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文档管理规范与归档流程模板

一、引言

文档是企业/组织知识沉淀、业务流转的重要载体，规范的文档管理与归档流程可保证信息的安全、完整与高效利用，避免因文档丢失、混乱导致的业务风险。本模板旨在为各类组织提供一套标准化的文档管理框架，覆盖文档全生命周期管理，适用于中小型企业、事业单位、项目团队等多种场景。

二、适用范围与场景说明

本模板适用于组织内部各类正式文档的管理，包括但不限于：

行政类文档：制度文件、会议纪要、通知公告、合同协议等；

业务类文档：项目计划、调研报告、客户资料、产品手册等；

财务类文档：报销单据、财务报表、审计报告、预算方案等；

人事类文档：劳动合同、员工档案、培训记录、绩效考核表等；

技术类文档：设计方案、技术规范、代码文档、测试报告等。

特别适用于需要跨部门协作、长期追溯文档使用轨迹的场景，如多项目并行管理、合规审计、历史资料查询等。

三、文档管理规范

（一）文档分类与编号规范

分类原则：按“部门-业务类型-文档层级”三级分类法划分，例如“行政部-制度管理-公司级制度”“研发部-项目管理-项目计划书”。

编号规则：采用“分类代码-年份-流水号”格式，分类代码用拼音首字母（如“XZ”代表行政，“CW”代表财务），年份为4位数字，流水号为3位数字。示例：XZ-2024-001（2024年行政部第1号文件）。

（二）文档权限与版本控制规范

权限管理：根据文档密级设置查阅、编辑、审批权限，具体

公开级：全员可查阅，仅指定人员可编辑；

内部级：相关部门及负责人可查阅，部门负责人审批后可编辑；

保密级：仅授权人员可查阅，需分管领导*审批方可编辑。

版本控制：文档修订时需更新版本号（V1.0→V1.1→V2.0），每次修订需记录修订人、修订日期、修订内容摘要，避免版本混乱。

（三）文档存储规范

电子文档：存储于指定服务器/云端盘，按分类建立文件夹层级，定期备份（每周1次全量备份+每日增量备份），备份文件加密存储；

纸质文档：使用统一规格档案盒（A4竖装），盒面标注“分类代码-编号-文档名称-年度”，存放于符合防火、防潮、防虫要求的档案室，按编号顺序排列。

四、归档流程操作步骤

（一）文档收集与整理

收集范围：到期需归档的正式文档（包括电子版及纸质版），如项目结项后的全套资料、年度财务决算报告、已完成的制度文件等；

整理要求：

检查文档完整性（如合同需含双方签字页、会议纪要需含参会人员签字）；

按编号规则重新核对文档编号，无编号的需补编；

纸质文档去除夹回形针、staples等易氧化金属物，展平折叠部分；电子文档统一转换为PDF格式（特殊情况除外）。

（二）审核与登记

审核流程：

部门负责人*审核文档内容完整性、合规性；

涉及跨部门业务的，需会签相关部门负责人*；

保密级文档需提交分管领导*最终审批。

登记备案：审核通过后，填写《文档归档登记表》（见模板表格1），记录文档编号、名称、分类、页数、归档人、归档日期等信息，电子版同步录入文档管理系统。

（三）归档存储

电子文档归档：至服务器指定分类文件夹，命名格式为“编号-文档名称-版本号”，在系统中标记“已归档”状态，禁止随意修改；

纸质文档归档：装入档案盒，盒内附《文档归档目录》（见模板表格2），档案盒侧面粘贴标签（标注编号及名称），按分类顺序存入档案柜，柜外贴分类索引卡。

（四）后续管理与维护

借阅流程：

填写《文档借阅申请表》（见模板表格3），说明借阅事由、归还期限，经部门负责人审批后，档案管理员办理借阅；

保密级文档需分管领导*签字，借阅期限不超过3天，仅限现场查阅；

借阅后需在《文档借阅登记表》中记录借阅人、日期、归还状态。

定期检查：每季度对档案室环境（温湿度、防火设备）及文档存放情况进行检查，电子文档每半年进行1次备份有效性验证；

到期处置：达到保管期限的文档（如保管期限届满的合同、临时通知等），由档案管理员列出清单，经部门负责人及分管领导*审批后，销毁时需2人以上在场并填写《文档销毁记录表》（见模板表格4），纸质文档碎纸处理，电子文档彻底删除。

五、模板表格

表格1：文档归档登记表

文档编号

文档名称

分类（部门-类型-层级）

页数（电子页数）

归档人

归档日期

审核人

备注

XZ-2024-001

2024年考勤管理制度

行政部-制度管理-公司级

12

2024-03-15

*

含修订记录

表格2：文档归档目录（档案盒内）

序号

文档编号

文档名称

版本号

页数

归档日期

备注

1

XZ-2024-001

2024年考勤管理制度

V2.0

12

2024-03-15

-

2

XZ-2024-002

关于规范差旅报销的通知

V1.0

3

2024-03-20

-

表格3：文档借阅申请表

借阅人

所属部门

联系方式

借阅日期

市场部

1385678

2024-