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五星级酒店办公用品发放规定

办公用品是保障酒店各部门日常办公高效运转的基础物资，规范发放流程既是控制运营成本的关键，也是维护办公秩序、提升管理精细化的重要环节。为确保办公用品“按需发放、节约使用、安全管理”，契合五星级酒店标准化管理要求，特制定本规定，明确办公用品发放计划提报、物资供应、库房管理及安全保障全流程标准，适用于酒店所有部门的办公用品申领与使用。

一、总则与核心原则

（一）总则

本规定所指“办公用品”，涵盖酒店办公场景中常用的消耗类与辅助类物资，包括但不限于：

消耗类：A4打印纸、签字笔、便利贴、文件夹、订书钉、回形针、胶带、胶水等一次性或短期内需补充的物资；

辅助类：计算器、订书机、剪刀、笔筒、文件架等可重复使用，但需定期更换的物资；

电脑及附属设备（如键盘、鼠标）、办公家具（如文件柜）等非消耗类物资，按《酒店办公物品管理制度》中“低值易耗品”管理标准执行，不纳入本规定常规发放范畴。

本规定的制定目标：

规范流程：明确各部门申领、办公室发放的时间节点与操作标准，避免发放混乱；

控制成本：通过“按需计划、限额发放”，杜绝过度领用与浪费，降低办公物资成本；

安全管理：强化库房管控，确保办公用品存储安全，防止失窃、损坏或挪用。

（二）核心管理原则

节约优先原则：各部门申领与使用办公用品需秉持“按需申领、杜绝浪费”理念，如打印纸双面使用（非涉密文件）、签字笔更换笔芯而非整支丢弃、文件夹重复利用（非一次性文件），避免因随意领用导致的物资闲置或浪费。

专人负责原则：各部门需指定固定人员统筹办公用品管理，确保需求提报准确、领用登记清晰、物资保管到位，避免多人申领导致的责任分散。

按时提报原则：各部门需严格按规定时间提交需求计划，办公室按固定周期集中发放，保障物资供应效率，避免因临时申领打乱发放节奏。

账实相符原则：办公室需建立完整的办公用品“入库-发放”台账，确保每一笔物资的进出都有记录，做到账物一致，便于成本核算与库存管控。

二、办公用品需求计划提报

（一）计划提报时间与要求

提报时间：各部门需在每月28日前，完成下月办公用品需求计划的汇总与提报，逾期未提报的部门，办公室将默认按上月领用数量的80%发放（特殊情况需提前与办公室沟通）。

提报内容：需填写《酒店办公用品需求计划表》（由办公室统一制定模板），清晰标注以下信息：

部门名称、提报人（部门指定的办公用品管理员）、联系电话；

办公用品名称、规格型号（如“A4打印纸，70g，500张/包”“黑色签字笔，0.5mm笔尖”）、数量、用途（如“部门日常文件打印”“员工办公签字使用”）；

特殊需求说明（如因大型会议、活动需额外增加的物资，需注明“XX会议专用”，并附简要活动方案作为佐证）。

提报审核：

部门内部审核：需求计划需经部门负责人签字确认，审核“需求合理性”（如部门5人，提报20支签字笔则需说明理由），避免超额申领；

办公室复核：办公室收到计划后，需在2个工作日内完成复核，重点核查“规格是否明确、数量是否合理、是否有重复申领”（如上月已领用10包打印纸，本月无特殊需求却提报20包，需与部门沟通核实），复核通过后纳入月度发放清单；复核不通过的，需及时反馈部门修改，确保计划准确。

（二）特殊需求处理

因突发情况（如临时接待重要客户需补充文件夹、打印机故障需紧急更换打印纸）产生的“非计划内需求”，部门需填写《办公用品紧急申领单》，注明“紧急原因、所需物资名称与数量”，经部门负责人签字后提交办公室；

办公室需在收到紧急申领单后4小时内响应：若库房有库存，可安排当日领取（需在台账中单独标注“紧急领用”）；若库房无库存，需立即协调采购人员加急采购，确保在24小时内供应，避免影响办公；

每月紧急申领次数不得超过2次，超过次数的需经酒店分管行政领导批准，避免频繁紧急申领打乱正常发放节奏。

三、办公用品发放流程

（一）发放时间与方式

发放时间：办公室需在每月6日前，完成各部门上月需求计划的物资采购与集中发放，发放周期为“每月1次”，具体发放日期可根据当月工作安排微调（需提前1天通知各部门）。

发放方式：采用“部门上门领取”模式，由各部门指定的办公用品管理员携带《办公用品领用登记表》（需提前填写部门名称、领用人信息）到办公室库房领取；

领取时需“当面核对”：办公室库管人员与部门管理员共同核对物资名称、规格、数量，确认与需求计划一致后，双方在《领用登记表》上签字确认，避免后续争议；

特殊情况（如部门人员紧张无法上门领取）需提前1天向办公室申请“送货上门”，办公室可安排人员在当日内送达，送达后需由部门管理员现场核对并签字。

（二）发放限额管控

为避免过度领用，办公室需根据部门人数、工