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行政文书撰写指南格式规范与内容质量保障版

一、引言：行政文书的规范价值与指南定位

行政文书是企事业单位、机关等组织在管理活动中传递信息、部署工作、沟通协调的重要载体，其格式规范性与内容质量直接影响管理效率、组织形象及法律效力。为统一行政文书撰写标准，保障内容准确、逻辑清晰、格式统一，特制定本指南。本指南聚焦“格式规范”与“质量保障”两大核心，通过场景化说明、流程化步骤、工具化模板及风险提示，为行政人员提供全流程撰写支持，助力提升行政文书的专业性与实用性。

二、适用范围：行政文书的应用场景与类型覆盖

本指南适用于各类组织在行政管理活动中需撰制的正式文书，涵盖但不限于以下场景：

（一）内部事务管理

通知类：如会议通知、放假安排、制度宣贯、工作部署等；

报告类：如工作总结、专项汇报、请示事项、调研报告等；

记录类：如会议纪要、值班记录、大事记等；

计划类：如年度工作计划、季度实施方案、项目进度安排等。

（二）对外沟通协调

函件类：如商洽函、询问函、答复函、证明函等；

邀请类：如会议邀请、活动邀请、合作邀请等；

告知类：如业务变更通知、服务调整公告等。

（三）合规与归档管理

制度类：如管理办法、实施细则、操作规程等；

审批类：如请示报告、经费申请、用印申请等；

存档类：如合同附件、协议书、责任书等。

三、标准化撰写流程：从准备到定稿的全步骤操作

行政文书撰写需遵循“目标导向、逻辑清晰、规范严谨”的原则，按以下步骤操作：

（一）需求分析与前期准备

目标：明确文书目的、受众及核心内容，避免盲目撰写。

操作要点：

明确撰写目的：清晰界定文书需解决的问题（如告知事项、请求批示、汇报工作等），例如“召开季度工作总结会”需明确“通知参会人员、时间、地点及议程”。

收集基础信息：根据目的收集必要数据、事实依据，如汇报工作需整理季度数据、项目进展、存在问题等；撰写制度需梳理现有流程、职责分工、相关法规等。

确定受众特征：分析文书接收对象（上级领导、平行部门、下属单位或外部机构），调整语言风格与内容详略。例如向上级请示需简洁明了、重点突出；对下级通知需具体明确、可操作性强。

常见问题：目的模糊导致内容冗余，受众定位偏差引发沟通障碍。需提前与需求方（如领导、业务部门）确认核心诉求，避免返工。

（二）文书框架搭建

目标：设计逻辑清晰的结构，保证内容条理分明、重点突出。

操作要点：

确定核心结构：行政文书一般采用“总-分-总”或“背景-主体-结尾”结构，根据类型调整：

通知类：标题→主送机关→（事由、事项、要求）→落款；

报告类：标题→主送机关→（背景概述、工作进展、存在问题、下一步计划）→落款；

请示类：标题→主送机关→（请示缘由、请示事项、附件说明）→落款。

标注核心要素：用思维导图或大纲标注各部分要点，例如会议通知需标注“会议主题、时间、地点、参会人员、议程、注意事项”等关键信息。

示例框架（会议通知）：

关于召开2023年第三季度工作总结会的通知

主送机关：各部门负责人

一、会议主题：总结第三季度工作，部署第四季度重点任务

二、会议时间：2023年10月15日（周日）14:00-17:00

三、会议地点：公司总部301会议室

四、参会人员：各部门负责人、分管领导*

五、会议议程：（1）各部门汇报；（2）领导讲话；（3）会议总结

六、注意事项：（1）提前10分钟签到；（2）携带书面汇报材料一式三份

落款：行政部2023年10月10日

（三）内容撰写

目标：语言规范、数据准确、逻辑连贯，符合行政文书正式性要求。

操作要点：

标题拟定：简洁明了，包含“事由+文种”，如《关于开展2023年度安全生产大检查的通知》；避免使用“……的请示”等冗余表述，标题字数控制在20字以内为宜。

开头规范：开门见山说明发文背景或目的，常用“为……，根据……，现就……通知如下”“现将……情况报告如下”等句式。例如：“为保证年度目标顺利达成，根据公司第四季度工作部署，现召开工作总结会，具体事项通知”。

主体逻辑：按“重要性排序”或“时间/流程顺序”组织内容，分点表述（用“一、”“（一）”“1.”等层级符号），每部分聚焦一个核心观点，避免交叉重复。数据需标注来源（如“据财务部统计，第三季度营收同比增长15%”），引用文件需注明文号（如“依据《公司考勤管理制度》（办发〔2023〕5号）”）。

结尾标准：根据文种明确执行要求或总结，如通知类用“特此通知”，请示类用“妥否，请批示”，报告类用“特此报告，请审阅”。

禁忌：使用口语化表达（如“差不多”“可能”）、模糊表述（如“近期”“若干”）、主观臆断（如“我认为”“显然”），需替换为“预计”“具体数量”“经核实”等客观表述。

（四）格式标准化处理

目标：统一排版要素，保证文书外观整洁、专业。

操作要点：

页面设置：采用A4纸张，页边距上