人力资源管理流程及员工档案模板.docVIP

人力资源管理流程及员工档案模板工具指南

一、模板应用场景

本工具适用于各类企业（含初创公司、中小型企业、集团化企业）的人力资源管理部门，用于规范员工从入职到离职的全生命周期管理流程，统一员工档案标准，保证人事数据完整、合规，降低管理风险。具体场景包括：

新员工入职办理与信息登记

员工试用期转正评估与流程审批

员工信息变更（如岗位调整、联系方式更新等）记录

员工离职手续办理与档案交接

人事数据统计、审计及合规性检查

二、全流程操作指引

（一）员工入职流程

目标：规范新员工入职手续，保证信息准确、材料齐全，快速融入企业。

步骤1：入职前准备

需求确认：用人部门提交《人员需求申请表》，明确岗位、职责、任职要求及到岗时间，HR审核岗位编制与招聘预算。

材料准备：HR提前准备《员工入职登记表》《劳动合同书》《保密协议》《员工手册》等文件，告知新员工需携带的材料（身份证复印件、学历学位证书复印件、体检报告、离职证明等）。

系统初始化：在企业HR系统中创建员工基本信息账号，开通OA、邮箱等系统权限。

步骤2：入职办理

材料审核：新员工提交入职材料，HR核对原件与复印件，保证材料真实、齐全（如离职证明需加盖原单位公章）。

信息录入：指导新员工填写《员工入职登记表》，收集个人信息（含紧急联系人、银行卡号等），录入HR系统，员工编号（规则：公司代码+入职年份+部门代码+序号，如“ZP202301HR001”）。

合同签订：HR与员工签订《劳动合同书》（一式两份，员工与企业各执一份），明确合同期限、薪资、岗位职责、保密条款等；涉及竞业限制的，需额外签订《竞业限制协议》。

入职引导：带领员工熟悉办公环境，介绍团队成员、企业文化、考勤制度、福利政策等，发放工牌、办公用品，引导完成社保公积金增员申报。

步骤3：档案归档

将入职材料（身份证复印件、学历证明、入职登记表、劳动合同等）按员工编号分类归档，电子材料同步至HR档案系统，纸质材料存入员工档案袋。

（二）员工转正流程

目标：评估试用期员工表现，确认是否符合岗位要求，完成转正手续。

步骤1：转正申请

试用期结束前7天，员工提交《员工转正申请表》，附试用期工作总结（含工作内容、成果、自我评估）。

步骤2：部门评估

部门负责人组织试用期员工转正面谈，对照岗位说明书评估工作能力、业绩表现、团队协作情况，填写《转正评估表》，给出“同意转正”“延长试用期”“不同意转正”的明确意见，并说明理由。

步骤3：HR审核

HR核查员工试用期考勤、培训记录、绩效数据，确认是否符合转正条件（如试用期无重大违纪、出勤率达标等），报上级领导审批。

步骤4：结果通知与档案更新

审批通过后，HR更新员工状态为“正式员工”，调整薪资（如有）、社保公积金缴纳基数，发放《转正通知书》；未通过转正的，与员工沟通后续安排（如延长试用期不超过法定上限，或解除劳动合同）。

（三）员工信息变更流程

目标：保证员工档案信息与实际情况一致，避免因信息错误导致管理风险（如社保公积金缴纳、薪资发放等）。

步骤1：变更申请

员工发生信息变更（如岗位调整、联系方式更新、学历提升、婚姻状况变更等），需提交《员工信息变更申请表》，附相关证明材料（如岗位调整需附《调岗通知书》，学历提升需附毕业证书复印件）。

步骤2：部门与HR审核

部门负责人确认岗位变更的合理性，HR核对变更信息与证明材料的匹配性，审批通过后更新HR系统及档案信息。

步骤3：社保公积金等关联业务办理

涉及社保公积金缴纳基数、参保地等变更的，HR需在变更生效当月办理相关手续（如社保基数调整需在每月20日前完成申报）。

（四）员工离职流程

目标：规范离职手续，保证工作交接清晰，保障企业权益（如知识产权、保密信息等）。

步骤1：离职申请

员工提前30天（试用期提前3天）提交《离职申请表》，说明离职原因，部门负责人确认工作交接可行性。

步骤2：工作交接

员工与接替人员办理工作交接，填写《工作交接清单》（含工作内容、进度、文件资料、系统账号、客户信息等），部门负责人监督交接完成情况，确认无误后签字。

步骤3：物品归还与结算

员工归还工牌、电脑、办公用品等公司财物，HR核查离职证明（如需），办理薪资结算（含未发工资、加班费、年假补偿等）、社保公积金停缴手续。

步骤4：档案封存与交接

HR整理员工档案（含入职材料、转正评估、变更记录、离职申请等），标注“离职”状态，电子档案权限关闭，纸质档案封存后移交档案管理部门，按规定保存（至少保存至员工离职后2年）。

三、核心档案模板清单

（一）员工基本信息表

字段名称

填写说明

员工编号

系统自动（如“ZP202301HR001”）

姓名（*）

使用员工真实姓名，外文姓名可标注

性别

男/女

出生日期

格式：YYYY-MM-DD

身份证号

脱敏处理（如显示110*）

学历

高