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企业固定资产管理模板与流程

一、适用企业与常见痛点

（一）适用范围

本模板与流程适用于各类企业（如制造业、服务业、科技型企业等）的固定资产管理工作，尤其适合资产规模较大、种类较多（如生产设备、办公设备、运输工具、房屋建筑物等）、需要规范化管理的组织。

（二）常见管理痛点

资产信息混乱：资产台账更新滞后，存在“账实不符”“账卡不符”问题，难以快速定位资产状态；

全流程管控缺失：从申购到报废各环节责任不清，易出现资产流失（如离职人员未交还设备、闲置资产无人管理）；

盘点效率低下：依赖人工盘点，耗时耗力且易出错，无法及时掌握资产使用状况；

成本核算困难：资产折旧、维修等数据分散，难以准确核算部门成本，影响财务决策；

合规风险：资产处置（如报废、转让）流程不规范，可能存在税务或法律风险。

二、固定资产全生命周期管理流程详解

固定资产管理需覆盖“申购-采购-验收-入库-领用-调拨-维护-盘点-报废”全生命周期，以下分步骤说明操作规范及责任分工。

（一）资产申购与审批

目标：保证资产采购必要性，避免盲目采购浪费成本。

操作步骤：

需求发起：使用部门根据业务需求（如新增岗位、设备老化等），填写《固定资产申购单》（见表1），注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用人等信息，部门负责人签字确认。

需求审核：行政部门/资产管理员审核申购必要性（如现有资产是否可调配、是否属于闲置资产），财务部门审核预算合理性（是否在年度预算范围内）。

审批决策：根据企业权限设置分级审批：

一般资产（如办公电脑、打印机）：部门负责人→行政部门→财务负责人；

大额资产（如生产设备、车辆）：部门负责人→行政部门→财务负责人→总经理→董事会（如金额超过权限）。

审批反馈：审批通过后，反馈至申购部门；若未通过，需说明原因，申购部门可调整需求后重新发起。

责任部门：

使用部门：发起需求，提供准确信息；

行政部门/资产管理员：审核需求必要性、资产匹配度；

财务部门：审核预算合规性；

审批人：按权限审批，对决策负责。

（二）资产采购与验收

目标：保证采购资产符合需求，质量达标，手续齐全。

操作步骤：

供应商选择：采购部门根据审批通过的《固定资产申购单》，通过招标、比价或定向采购方式选择供应商，签订采购合同（明确质保期、售后服务、违约责任等条款）。

资产交付：供应商按合同约定时间交付资产，采购部门核对资产名称、规格型号、数量是否与申购单一致，检查外观是否完好、配件是否齐全。

质量验收：

技术部门（如生产设备需设备工程师，IT设备需IT专员）对资产功能、参数进行检测，出具《资产验收单》（见表2）；

财务部门核对采购发票、合同、验收单是否一致（“三单匹配”），确认无误后办理付款。

资料归档：采购部门将采购合同、发票、验收单、说明书、保修卡等资料整理归档，交至行政部门/资产管理员。

责任部门：

采购部门：供应商选择、合同签订、交付核对；

技术部门：功能检测、出具验收意见；

财务部门：发票审核、付款；

行政部门/资产管理员：资料接收与归档。

（三）资产入库与建卡

目标：建立资产唯一标识，实现“一物一卡一码”管理。

操作步骤：

资产入库：行政部门/资产管理员核对验收合格的资产，填写《固定资产入库登记表》（见表3），分配唯一资产编号（规则：部门代码+资产类别代码+年份+流水号，如“SC-001-2024-001”代表“生产部-设备-2024年-第1号”）。

标签粘贴：打印资产标签（含编号、名称、采购日期、使用人等信息），粘贴于资产显眼位置（如设备机身、电脑主机），保证不易脱落。

台账建立：在固定资产管理系统中录入资产信息（编号、名称、规格型号、采购日期、原值、折旧年限、使用部门、存放地点、责任人等），《固定资产台账》（见表4），同步更新电子台账与纸质台账，保证一致。

卡片发放：向使用部门发放《固定资产卡片》（见表5），卡片需包含资产基本信息、使用记录、维修记录等，由使用人签字确认。

责任部门：

行政部门/资产管理员：入库登记、编号分配、标签粘贴、台账建立；

财务部门：提供原值、折旧年限等财务信息；

使用部门：确认卡片信息，签字领用。

（四）资产领用与调拨

目标：明确资产权属，保证“谁使用、谁负责”。

操作步骤：

领用登记：使用部门需领用资产时，填写《固定资产领用登记表》（见表6），注明资产编号、领用日期、使用人、用途，部门负责人签字后交至行政部门/资产管理员。

资产发放：行政部门/资产管理员核对领用信息，从库房发放资产，领用人当场检查资产状态，确认无误后在领用表上签字。

内部调拨：因部门调整或人员变动需调拨资产时，调入部门填写《固定资产调拨申请表》（见表7），注明调拨原因、资产编号、调入/调出部门、调入/调出人，经调出部门负责人、行政部门、财务负责人审批后，方可办理调拨。

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