企业行政管理流程标准模板.docVIP

企业日常行政管理流程标准模板

一、总说明

二、办公用品申领与发放管理

（一）适用范围与场景

适用于企业各部门员工因日常办公需要申领各类办公用品（如文具、耗材、办公设备配件等）的场景，保证资源合理分配与使用。

（二）操作流程详解

提交申请：员工根据实际需求，通过OA系统或线下《办公用品申领表》提交申请，注明申领物品名称、规格、数量、用途及申领部门。

部门审核：部门负责人对申领物品的必要性及合理性进行审核，确认无误后签字批准。

行政部复核：行政部根据库存情况及企业预算标准，审核申领数量是否符合规定，对超常规申领（如批量采购或高价物品）需额外说明原因并报行政主管审批。

发放登记：审核通过后，行政部按申领信息发放物品，同时在《办公用品库存台账》中登记发放日期、物品名称、数量、领用人及签字确认。

库存盘点：行政部每月末对办公用品库存进行盘点，保证账实相符，并根据消耗情况制定采购计划。

（三）配套表单模板

办公用品申领表

申领日期

申领部门

申领人

物品名称

规格型号

申领数量

用途说明

部门负责人签字

行政部审核

实际发放数量

领取签字

办公用品库存台账

日期

物品名称

期初库存

入库数量

出库数量

期末库存

管理员

备注

（四）执行要点与提示

申领需按“按需申领、杜绝浪费”原则，禁止个人私自取用或外借办公用品。

办公设备（如打印机、扫描仪）申领需注明故障原因，由行政部统一维修或更换。

新员工入职可统一申领基础办公用品（如笔、笔记本、文件夹），由部门负责人代为提交申请。

行政部每季度公示办公用品消耗情况，对异常申领部门进行提醒。

三、会议室预约与使用规范

（一）适用范围与场景

适用于企业内部各部门因会议、培训、项目讨论等需求使用会议室的场景，保证会议室资源合理分配与高效利用。

（二）操作流程详解

查询与预约：申请人通过企业会议室管理系统或行政部查询会议室可用时段，提前1个工作日提交《会议室使用申请表》，注明会议主题、时间、人数、所需设备及参会部门。

审核确认：行政部根据会议室使用优先级（如重要客户会议、部门重要会议优先）审核预约，确认后反馈结果，并在会议室门口公示当日使用安排。

设备检查：会议前1小时，行政部或申请人检查会议室设备（投影仪、麦克风、空调等）是否正常运行，保证满足会议需求。

使用与维护：参会人员需保持会议室整洁，禁止吸烟、饮食；会议结束后，关闭设备及灯光，整理桌椅，由行政部检查确认。

取消与改期：如需取消或变更会议时间，申请人需提前2个工作日通知行政部，以便释放会议室资源。

（三）配套表单模板

会议室使用申请表

申请日期

申请部门

申请人

会议主题

会议时间

开始时间

结束时间

参会人数

所需设备（投影仪/麦克风/白板等）

行政部审核签字

备注

（四）执行要点与提示

会议室预约遵循“先到先得、紧急优先”原则，禁止私自占用或长期预约。

会议所需设备需提前明确，特殊设备（如视频会议系统）需提前3个工作日申请。

如会议超时，需重新申请或确认后续时段是否空闲，避免影响他人使用。

行政部定期对会议室进行清洁与设备维护，保证环境整洁、设施完好。

四、公务用车调度流程

（一）适用范围与场景

适用于企业员工因公外出（如客户拜访、业务洽谈、紧急事务处理等）需使用企业公务用车的场景，保证车辆合理调度与安全使用。

（二）操作流程详解

提交用车申请：申请人通过OA系统或填写《公务用车申请表》，注明用车事由、时间、地点、乘车人数、行程路线及申请人联系方式。

部门审批：部门负责人审核用车必要性，签字确认后报行政部。

行政部调度：行政部根据车辆使用情况（如车辆状态、驾驶员安排）及审批权限，审批用车申请，明确出车时间、驾驶员及车辆信息。

出车前检查：驾驶员出车前需检查车辆油量、车况（刹车、轮胎、灯光等），填写《车辆检查记录表》，保证行车安全。

使用与归还：用车人需按时归还车辆，由驾驶员检查车辆有无损坏，填写《用车登记表》，行政部确认后归档。

费用结算：如涉及过路费、停车费等，用车人需凭合规票据（需注明事由及日期）按企业报销流程提交行政部审核。

（三）配套表单模板

公务用车申请表

申请日期

申请部门

申请人

用车事由

用车时间

出发地点

目的地

乘车人数

预计行程

部门负责人签字

行政部审批

备注

用车登记表

日期

车牌号

驾驶员

用车人

出发时间

到达时间

行驶里程

油量情况

车辆状况

用车人签字

（四）执行要点与提示

公务用车仅限因公使用，严禁私用或外借，违规者将按企业规定处理。

提前1个工作日提交用车申请，紧急事务可电话申请后补填表单。

用车人需配合驾驶员安排，遵守交通规则，保证行车安全。

行政部每月对车辆使用情况进行统计，分析油耗及使用效率，优化调度方案。

五、外部访客接待指引

（一）适用范围与场景

适用于企业外部访客（如客户、合作伙伴、部门人员等