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业务合同管理与审核标准模板

一、业务合同管理适用的核心场景

业务合同管理是企业规范交易行为、防控法律风险、保障权益实现的核心工具，适用于以下典型场景：

采购与供应链场景：企业采购原材料、设备、服务时，与供应商签订的采购合同，明确数量、质量、价格、交付及违约责任。

销售与业务合作场景：企业向客户销售产品或提供服务时签订的销售合同，或与合作伙伴开展联合业务时签订的合作协议。

服务外包场景：将部分非核心业务（如IT运维、营销推广、物流运输）外包给服务商时签订的服务合同。

劳动合同场景：企业招聘员工时签订的劳动合同，明确双方权利义务（需结合《劳动合同法》专项管理）。

租赁与场地使用场景：租赁办公场所、生产设备或场地时签订的租赁合同，约定租金、期限、使用权限等。

二、业务合同全流程管理操作步骤

（一）需求提出与合同立项

发起需求：业务部门根据业务发展需要（如新项目启动、常规采购补充），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、需求描述、预算金额、期望签订时间等关键内容，部门负责人*签字确认后提交至法务部门。

立项审核：法务部门联合财务部门对需求进行初步审核，重点评估预算合理性、合作方资质（如营业执照、行业许可）的初步合规性，审核通过后形成《合同立项审批单》，报分管领导*审批。

（二）合同起草与内容审核

模板选择：根据合同类型（采购、销售、服务等），从企业《合同模板库》中选择对应标准模板，避免使用非标模板降低审核效率。

内容填写：业务部门结合合作方沟通结果，填写合同核心条款，包括：

合同主体：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（禁止填写个人隐私信息，企业联系方式保留办公电话）；

标的物/服务：名称、规格型号、数量、质量标准（需引用国标/行标或双方确认的技术参数）；

权利义务：双方主要责任（如交付时间、验收标准、付款节点）；

金额与支付：合同总价（大写+小写）、币种、支付方式（银行转账需注明账户信息）、开票信息（税率、发票类型）；

违约责任：明确违约情形（如逾期交付、质量不达标）及对应的违约金计算方式（不超过实际损失的30%）、争议解决方式（优先约定诉讼管辖地为企业所在地法院）。

多级审核：

业务初审：业务部门负责人*审核合同内容是否符合业务需求、数据是否准确（如数量、金额），重点核对合作方信息与需求申请表一致性。

法务审核：法务专员*重点审核条款合法性（如是否存在“霸王条款”）、权利义务对等性、违约责任可执行性，避免出现“争议提交仲裁机构未明确名称”“不可抗力范围扩大化”等风险点，审核后出具《法务审核意见表》，注明“通过”“修改后通过”或“不通过”及具体修改意见。

财务审核：财务经理*审核金额与预算匹配性、支付方式合理性（如预付款比例不超过30%）、开票信息合规性，避免出现“发票类型与业务不符”“付款节点与现金流冲突”等问题。

终审：分管领导或总经理对审核通过后的合同进行最终审批，重大合同（如金额超100万元）需提交总经理办公会审议。

（三）合同签署与用印管理

签署准备：审核通过后，业务部门根据合同份数要求（正本1份+副本3份，根据合作方需求调整）打印合同，保证文本清晰、无涂改（如有修改需双方加盖骑缝章）。

用印申请：填写《合同用印申请表》，附《合同审批单》《法务审核意见表》等材料，提交至行政部*，注明用印份数、位置（如合同首页右下角、骑缝处）。

用印执行：行政部核对申请材料与合同文本一致性无误后，加盖企业公章或合同专用章（禁止加盖部门章或财务章），用印过程需全程登记，记录用印日期、合同编号、用印人、经办人等信息。

签署交付：业务部门在用印后3个工作日内，将合同正本送达合作方，要求合作方法定代表人或授权代表人签字并加盖公章，同步获取对方签字盖章页复印件，原件由行政部统一归档。

（四）合同履行与变更管理

履行跟踪：业务部门作为合同履行第一责任人，按合同约定跟踪交付进度、质量验收、付款到账等情况，填写《合同履行跟踪表》，每月末提交法务部门备案。如出现延迟履行、质量异议等问题，需及时发函催告，留存沟通记录（如邮件、函件签收单）。

变更流程：因市场变化、政策调整等原因需变更合同时由业务部门提出《合同变更申请》，说明变更原因、变更内容及对双方权利义务的影响，经原审核流程（法务、财务、分管领导）审核通过后，签订《合同变更协议》（作为原合同附件），注明“本协议生效后，原合同相关条款自动变更”。

（五）合同归档与到期管理

归档整理：合同履行完毕或终止后，业务部门在10个工作日内将合同正本、审批材料、签署页、变更协议、履行记录等整理成册，填写《合同归档清单》，移交至档案管理部门*，档案编号规则为“合同类型-年份-流水号”（如“采-2024-001”）。

到期处理：档案管理部门*在合同到期前1个月，提醒业务部门处理后续事宜：