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建筑工程项目招投标资料整理指南

在建筑工程领域，招投标制度是规范市场秩序、优化资源配置、保证工程质量与效益的核心机制之一。而招投标资料的整理工作，作为这一机制运行过程的原始记录与法律凭证，其重要性不言而喻。一份系统、规范、完整的招投标资料，不仅是项目合规性的有力证明，也是后续合同管理、工程结算、审计监督乃至争议解决的基础。本指南旨在结合实践经验，为建筑工程项目招投标资料的整理提供一套专业、严谨且实用的操作指引。

一、招投标资料整理的基本原则

招投标资料整理工作应贯穿于项目招投标活动的全过程，并非简单的事后归档，其核心原则包括：

真实性原则：所有纳入整理范围的资料必须真实反映招投标活动的客观情况，杜绝伪造、变造或虚假材料。这是资料法律效力的基石。

完整性原则：确保招投标活动各环节产生的主要文件材料均被收集、整理，不遗漏关键过程和重要信息。从项目立项到合同签订，形成完整的证据链。

规范性原则：资料的收集、分类、组卷、编目、装订等应遵循统一的标准和规范，保证资料的系统性和可查阅性。

及时性原则：招投标活动具有时效性，相关资料应在各阶段工作完成后及时整理，避免拖延导致资料散失或记忆模糊。

保密性原则：在招投标活动的特定阶段，如评标过程、投标人商业秘密等，资料整理和保管需严格遵守保密规定，防止信息泄露。

二、招标阶段资料整理

招标阶段是项目进入市场竞争的起始环节，其资料整理应围绕“合规性”与“程序性”展开。

（一）项目前期审批与准备资料

此部分资料是项目招标合法性的前提，应首先收集齐全：

1.项目审批、核准或备案文件：如项目建议书批复、可行性研究报告批复、初步设计批复或相关备案证明。

2.规划许可文件：如建设用地规划许可证、建设工程规划许可证（若有）。

3.资金证明文件：反映项目建设资金来源及落实情况的证明材料，如银行出具的资金证明、财政部门的资金安排文件等。

4.招标方式核准或备案文件：由相关主管部门出具的，关于招标范围、招标方式、招标组织形式的核准意见或备案登记表。

5.招标人身份证明及授权文件：如营业执照、组织机构代码证（若有）、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书（如需委托招标代理或办理具体事宜）。

6.招标代理合同（若委托代理）：与具备相应资质的招标代理机构签订的委托代理合同。

（二）招标文件编制与发出资料

招标文件是招投标活动的核心依据，其编制和发出过程的资料至关重要：

1.招标文件（含工程量清单、图纸等附件）：最终版招标文件及其所有组成部分，包括但不限于投标邀请书、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单、设计图纸、技术标准和要求等。

2.招标文件审查记录（若有）：如按规定需进行招标文件备案或审查的，应包含相关审查意见及修改确认记录。

3.招标文件澄清、修改或补遗文件：在投标截止时间前，招标人对已发出招标文件进行的澄清、修改或补充通知，以及相关的答疑纪要。

4.招标文件发出记录：包括发售招标文件的登记表（含购买单位名称、购买日期、联系人、联系方式等）、电子版招标文件发送凭证等。

（三）开标评标阶段资料

开标评标是招投标活动的关键环节，此阶段资料需完整记录过程和结果：

1.投标文件接收记录：记录各投标人递交投标文件的时间、密封情况等。

2.开标会议记录：详细记录开标时间、地点、参与人员、唱标情况、异议处理等内容，并由相关人员签字确认。

3.投标文件（含投标人澄清、说明、补正文件）：各投标人递交的投标文件正本、副本（或电子版），以及评标过程中投标人应评标委员会要求作出的书面澄清、说明或补正。

4.评标委员会组成资料：评标专家抽取记录、评标专家名单（需注意保密要求）、评标专家承诺书、评标委员会主任委员推选记录。

5.评标报告：由评标委员会集体出具的，包含评标情况、废标情况说明（若有）、推荐中标候选人名单及排序、评标结论等内容的书面报告。

6.评标过程相关记录：如评标打分表、计算过程记录、询标记录等，这些是支撑评标报告的原始依据。

（四）定标与合同签订资料

定标和合同签订标志着招投标活动的阶段性结束：

1.定标报告或会议纪要：招标人根据评标报告确定中标人的内部决策文件或会议纪要。

2.中标通知书：向中标人发出的，确认其中标资格的书面通知。

3.中标结果公示资料：在指定媒介发布中标结果公示的截图或复印件，以及公示期间异议处理情况记录（若有）。

4.履约担保文件：中标人按照招标文件要求提交的履约保证金凭证或履约保函。

5.建设工程施工合同：招标人与中标人签订的正式施工合同文本及其附件。

6.未中标通知书（可选）：向未中标投标人发出的通知（实践中可简化）。

三、投标阶段资料整理（投标单位视角）

投标单位的资料整理，核心在于展现自身实力并