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导游带团费用报销指南

一、报销前的准备工作

了解报销政策

导游首先要清楚所在旅行社或公司的费用报销政策。这包括哪些费用可以报销，哪些是不允许报销的。比如，一般来说，因带团产生的合理交通费用、住宿费用、餐饮补贴等是可以报销的，但如果是个人的娱乐消费，通常就不能报销。不同的旅行社可能在具体标准上有所差异，有些可能对餐饮补贴有明确的每餐额度限制，有些可能对住宿的星级标准有规定。所以，一定要仔细研读公司的报销制度文件，或者向财务部门或相关负责人咨询清楚。

收集整理票据

在带团过程中，要妥善保管好各类费用票据。交通票据方面，如机票、火车票、长途汽车票等，要确保票据信息完整、清晰，包括姓名、日期、行程等。住宿发票要注意发票上的酒店名称、入住时间、退房时间、金额等信息准确无误，并且发票要加盖酒店的财务专用章或发票专用章。餐饮发票同样要保留好，注意发票的真实性和有效性。如果有购买旅游用品等其他费用支出，也要索取正规发票。同时，为了方便后续报销整理，可以准备一个小本子，随时记录每笔费用的支出情况，包括日期、用途、金额等。

填写报销申请单

根据旅行社或公司提供的报销申请单模板，认真填写相关信息。填写个人信息，如姓名、导游证号、所属部门等要准确无误。填写费用明细，按照不同的费用类别，如交通、住宿、餐饮等，分别填写对应的金额、日期、事由等。在填写事由时，要尽量详细描述，比如“具体日期带团队名称前往目的地，产生的交通费用”等，以便财务人员能够清楚了解费用的来龙去脉。填写完成后，要仔细核对一遍，确保信息准确，然后签字确认。

二、各项费用报销细则

交通费用

1、机票

如果是通过正规的票务代理购买机票，要确保代理商提供的是正规发票。如果是在航空公司官网或APP上购买，一般可以在行程结束后，在相应平台申请电子发票。

报销金额以实际支付的票价为准，注意是否包含燃油附加费、机场建设费等。如果有退票、改签等情况，要根据航空公司的规定，看相关费用是否可以报销以及如何报销。例如，有些航空公司对于因航班延误导致的改签费用是可以报销的，导游需要提供相关证明材料，如航班延误证明等。

2、火车票

购买火车票的报销凭证一般是在乘车后，在车站的自助售票机或人工窗口打印的报销凭证。要注意报销凭证上的信息与实际乘车信息一致。

按照规定，火车票的退票手续费等如果符合公司报销政策，也是可以报销的，但同样需要提供相关的退票凭证等证明材料。

3、长途汽车票

长途汽车票一般在车站窗口购买时会直接提供发票。要注意保存好车票，上面有乘车日期、起止地点、票价等信息，以便准确报销。

如果是通过线上平台购买长途汽车票，要按照平台的规定获取正规发票。

住宿费用

1、酒店选择与报销标准

导游带团期间的住宿安排通常会根据团队的标准和实际情况来定。一般来说，旅行社或公司会规定不同级别的团队对应的住宿星级标准和报销额度。例如，对于普通团队，可能规定住宿标准为三星级酒店，每晚报销额度为X元。导游在选择酒店时，要在规定的标准范围内进行，以确保费用能够顺利报销。

2、发票要求

酒店提供的住宿发票是报销的关键凭证。发票上除了要有酒店名称、入住时间、退房时间、金额等基本信息外，还必须加盖酒店的有效印章。有些酒店可能会出现发票开具错误的情况，如信息填写不全或印章不清楚等，导游要及时与酒店沟通，要求重新开具正确的发票。

3、特殊情况处理

如果因团队行程变更等特殊原因，需要更换酒店，导游要及时向旅行社或公司报备。新酒店产生的住宿费用在符合报销政策的情况下，同样可以报销，但要提供相关的变更说明等材料，以便财务审核。

餐饮费用

1、餐饮补贴标准

旅行社或公司一般会给予导游一定的餐饮补贴，补贴标准通常根据带团的天数、行程地点等因素来确定。比如，在国内旅游带团，每天的餐饮补贴可能是X元；在境外旅游带团，补贴标准可能会有所提高。导游要清楚自己所在团队适用的餐饮补贴标准。

2、发票及证明

虽然有餐饮补贴，但导游在带团过程中产生的实际餐饮费用发票同样要妥善保存。如果实际餐饮费用超过了补贴标准，在报销时，要注明超出部分的原因和金额，并提供相应的发票作为证明。例如，团队在一些特殊地区，因当地物价较高，导致餐饮费用超出补贴，导游要附上相关的消费清单和发票，说明情况。

3、团队用餐发票

如果是团队统一安排的用餐，导游要确保餐厅提供的发票信息准确，包括团队名称、用餐日期、餐费金额等。有些餐厅可能会提供机打发票，但也可能存在手写发票的情况，手写发票同样要清晰、真实、有效，并且要有餐厅的盖章。

其他费用

1、旅游用品费用

如购买团队所需的旗帜、扩音器、急救药品等旅游用品，要索取正规发票。发票上要注明商品名称、数量、单价、金额等详细信息。这些费用在符合公司报销政策的情况