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企业公文管理文档规范指南
一、规范适用与核心目标
本指南适用于企业内部各类正式公文的起草、审核、签发、印发及归档管理，涵盖通知、报告、请示、函、会议纪要等常用公文类型。旨在统一公文格式标准，规范管理流程，提升公文处理效率与严肃性，保证企业内部信息传递准确、及时、合规，同时为公文档案的系统化留存与查询提供依据。
二、公文全流程操作细则
（一）公文起草：内容精准与格式规范
明确发文目的与范围
起草前需确认公文核心诉求（如部署工作、汇报情况、请求指示等），确定主送机关（需办理或知晓公文的部门/人员）及抄送机关（需知晓公文内容的部门/人员）。
规范公文结构要素
准确概括公文内容，一般采用“发文机关+事由+文种”格式（如“公司关于2024年度年度工作总结的报告”），简洁明了，不超过50字。
逻辑清晰，层次分明。开头说明发文缘由，主体阐述具体事项或要求，结尾提出执行意见或请求（如“请遵照执行”“妥否，请批示”）。
附件说明：如有附件（如清单、图表、制度文件等），在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.项目预算表”）。
发文机关署名：应使用企业全称或规范化简称，联合发文时署机关名称排序。
成文日期：以领导签发日期为准，采用阿拉伯数字标注（如“2024年5月20日”）。
语言与格式要求
语言庄重、准确、简洁，避免口语化、歧义表述；段落首行缩进2字符，行距设置为固定值28磅；使用国家法定计量单位、标准标点符号。
（二）公文审核：合规性与完整性把控
初审（起草部门自审）
起草人需检查内容是否符合企业规章制度、发文事由是否充分、数据信息是否准确无误、格式是否符合本规范要求，重点核对主送/抄送机关是否恰当。
复审（部门负责人审核）
部门负责人*对公文的业务内容进行把关，保证事项符合部门职责，措施可行，与其他部门工作无冲突；审核公文逻辑是否连贯，表述是否清晰。
终审（分管领导/综合管理部门审核）
分管领导*重点审核公文涉及的重要事项、政策依据及审批权限；
综合管理部门（如行政部、办公室）对公文格式、文种使用、发文流程规范性进行统一审核，保证与企业管理体系一致。
（三）公文签发：权限明确与责任追溯
签发权限划分
一般事务性公文：由分管领导*签发；
涉及企业重大决策、资源配置、人事任免等重要事项：由总经理或董事长签发；
联合发文：需所有会签机关负责人共同签发。
签发规范
签发人需在指定“签发人”栏（位于发文字号右侧）手写签名并注明签发意见（如“同意印发”），不得打印或代签；签发日期即为公文生效日期。
（四）公文印发：标准制作与分发登记
排版与印制
综合管理部门根据审核签发稿进行标准化排版（字体、字号、页边距等要素详见本指南“三、公文标准化要素模板”），使用企业统一公文用纸（A4型），单面印刷，装订整齐（左侧装订，骑马订或胶装）。
用印与登记
公文需加盖企业公章或相应专用章（如合同章、财务专用章），印章应清晰、居中，上不压，下骑年盖月；印发后，由综合管理部门在《公文印发登记表》（见模板1）中记录公文标题、文号、印发份数、分发部门/人员、领取人签字等信息。
（五）公文归档：系统留存与便捷查询
归档范围与时间
办结后的公文（含正本、附件、签批稿等）应在3个工作日内由综合管理部门统一收集，次年第一季度前完成上一年度公文分类归档。
分类与保管
按公文类型（如行政类、业务类、人事类）、年度-文号顺序进行分类编号，编制《公文归档目录》（见模板2）；电子公文需同步存储至企业档案管理系统，纸质公文存入专用档案柜，做到防火、防潮、防虫。
查阅权限
公文查阅需填写《公文查阅申请表》，经部门负责人*及综合管理部门负责人批准后，在档案室或指定系统查阅，涉密公文按企业保密管理规定执行。
三、公文标准化要素模板
模板1：公文印发登记表
公文标题
文号
印发份数
分送部门/人员
领取人签字
领取日期
备注
关于2024年端午放假安排的通知
X公司办发〔2024〕15号
50
各部门、各子公司
2024-05-28
电子版同步
项目进度报告
X公司业发〔2024〕28号
10
总经理办公室、财务部
2024-06-01
-
模板2：公文归档目录
归档年度
文号
公文标题
类别
份数
归档日期
存放位置
备注
2023
X公司办发〔2023〕50号
关于2023年度工作总结的通知
行政类
5
2024-03-15
A-01-012
-
2023
X公司人发〔2023〕18号
关于表彰优秀员工的决定
人事类
3
2024-03-10
B-03-005
附件1份
公文格式要素规范表
要素
规范要求
公文用纸
A4型（210mm×297mm），纸张质量不低于70g/m2
页边距
上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm（装订线），右2.6cm
字体与字号
二号小
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