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五星级酒店事务用家具使用及管理规定

事务用家具是酒店办公空间的核心资产，不仅影响员工办公体验，更直接体现酒店的管理品质与形象。为实现事务用家具“规范配置、责任到人、保值降耗、全生命周期管理”的目标，契合五星级酒店精细化运营要求，特制定本规定，明确事务用家具的定义、配置、使用、保管、维修及报废全流程标准，适用于酒店所有部门的事务用家具管理工作。

一、总则与家具分类

（一）总则

本制度所指“事务用家具”，为酒店用于办公场景、长期循环使用的固定资产类物资，区别于一次性消耗品或低值易耗品，核心特征为“使用年限≥3年、单价≥500元、需专人保管”；

事务用家具管理遵循“统一配置、分级负责、谁用谁管、账实相符”原则：

统一配置：由综合办公室统筹家具的采购、配置与调剂，避免各部门自行采购导致的风格不统一、成本失控；

分级负责：综合办公室负责资产台账管理与全流程监督，各部门负责人承担本部门家具使用与保管的首要责任，使用者承担直接责任；

谁用谁管：明确使用者为家具保管的第一责任人，确保家具使用过程中的完好与安全；

账实相符：通过台账登记、定期盘点，确保家具“账、卡、物”一致，避免资产流失或闲置。

（二）事务用家具分类标准

结合五星级酒店办公场景与家具功能，按“使用场景、资产价值、管理重点”将事务用家具划分为三类，明确各类家具的配置与管理要求：

家具类别

定义与涵盖范围

配置与管理核心要求

核心办公家具

直接影响办公效率与员工体验、价值较高的家具

按岗位层级配置，重点管控资产标识与维护

-办公桌椅类

员工办公椅（人体工学椅）、办公桌（含经理桌、主管桌、员工桌）、会议桌（部门小型会议桌）

按岗位配置：经理岗配1.8m×0.9m办公桌+豪华人体工学椅；主管岗配1.6m×0.8m办公桌+标准人体工学椅；员工岗配1.4m×0.7m办公桌+基础人体工学椅；需定期检查椅轮、椅面磨损情况

-存储类

书柜（含经理室大型书柜、员工区域小型书柜）、文件柜（带锁保密柜、普通文件柜）、资料架

按部门需求配置：经理室配1.8m×0.4m×2.0m大型书柜；行政部、财务部配带锁保密柜；每个部门配2-3个普通文件柜；需定期检查柜门铰链、锁具功能

辅助办公家具

支撑办公场景、价值中等的辅助性家具

按功能需求配置，重点管控使用规范与闲置调剂

-接待类

部门接待沙发（双人/三人位）、茶几（配套沙发）、接待椅

按部门接待需求配置：销售部、前台配三人位沙发+1.2m×0.6m茶几；其他部门配双人位沙发+1.0m×0.5m茶几；需定期清洁沙发面料、检查茶几稳定性

-功能类

打印机柜、碎纸机柜、茶水柜、置物架

按设备需求配置：有打印机的部门配打印机柜；行政部、财务部配碎纸机柜；每个楼层配1个茶水柜；需确保柜体承重符合设备重量要求（如打印机柜承重≥50kg）

临时办公家具

用于临时办公、活动或备用的家具，价值较低

按临时需求配置，重点管控库存与回收

-临时类

折叠桌、折叠椅、备用办公椅、临时置物架

由综合办公室统一库存管理，用于临时会议、新员工入职过渡；折叠家具需定期检查折叠结构稳定性；备用家具需标注“备用”标识，避免闲置

二、事务用家具配置与资产标识管理

（一）家具配置流程

需求提报：

各部门因“新员工入职、岗位调整、家具老化”需配置家具，需填写《事务用家具配置申请表》，注明“申请部门、家具名称、规格、数量、配置原因（如‘新入职3名员工，需新增3套员工桌椅’）、预计使用位置”，经部门负责人签字后提交综合办公室；

若配置核心办公家具（如经理桌、保密柜），需额外附“岗位说明”（如“新任销售经理入职，需配置经理桌”）；若配置辅助办公家具（如接待沙发），需附“接待需求说明”（如“每月客户接待量≥20次，需配置接待沙发”）。

审核与配置：

综合办公室需在3个工作日内完成审核：核对“部门现有家具数量（避免重复配置）、配置原因合理性、家具规格是否符合酒店标准”；

审核通过后，分两种情况处理：

库存有备用家具：优先从库存调剂，综合办公室需在2个工作日内安排人员配送至部门，并更新台账；

库存无备用家具：需制定采购计划，填写《事务用家具采购申请表》，注明“家具名称、规格、数量、预估单价、总金额”，报部门主管审核、总经理批准后采购；采购需选择与五星级酒店合作的品牌供应商（如办公桌椅选海沃氏、震旦，沙发选顾家、左右），确保品质符合酒店标准（如办公椅甲醛释放量≤0.124mg/m3）。

配送与验收：

采购的家具到货后，综合办公室需联合申请部门共同验收：检查“家具外观（是否有划痕、变形）、功能（柜门是否顺畅、椅轮是否灵活）、规格（是否与采购要求一致）”，验收合格后填写《事务用家具验收单》，双