会议记录与决策跟进工具会议纪要模板.docVIP

会议记录与决策跟踪工具会议纪要模板

一、适用场景与价值

本模板适用于各类需要规范记录、明确责任、跟踪结果的会议场景，包括但不限于：项目例会、部门协调会、跨部门沟通会、决策评审会、问题复盘会等。通过标准化记录会议信息、提炼决策要点、拆解行动任务，可有效解决“会议内容易遗漏、决策责任不清晰、行动进度难跟踪”等常见问题，保证会议成果落地，提升团队协作效率。

二、从会前到会后：纪要全流程操作指南

（一）会前准备：让会议更聚焦

明确会议目标：提前与主持人确认会议核心目的（如“确定项目Q3关键里程碑”“解决流程卡点”），避免偏离主题。

收集背景资料：整理与会议议题相关的文档（如项目计划、数据报告、问题清单），提前1天发送给参会人员，保证所有人同步信息。

梳理会议议程：与主持人共同确认议题顺序、每个议题的讨论时长、负责人，例如：

议题1：项目进度汇报（负责人：*，时长20分钟）

议题2：问题解决方案讨论（负责人：*，时长30分钟）

议题3：Q3目标决策（负责人：*，时长20分钟）

（二）会中高效记录：抓住关键信息

记录核心要素：重点记录“讨论要点、分歧意见、最终决策、行动项”，避免逐字记录冗余内容。例如：

讨论要点：提出“当前开发进度滞后2天”，解释“因测试环境故障导致”。

分歧意见：赵六认为“需增加2名开发人员”，建议“优先优化测试环境效率”。

最终决策：“优化测试环境流程，暂不增加人员（由*负责，3天内完成方案）”。

标记待办事项：对行动项实时标注“责任人、截止时间、交付物”，例如：“*赵六负责梳理测试环境优化清单，6月30日前提交文档”。

同步确认关键信息：讨论重要决策或行动项时，主动复述确认（如“刚才确认的行动项是*负责更新项目计划，对吗？”），避免记录偏差。

（三）会后整理与分发：让成果可追溯

整理纪要初稿：会议结束后2小时内，根据会议记录整理初稿，结构建议为：

会议基本信息（名称、时间、地点等）

会议议程及讨论情况

决策事项汇总

行动项跟踪表（责任人、截止时间、状态）

下次会议安排（如有）

核对关键信息：将初稿发给主持人及关键参会人员确认，重点核对“决策描述是否准确、行动项是否完整”，保证无遗漏或误解。

正式分发与归档：确认无误后，通过邮件或协作工具（如企业钉钉）分发纪要，并同步至共享文档库，方便后续查阅。

（四）决策跟踪与更新：保证闭环管理

建立跟踪表：在纪要模板中设置“行动项跟踪表”，包含以下字段：

序号、任务描述、责任人、协作人、截止时间、当前状态（未开始/进行中/已完成/延期）、完成情况、备注

定期更新进度：要求责任人每周更新行动项状态，例如：“*负责的测试环境优化方案，当前状态为‘进行中’，已完成80%，预计7月2日交付”。

闭环管理：行动项完成后，责任人需提交交付物（如文档、报告），由会议主持人或指定人验收，并在跟踪表中标记“已完成”；若延期，需说明原因及新计划时间。

三、会议纪要模板（含决策跟踪表）

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

[例如：项目Q3目标启动会]

会议时间

[年月日上/下午HH:MM-HH:MM]

会议地点

[会议室名称/线上会议]

主持人

*[姓名]

记录人

*[姓名]

参会人员

[姓名1]、[姓名2]、*[姓名3]……（共X人）

缺席人员

*[姓名]（原因：[如请假/出差]）

会议类型

[项目例会/决策评审会/问题复盘会]

会议目标

[明确Q3项目关键里程碑、分配责任、解决问题]

（二）会议议程及讨论情况

序号

议题

负责人

讨论要点

关键信息/数据

1

项目进度汇报

*

1.当前开发进度滞后2天；2.测试阶段发觉3个高优先级bug。

1.原定6月30日完成开发，实际需7月2日；2.bug主要涉及用户登录模块。

2

测试环境优化方案讨论

*

1.环境故障导致测试效率低；2.提出自动化测试方案。

1.近1周因环境故障累计影响测试时长8小时；2.自动化方案预计可提升效率30%。

3

Q3目标决策

*

1.销售部提出“用户量增长50%”目标；2.研发部评估需增加资源。

1.当前用户基数10万，目标需新增5万；2.研发部评估需增加2名前端工程师。

（三）决策事项汇总

序号

决策事项

决策依据

责任人

1

优先优化测试环境流程，暂不增加开发人员。

1.自动化方案预计提升效率30%；2.增加人员需额外审批，周期较长。

*

2

Q3项目里程碑调整为：7月15日完成开发，7月30日完成测试，8月15日上线。

1.开发进度滞后2天；2.测试环境优化后可压缩测试周期。

*

3

增加2名前端工程师，7月10日前到岗。

自动化方案仍需人工配合，现有人员无法支撑50%用户量增长目标。

*

（四）行动项跟踪表

序号

任务描述

责任人

协作人

截止时间

当前状态

完成情况

备注