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采购订单跟踪管理标准作业程序模板

一、适用范围与核心应用场景

本标准作业程序（SOP）适用于企业采购部门主导、跨部门协同的采购订单全生命周期管理场景，涵盖从订单创建到最终关闭的各环节跟踪控制。具体应用场景包括：

日常订单跟踪：对已下达的采购订单，定期监控供应商备货、生产、发货进度，保证物料/服务按时交付；

异常问题处理：针对订单执行过程中的延迟、质量不符、数量差异等问题，规范响应与解决流程；

跨部门协同：协调采购、仓库、财务、需求部门等，实现订单信息实时同步与闭环管理；

绩效与审计支持：为供应商交付准时率、订单执行效率等绩效指标提供数据依据，满足内部审计追溯要求。

二、采购订单跟踪全流程操作细则

（一）订单创建与下达阶段

目标：保证采购订单信息准确、审批流程完整，为后续跟踪奠定基础。

责任主体：采购专员、需求部门负责人、采购经理、财务部（如涉及预付款）。

操作步骤：

需求确认与订单

需求部门提交《采购需求申请单》（含物料编码、名称、规格、数量、交付日期、用途等），经部门负责人*审批后转至采购部。

采购专员*核对需求信息与历史采购记录、库存数据，确认供应商（优先选择合格供应商名录内企业），通过ERP系统《采购订单》（PO号格式：PO-年份-流水号，如PO-2024-001）。

订单信息需包含：供应商全称、联系方式、收货地址、物料详情（编码/名称/规格/单价/数量）、交付日期（明确到“YYYY-MM-DD”）、付款条款、质量标准、违约责任等关键要素。

订单审批与下达

采购专员提交订单至采购经理审核，重点核对供应商资质、价格合理性、交付日期与需求的匹配性。

涉及大额订单（如金额≥10万元）或关键物料，需采购总监或分管领导二次审批。

审批通过后，采购专员*通过ERP系统正式下达订单，同步将《采购订单》盖章版发送至供应商（需保留发送记录，如邮件回执、系统日志），并抄送仓库、财务、需求部门。

（二）订单跟踪执行阶段

目标：实时掌握订单执行进度，主动识别潜在风险，保证按计划交付。

责任主体：采购专员、供应商对接人、仓库管理员、需求部门接口人。

操作步骤：

建立跟踪机制与台账

采购专员*在订单下达后1个工作日内，在《采购订单跟踪表》（见模板1）中录入订单基本信息，设置跟踪节点（如“供应商确认备货”“生产完成”“发货中”“已抵达仓库”）。

根据订单紧急程度，定义跟踪频率：

紧急订单（如生产停线物料）：每日跟踪；

常规订单：每周至少2次跟踪；

长周期订单（如定制化设备）：每3天跟踪一次，重点监控生产进度节点。

主动沟通与进度更新

采购专员通过电话、邮件或供应商门户，向供应商对接人核实订单执行进度，获取以下信息：

备货状态（是否已开始备料/生产，生产进度百分比）；

预计发货日期（精确到天）、物流方式（如快递/整车运输）、运单号；

潜在风险（如原材料短缺、设备故障可能导致延迟）。

收到供应商反馈后，1个工作日内更新《采购订单跟踪表》中的“实际进度”“预计发货日期”等字段，并在ERP系统中同步状态。

跨部门进度同步

每周五17:00前，采购专员汇总本周所有订单跟踪情况，编制《采购订单周报》（含延迟订单清单、异常问题进展），发送至采购经理、仓库、需求部门负责人*。

如遇紧急进度更新（如供应商突然通知延迟24小时以上），需立即电话通知相关部门，并在2小时内发送书面说明。

（三）异常问题处理阶段

目标：快速响应订单执行异常，制定解决方案并跟踪落实，降低对生产经营的影响。

责任主体：采购专员、采购经理、供应商对接人、仓库管理员、质量检验员、需求部门负责人。

操作步骤：

异常识别与分级

采购专员*通过跟踪发觉以下情况时，立即判定为异常并启动处理流程：

延迟交付：预计发货日期晚于订单约定日期≥3天；

数量差异：到货数量与订单数量差异≥5%（含多收/少收）；

质量问题：到货物料经仓库/质检部检验不符合质量标准；

信息错误：供应商发错物料规格、收货地址等。

根据异常影响程度分级：

一级（严重）：可能导致生产停线、客户索赔（如关键物料延迟≥7天）；

二级（一般）：不影响生产但需协调解决（如非关键物料延迟3-5天、轻微质量问题）；

三级（轻微）：可自行调整解决（如数量差异＜5%、无实质影响的信息偏差）。

原因分析与方案制定

采购专员牵头，组织供应商对接人、仓库、质量部、需求部门召开异常分析会（一级异常需2小时内响应，二级异常4小时内响应，三级异常24小时内响应），明确异常原因（如供应商产能不足、物流延误、需求变更等）。

针对不同异常类型制定解决方案：

延迟交付：协商供应商分批发货（优先保障关键物料）、调整交付日期（需书面确认），或启动备用供应商资源（仅限紧急情况）；

数量差异：少收部分由供应商3个工作日内补发，多收部分办理退货或暂存（需财务部确认账务处理）；

质量问题：供