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供应商信息录入及审核流程模板

一、适用场景与背景说明

本模板适用于企业采购管理中供应商全生命周期信息管理的关键环节，具体包括但不限于以下场景：

新供应商准入：首次与企业建立合作关系的供应商，需通过标准化流程完成信息采集与资质审核，保证合作基础合规。

现有供应商信息年度更新：每年固定周期内，对已合作供应商的营业执照、资质证书、联系方式等关键信息进行复核与更新，保障信息时效性。

特定项目供应商临时资质审核：针对大型项目、专项采购等场景，需对供应商的项目特定资质（如特种设备安装资质、ISO行业认证等）进行专项审核。

合作异常供应商信息复核：当供应商出现合作延迟、质量投诉等情况时，需对其信息真实性、资质有效性进行重新核查。

二、操作流程详解与责任分工

（一）需求发起与资料收集

责任人：采购专员*

操作说明：

采购部门根据业务需求（如新项目开发、现有供应商续约等），明确需收集的供应商信息范围，填写《供应商资料需求清单》（见附件1），清单需包含基本信息、资质文件、业务能力、财务状况等四大类信息。

通过邮件、供应商平台或线下对接等方式，将《供应商资料需求清单》发送至供应商，要求其在3个工作日内提供加盖公章的纸质版及扫描件（扫描件需清晰完整，单份文件大小不超过10MB）。

供应商提交资料后，采购专员核对资料完整性，若缺失关键项（如营业执照、法定代表人身份证明等），需在1个工作日内一次性告知供应商补充，并记录沟通时间与内容。

输出物：《供应商资料需求清单》《供应商资料提交记录表》

（二）信息录入与初步审核

责任人：采购专员（录入）、采购经理（初审）

操作说明：

信息录入：采购专员在供应商管理系统（如ERP/SRM系统）中新建供应商档案，按照《供应商信息录入表》（见第三部分模板）逐项录入信息，保证与供应商提交的原始资料一致。录入时需注意：

统一社会信用代码、纳税人识别号等编码信息需核对无误；

联系方式需包含固定电话、手机、邮箱、地址等完整信息；

资质文件需扫描件，并标注证书编号、有效期、发证机构等关键信息。

初步审核：采购经理在2个工作日内对录入信息进行初审，重点审核：

资料完整性：是否所有必填项均已填写，附件是否齐全；

信息一致性：营业执照名称、地址等信息与系统录入是否一致；

资质有效性：营业执照、行业许可证等是否在有效期内，是否存在异常经营记录（通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道核验）。

初审通过后，采购专员将资料流转至下一审核环节；若发觉问题，退回采购专员补充或修正，并记录退回原因。

输出物：供应商系统档案、初审意见记录

（三）多级审核流程

责任人：法务专员（复审）、财务总监（终审）、分管副总*（审批）

操作说明：

法务复审（1个工作日）：法务专员重点审核：

供应商主体资格是否合法（如是否为分支机构，需提供总公司授权书）；

合同条款（若适用）是否与企业法律风险要求一致，是否存在履约限制条款；

资质文件的法律效力（如授权书是否加盖公章，法定代表人签字是否真实）。

复审通过后，在系统中标注“法务审核通过”；若有法律风险，出具《法务审核意见书》，明确修改要求，退回采购部门。

财务终审（1个工作日）：财务总监重点审核：

供应商财务状况是否良好（如近3年无严重失信记录，资产负债率不超过行业警戒线）；

开户信息是否准确（避免付款错误）；

纳税信用等级是否符合企业要求（如一般纳税人资格）。

终审通过后，在系统中标注“财务审核通过”；若存在财务风险，通知采购部门暂停合作。

分管副总审批（1个工作日）：分管副总结合业务需求、审核结论，对供应商合作必要性进行最终审批，审批通过后在系统中《供应商准入审批表》，完成审批闭环。

输出物：《法务审核意见书》（若有）、《供应商准入审批表》

（四）供应商信息归档与系统更新

责任人：采购专员、档案管理员

操作说明：

采购专员将审批通过的供应商资料（含原件、扫描件、审批表）整理成册，标注“供应商档案-编号-名称”，提交至档案管理部门。

档案管理员在1个工作日内完成资料归档，登记《供应商档案管理台账》，内容包括档案编号、供应商名称、归档日期、资料清单、保管期限等。

采购专员在供应商管理系统中更新供应商状态为“已准入”，同步关联合作项目、付款条款等信息，保证系统信息与档案一致。

输出物：《供应商档案管理台账》、系统状态更新记录

（五）后续跟进与反馈

责任人：采购专员、质量专员

操作说明：

供应商信息归档后，采购专员在首次合作前3个工作日内，与供应商确认合作细节（如交货周期、质量标准等），并将沟通结果录入系统。

质量专员在合作过程中，定期（如每季度）对供应商的产品/服务质量进行评估，若发觉信息变更（如地址迁移、资质过期），需在1个工作日内通知采购专员更新信息。

供应商主动提出信息变更时，采购专员需重新走“资料收集-审核-归档