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办公设备采购与资产管理清单模板
适用场景与核心价值
标准化操作流程
一、需求提报与初审
操作主体：各部门负责人或需求申请人
核心步骤：
需求发起：部门因业务拓展、设备老化或新增岗位需采购办公设备时，由申请人填写《办公设备采购申请表》（模板见“核心模板清单”），明确设备名称、规格型号、预估数量、用途说明及预算金额，部门负责人签字确认。
需求初审：部门负责人审核需求的必要性与合理性，重点核查是否为必需设备、数量是否符合实际岗位需求、预算是否在部门年度预算范围内，通过后提交至行政部（或资产管理部）。
二、审批与预算核对
操作主体：行政部、财务部、管理层
核心步骤：
行政部复核：行政部收到需求后，2个工作日内完成复核，重点核查：
设备规格是否符合公司统一标准（如电脑品牌、型号需适配办公软件）；
是否存在闲置设备可调配（通过资产台账查询）；
预算是否超标。
若有闲置设备，协调内部调拨；若预算超标，退回部门调整需求。
财务部预算审核：行政部复核通过后，提交财务部核对年度预算，确认资金是否落实，并在《采购申请表》上签署预算审核意见。
管理层审批：根据采购金额分级审批（示例）：
金额≤5000元：行政部负责人审批；
5000元＜金额≤20000元：分管副总审批；
金额＞20000元：总经理审批。
审批完成后，返回行政部启动采购流程。
三、采购执行与验收入库
操作主体：行政部、采购专员、需求部门、仓库管理员
核心步骤：
供应商选择：行政部根据审批通过的《采购申请表》，通过公司合格供应商库（或公开招标、询价）确定供应商，保证设备性价比、质保条款及售后服务符合要求。
订单下达：与供应商签订采购合同（明确设备型号、数量、交付时间、付款方式、质保期等），采购专员下达订单并跟踪物流进度。
到货验收：设备到货后，由行政部组织需求部门、仓库管理员共同验收：
数量核对：清点实物数量与订单是否一致；
质量检查：开机测试设备功能是否正常（如电脑配置、打印机打印效果等），核对设备型号、序列号与合同是否一致；
资料核对：检查说明书、保修卡、合格证等资料是否齐全。
验收合格后，三方在《设备验收单》上签字确认；若不合格，当场拒收并联系供应商退换货。
入库登记：仓库管理员凭《设备验收单》办理入库，在资产管理系统中录入设备信息（唯一资产编号），并更新库存台账。
四、资产登记与领用管理
操作主体：行政部、资产管理员、领用人
核心步骤：
资产信息建档：行政部资产管理员根据入库信息，在《办公设备资产台账》中登记设备全生命周期信息，包括：资产编号、设备名称、规格型号、序列号、采购日期、供应商、采购金额、使用部门、领用人、存放地点、资产状态（在用/闲置/报废）、维保记录等。
领用登记：需求部门领用人凭《领用申请表》（部门负责人签字）到行政部领用设备，资产管理员核对信息后，在《资产台账》中更新“领用人”“领用日期”，并由领用人签字确认。
标签粘贴：资产管理员为设备粘贴资产标签（包含资产编号、部门名称），保证标签清晰、不易脱落，便于日常盘点与管理。
五、日常维护与盘点
操作主体：行政部、使用部门
核心步骤：
日常维护：使用部门负责设备的日常清洁与简单维护，发觉故障及时报修；行政部定期联系供应商进行专业维保（如电脑除尘、打印机墨盒更换等），并记录维保情况。
定期盘点：
月度抽查：行政部每月随机抽取20%-30%的设备进行抽盘，核对设备状态与台账是否一致；
季度/年度全面盘点：每季度末及每年12月开展全面盘点，各部门配合资产管理员逐一核对设备信息，填写《办公设备盘点表》，对盘盈、盘亏、闲置设备查明原因并形成书面报告，报管理层审批后处理。
六、报废与处置
操作主体：行政部、财务部、管理层
核心步骤：
报废申请：设备因损坏无法修复、技术淘汰或达到使用年限时，由使用部门提交《办公设备报废申请表》，注明设备信息、报废原因、使用年限等，部门负责人签字。
技术鉴定：行政部组织技术人员对设备进行鉴定，确认是否具备维修价值或可降级使用，形成《技术鉴定意见》。
审批与处置：
报废金额≤5000元：行政部负责人审批；
金额＞5000元：分管副总审批。
审批通过后，行政部联系有资质的回收机构处置残值（如废旧电脑、打印机等），回收款项交财务部入账，并在《资产台账》中更新设备状态为“报废”，同步注销资产编号。
核心模板清单
模板一：办公设备采购申请表
申请部门
申请日期
申请人
联系方式
设备名称
□电脑□打印机□投影仪□办公家具□其他：_______
规格型号
（详细填写，如：联想ThinkPad14锐龙R516G512GSSD）
需求数量
预估单价（元）
预算金额（元）
用途说明
（例：新入职员工办公用/替换故障设备）
部门负责人意见
签字：
日期：
行政部复核意见
签字：
日期：
财务部预算审核
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