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人事档案管理方案

一、总则

人事档案管理是组织人力资源管理工作的重要组成部分，旨在规范人事档案的收集、整理、保管、利用和转递等环节，确保档案信息的完整性、准确性和安全性。本方案旨在建立科学、规范、高效的人事档案管理体系，为组织的人力资源决策提供可靠依据。

二、档案管理职责

（一）档案管理部门

1.负责全组织人事档案的统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管和利用。

2.建立档案管理制度，明确档案管理流程和责任人。

3.定期对档案进行清点和维护，确保档案安全。

（二）档案管理人员

1.具备专业知识和技能，熟悉档案管理相关流程。

2.负责具体档案的收集、整理、录入和归档工作。

3.严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。

三、档案管理流程

（一）档案收集

1.新员工入职时，需提供个人身份证明、学历证明、工作经历证明等材料。

2.档案收集应确保材料的真实性和完整性，必要时进行核实。

3.档案材料需经过部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。

（二）档案整理

1.对收集到的档案进行分类、编号，并填写档案目录。

2.档案材料应按照时间顺序排列，确保逻辑清晰。

3.使用统一的档案盒和标签，便于查阅和管理。

（三）档案保管

1.档案存放于专用档案柜中，环境应保持干燥、防潮、防火、防虫。

2.档案借阅需填写借阅登记表，经部门负责人批准后方可借出。

3.档案归还后需进行核对，确保完整无损。

（四）档案利用

1.档案利用需符合组织规定，不得用于非公务用途。

2.查阅档案需填写查阅申请，经档案管理部门审核后执行。

3.档案利用记录需妥善保存，便于追溯。

（五）档案转递

1.员工离职或调动时，需办理档案转递手续。

2.档案转递前需进行核对，确保材料齐全。

3.转递档案需使用专用转递函，并注明接收单位。

四、档案安全与保密

（一）档案安全

1.严禁随意丢弃或损毁档案材料。

2.档案保管区域需设置门禁，限制无关人员进入。

3.定期进行档案安全检查，发现隐患及时整改。

（二）档案保密

1.档案管理人员需签订保密协议，不得泄露档案信息。

2.档案查阅和借阅需严格审批，并记录在案。

3.涉及敏感信息的档案需采取加密措施，确保信息安全。

五、档案定期鉴定与销毁

（一）档案鉴定

1.每年对档案进行一次全面鉴定，确定档案的保存价值。

2.鉴定结果需记录在案，并报部门负责人审核。

3.失去保存价值的档案需按规定程序销毁。

（二）档案销毁

1.销毁档案需填写销毁申请，经部门负责人批准后方可执行。

2.销毁过程需有两人在场监督，确保档案被彻底销毁。

3.销毁记录需妥善保存，便于追溯。

六、附则

1.本方案适用于组织内部所有人事档案管理工作。

2.档案管理部门有权根据实际情况对本方案进行调整。

3.本方案自发布之日起实施。

一、总则

人事档案管理是组织人力资源管理工作的重要组成部分，旨在规范人事档案的收集、整理、保管、利用和转递等环节，确保档案信息的完整性、准确性和安全性。本方案旨在建立科学、规范、高效的人事档案管理体系，为组织的人力资源决策提供可靠依据。

二、档案管理职责

（一）档案管理部门

1.负责全组织人事档案的统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管和利用。档案管理部门需设立专门的档案室，配备必要的设施设备，如档案柜、档案架、温湿度计、防火设备等，确保档案存放环境符合要求。

2.建立档案管理制度，明确档案管理流程和责任人。档案管理制度应包括档案收集标准、档案整理规范、档案保管要求、档案利用程序、档案转递流程等，并定期进行修订和完善。

3.定期对档案进行清点和维护，确保档案安全。档案清点每年至少进行一次，清点内容包括档案数量、档案完整性、档案存放情况等，清点结果需记录在案。档案维护包括定期检查档案存放环境、修复破损档案、补充缺失材料等，确保档案始终处于良好状态。

（二）档案管理人员

1.具备专业知识和技能，熟悉档案管理相关流程。档案管理人员应接受专业培训，掌握档案管理的基本理论和操作技能，能够独立完成档案收集、整理、录入、归档等工作。

2.负责具体档案的收集、整理、录入和归档工作。档案收集时，需与员工或相关部门沟通，确保收集到完整的档案材料。档案整理时，需按照档案管理制度进行分类、编号、排列，并填写档案目录。档案录入时，需将档案信息录入到档案管理系统中，确保信息准确无误。档案归档时，需将档案材料放入档案盒中，并贴上标签，然后放入档案柜中。

3.严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。档案管理人员需签订保密协议，不得以任何形式泄露档案信息，包括口头、书面、电子等形式。如发现泄密行为，需严肃处理。

三、档案管理流程

（一）档案收集

1.新员工入职时，需提供个人身份证明、学历证明、工作经历证