行政档案日常管理流程全解析.docxVIP

行政档案日常管理流程全解析

行政档案作为组织运营活动的原始记录，是决策参考、历史追溯及合规管理的重要依据。其日常管理工作的规范性与高效性，直接关系到档案价值的实现与组织运营的顺畅。本文将从档案生命周期的视角，系统解析行政档案日常管理的完整流程与核心要点，旨在为相关从业者提供一套兼具专业性与操作性的实践指南。

一、收集与鉴别：档案管理的源头活水

档案管理的首要环节在于确保有价值的文件材料能够及时、完整地进入管理流程。

收集范围的界定：行政档案的收集应覆盖组织各项行政管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的记录。这包括但不限于：内部管理制度、会议纪要、工作计划与总结、请示与批复、合同协议、人事任免、财务票据存根（非财务部门留存联）、重要对外往来函件等。需根据组织性质与规模，制定明确的《文件材料归档范围和档案保管期限表》，避免遗漏或冗余。

收集时限与方式：日常文件应在办理完毕后及时交档案室或指定档案员；对于年度性、阶段性工作（如年度总结、专项活动），应在工作结束后规定期限内完成收集；对于离职人员，其经办的文件材料必须在办理离职手续前全部清退、归档。可采用定期（如每月、每季度）集中收集与随时零散交存相结合的方式，并建立文件交接登记簿，明确责任。

鉴别与筛选：收集到的文件材料并非都需归档。需对其真实性、完整性、有效性及保存价值进行鉴别。剔除重复、过时、无查考价值的冗余材料；确保文件内容真实反映业务活动，手续完备；对于不完整的重要文件，应及时联系形成部门补充。

二、整理与分类：构建档案的有序体系

整理与分类是将零散文件系统化、条理化的关键步骤，为后续管理与利用奠定基础。

遵循原则：整理工作应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。这是档案整理的核心指导思想。

分类方法的选择与应用：行政档案的分类方法多样，常见的有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，或结合使用（如年度-组织机构分类法、年度-问题分类法）。

*年度分类法：按文件形成或处理的年度进行划分，是最基本、最常用的分类维度，能反映不同年度的工作特点。

*组织机构分类法：按文件形成的部门或机构进行划分，适用于内部机构设置稳定、职责清晰的组织，便于体现各部门的工作活动。

*问题分类法：按文件内容所反映的主题或问题进行划分，如分为“人事管理”、“财务管理”、“行政管理”等类别，便于按业务性质检索。

组织应根据自身实际情况选择合适的分类体系，并保持相对稳定，避免频繁变动。

排列与编号：在同一分类层级下，文件通常按形成时间顺序或重要程度进行排列。排列完毕后，应对每份档案赋予唯一的档号。档号编制应遵循唯一性、系统性、稳定性和可扩展性原则，一般包含全宗号、年度、保管期限、机构（或问题）、件号（或卷号）等要素，具体可参照国家或行业相关档案著录规则。

三、著录与编目：赋予档案的“数字身份证”

著录是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，编目则是将著录结果组织成目录，为检索提供工具。

著录核心项：对于行政档案，核心著录项目通常包括：档号、档案馆（室）代号、题名（文件标题）、责任者（形成单位或个人）、形成时间、保管期限、页数、备注等。著录应力求准确、规范，使用标准化的术语和代码。

目录体系构建：编目是著录成果的集中体现，常见的目录形式有：

*案卷目录：以案卷为单位编制的目录（传统立卷模式下）。

*文件级目录：以案卷内每份文件为单位编制的目录，检索更为精细。

*全引目录：将案卷目录与卷内文件目录合并编制的目录。

*专题目录：针对特定主题或专题编制的目录，满足专项利用需求。

随着信息化发展，电子目录已成为主流，可通过档案管理软件实现高效检索。

检索工具多样化：除了传统的书本式目录，还应积极建设计算机检索系统，开发关键词检索、主题词检索、分类检索等多种检索途径，提高档案查准率和查全率。

四、装订与装盒：档案的“安全铠甲”

档案经过整理编目后，需要进行科学的装订与装盒，以保护档案实体，便于保管和利用。

装订要求：

*去除易锈蚀物：如金属钉、塑料夹等，防止对纸张造成损害。

*保持文件原貌：装订时应尽量保持文件的原始状态，对破损文件应先进行修复。

*装订方式选择：常用的装订方式有线装（如三孔一线）、胶装、不锈钢订书钉（短期保存）等。装订要牢固、整齐，便于翻阅。对于页数较少、较薄的文件，可采用“件”为单位，用不锈钢夹或专用封套装订；对于较厚的文件，可组成案卷装订。

装盒规范：

*选用标准档案盒：档案盒应选用无酸、防虫、防潮的优质材料制作，规格应符合国家标准。

*填写盒内文件清单：在盒内放置备考表或文件清单，注明盒内文件的起止件号、总件数、页数及整理人、检查人、日期等