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采购订单审批流程标准模板

一、模板适用场景与核心价值

本模板适用于各类企业（含生产制造、服务、商贸等）的采购订单审批管理场景，旨在通过标准化流程规范采购行为、明确审批责任、提高采购效率、控制采购风险。无论是常规物料采购、设备采购还是服务采购，均可基于此模板构建符合企业实际的审批体系，保证采购活动合规、透明、可追溯，同时减少因流程混乱导致的重复沟通、延误或超预算等问题。

二、采购订单审批全流程操作步骤

（一）采购申请发起

操作主体：采购专员或需求部门专员

操作内容：

需求部门明确采购需求（物品/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期等），填写《采购订单审批表》基础信息部分；

采购专员协助收集至少3家供应商的报价单（或比价记录），保证价格公允；若为独家采购，需提供独家采购说明（如专利、定制化要求等）；

整理相关附件（如需求函、技术参数表、询价记录、供应商资质文件等），与审批表一并提交。

关键点：需求描述需清晰、具体，避免模糊表述（如“办公用品”需注明“A4纸80g500包”）；供应商资质需包含营业执照、相关行业许可证（如适用）。

（二）部门审核（需求与预算确认）

操作主体：需求部门负责人、部门经理

操作内容：

需求部门负责人审核采购需求的必要性（如是否为生产必需、是否可替代）、数量合理性（是否超出实际需求），确认签字；

部门经理复核采购需求与部门年度预算的匹配度，若预算不足，需在审批表中说明“预算缺口及解决方案”（如申请预算调整、削减采购量等），并签字确认。

关键点：严禁超预算采购，特殊情况需提前提交预算调整申请并经财务部门预审。

（三）财务审核（预算与付款条件）

操作主体：财务主管、财务总监

操作内容：

财务主管审核采购金额的准确性（单价×数量=总金额）、付款方式是否符合企业财务制度（如是否允许预付款、分期付款，账期是否合理）；

财务总监复核资金安排（如是否影响企业现金流、是否符合资金使用计划），并核查供应商的信用状况（如历史付款记录、有无违约情况）。

关键点：大额采购（如超过10万元）需附资金使用计划表；付款条件需明确“货到付款”“验收后30日内付款”等具体节点。

（四）管理层审批（分级授权决策）

操作主体：根据采购金额分级审批，例如：

金额≤5万元：部门总监*审批；

5万元＜金额≤20万元：总经理*审批；

金额＞20万元：总经理+董事长联合审批（或召开采购决策会议）。

操作内容：

审批人重点审核采购的战略合规性（是否符合企业年度采购计划）、成本效益比（是否低于历史采购成本或市场均价），并签字确认。

关键点：紧急采购（如生产突发故障需立即采购备件）需标注“紧急”字样，简化审批流程但需事后补签说明。

（五）采购订单与下达

操作主体：采购专员*

操作内容：

根据最终审批通过的《采购订单审批表》，正式采购订单（PO），订单编号需唯一（格式如“CGDD-YYYY-X”，YYYY为年份，X为流水号）；

采购订单需包含以下核心信息：供应商名称、采购物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、金额）、交付时间、交付地点、付款方式、违约责任等；

将采购订单盖章后扫描，连同审批表一并发送给供应商，要求供应商在2个工作日内确认回签；若供应商对订单有异议，需及时沟通调整。

关键点：订单信息需与审批表完全一致，严禁私自修改；供应商回签需留存纸质或电子版凭证。

（六）执行跟踪与归档

操作主体：采购专员、档案管理员

操作内容：

采购专员跟踪订单交付进度，若供应商延迟交付，需及时向需求部门和管理层汇报，协调解决方案；

需求部门收到物品/服务后，需在3个工作日内完成验收，填写《采购验收单》（注明数量、质量、合格与否），并签字确认；

采购专员收集验收单、发票、供应商回签订单等附件，与《采购订单审批表》一并整理，提交档案管理员归档（电子版留存至企业采购管理系统，纸质版保存期限≥3年）。

关键点：验收不合格的物品/服务，需及时联系供应商退货或换货，并启动索赔流程。

三、采购订单审批标准表格模板

采购订单审批表

基础信息

订单编号

CGDD-2024-X

申请部门

采购部/生产部/行政部

申请日期

YYYY年MM月DD日

预计交付日期

YYYY年MM月DD日

采购类别

□物料□设备□服务□其他（请注明）_________

采购方式

□招标□询价比价□独家采购□其他_________

供应商信息

供应商名称

*有限公司

统一社会信用代码

*

地址

省市区路*号

联系人

*

联系电话

*（仅用于沟通）

开户行及账号

*（保密信息）

采购明细清单

序号

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

1

2

合计金额（大写）

合计金额（小写）

审批流程记录

审批环节

审批人（姓名*）

职位

审批意见

签字日期

需求部门审核

*

需求部门负责人

□同意□不同意（说明