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人事档案电子化管理规范

第一章总则

第一条【目的与依据】

为规范人事档案电子化管理工作，确保人事档案信息的真实、完整、安全和有效利用，提升人力资源管理效能，根据国家有关档案管理、数据安全及个人信息保护的法律法规，结合本单位实际，制定本规范。

第二条【适用范围】

本规范适用于本单位所有员工（含在职、离职、退休及其他各类人员）人事档案的电子化采集、整理、存储、保管、利用、保密和销毁等管理工作。

第三条【基本原则】

人事档案电子化管理遵循以下原则：

（一）真实性原则：电子档案内容应与纸质档案原件或原始信息一致，确保准确无误。

（二）完整性原则：电子档案应包含档案材料的全部信息，确保材料齐全，要素完整。

（三）安全性原则：采取必要的技术和管理措施，保障电子档案数据的安全，防止丢失、损坏和泄露。

（四）保密性原则：严格遵守国家及本单位保密规定，对电子档案信息进行分级管理，控制访问权限。

（五）便捷性原则：在安全保密的前提下，优化电子档案的检索和利用流程，提高管理效率。

第二章管理机构与职责

第四条【管理部门】

人力资源部门是人事档案电子化管理的归口管理部门，负责电子档案管理工作的组织实施、监督和指导。信息技术部门负责提供必要的技术支持和系统维护。

第五条【人力资源部门职责】

（一）制定和完善人事档案电子化管理相关制度和操作细则。

（二）负责电子档案的采集、审核、整理、著录、保管、利用、鉴定和销毁等工作。

（三）确保电子档案的真实性、完整性、安全性和保密性。

（四）组织开展电子档案管理业务培训。

（五）监督检查电子档案管理工作的执行情况。

第六条【信息技术部门职责】

（一）负责档案管理系统的建设、运维和技术支持，保障系统稳定运行。

（二）协助制定电子档案数据的安全存储和备份策略，并组织实施。

（三）提供数据加密、身份认证、访问控制等技术保障。

（四）协助处理系统故障和数据安全事件。

第七条【档案形成部门职责】

各部门应指定专人负责本部门员工应归档材料的及时收集、初步审核，并按规定移交人力资源部门进行电子化处理。

第三章电子档案的采集与形成

第八条【采集范围】

电子档案的采集范围应参照国家及行业关于人事档案材料归档范围的规定执行，主要包括但不限于：履历材料、考核考察鉴定材料、学历学位与专业技术职务材料、奖惩材料、党团材料、工资福利与社会保险材料、任免聘用材料等。

第九条【纸质档案数字化】

（一）对于已有的纸质档案，应按照规范流程进行数字化加工，包括扫描、图像处理、OCR识别（如需）、质量检验、数据著录等环节。

（二）扫描分辨率、色彩模式、图像质量、文件格式等应符合相关技术标准，确保扫描件清晰、完整、不失真，与原件内容一致。通常推荐采用PDF格式作为长期保存格式。

（三）数字化过程中，应逐页核对，确保无错扫、漏扫、重扫，并对扫描图像进行必要的裁剪、去污等优化处理。

第十条【原生电子文件收集】

（一）对于直接形成的电子文件（如电子版简历、在线审批表单、邮件往来等），应直接进行收集归档。

（二）收集时应确保电子文件的真实性、完整性和有效性，并注明文件来源、形成时间、责任人等元数据。

（三）对于重要的电子文件，应保留其原始格式，必要时可转换为标准归档格式。

第十一条【材料审核】

档案材料在进行电子化处理前，必须经过严格审核，确保材料真实、有效、手续完备。对不符合要求的材料，应退回形成部门或个人补充完善。

第十二条【元数据著录】

（一）电子档案应包含规范的元数据，如档案编号、姓名、性别、出生日期、部门、岗位、材料类别、材料名称、形成日期、页数、责任人、文件格式、存储路径等。

（二）元数据著录应准确、规范、完整，符合档案管理系统的字段要求，确保信息可检索。

第十三条【电子档案的建立】

新员工入职时，人力资源部门应及时为其建立电子档案，并根据员工发展和变动情况，动态补充完善档案材料。

第四章电子档案的整理与著录

第十四条【分类】

电子档案应按照国家或本单位规定的人事档案分类方案进行分类，确保分类科学、条理清晰。

第十五条【排序与编号】

（一）同类别内的档案材料应按照形成时间或逻辑关系进行排序。

（二）电子档案应赋予唯一的档案编号，编号规则应具有逻辑性和可扩展性，便于识别和管理。

第十六条【著录规范】

（一）严格按照档案著录规则对电子档案的内容特征和形式特征进行描述。

（二）著录字段应标准化，确保信息的一致性和检索的准确性。

（三）对档案中的关键信息（如姓名、身份证号等）应进行重点著录，作为主要检索点。

第五章电子档案的存储与保管

第十七条【存储要求】

（一）电子档案数据应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，具备防磁、防潮、防火、防盗、防高温等条件。

（二）档案管理系统应具备完善的数据管理功能，支持海量数据存储和