事项，如紧急采购、特殊要求等）

四、使用要点提醒

信息填写规范：申请单中物资名称需准确（如“A4复印纸”而非“纸张”），规格型号、数量等需明确，避免模糊表述（如“一批”“若干”）。

提前规划申请：常规办公物资建议至少提前3个工作日提交申请，紧急采购需在申请单中标注“紧急”并说明原因，经分管领导特批后优先处理。

遵守采购标准：需严格按公司规定的物资品牌、规格及预算标准申请，不得超范围或超标准采购；特殊规格物资需附详细说明及比价资料。

审批时效要求：各部门负责人需在收到申请单后1个工作日内完成审核，行政部复核及领导审批需在2个工作日内完成，保证流程高效。

禁止虚假申请：申请人需对申请信息的真实性负责，不得虚报、多报物资需求，一经发觉将按公司相关规定处理。

旧物资处理：更换旧设备时，需将旧物资交回行政部统一处置，不得私自处理或留存。