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收文管理制度(2025版)

一、总则

为规范公司收文管理工作，提高收文处理的效率和质量，确保文件的及时、准确、安全传递和有效执行，结合公司实际情况，特制定本收文管理制度。本制度适用于公司内所有收文管理活动，包括但不限于上级机关、平级单位、下级单位以及其他相关单位发来的各类文件、信函、传真、电子邮件等。收文管理工作应遵循及时、准确、安全、保密的原则，做到收文有登记、处理有程序、阅办有反馈、归档有规范。

二、收文范围

（一）上级机关文件

包括党中央、国务院、地方政府及行业主管部门发布的政策法规、通知、决定、批复等。

（二）平级单位文件

与公司具有同等地位的其他单位发来的函件、合作协议、业务交流文件等。

（三）下级单位文件

公司下属各部门、分支机构报送的请示、报告、总结等。

（四）其他文件

包括客户来函、供应商文件、行业协会通知等与公司业务相关的各类文件。

三、收文渠道及接收方式

（一）纸质文件

1.邮政快递：由公司行政部门指定专人负责接收邮政快递送来的文件，接收时应检查邮件包装是否完好，如有破损或异常应及时与快递公司沟通并记录。

2.直接送达：外部单位直接派人送达的文件，由公司前台负责接收，前台人员应要求送件人填写《文件送达登记表》，注明文件名称、送件单位、送达时间等信息。

（二）电子文件

1.电子邮件：公司各部门指定专人负责接收与本部门相关的电子邮件文件。收件人应及时查看邮箱，对于重要文件应及时下载保存，并在邮件系统中进行标记。

2.传真：公司传真机由行政部门负责管理，行政人员应及时收取传真件，并在传真件上注明接收时间。对于重要传真文件，应及时复印备份。

四、收文登记

（一）纸质文件登记

1.行政部门在收到纸质文件后，应立即进行登记。登记内容包括文件编号、文件标题、来文单位、收文日期、密级、紧急程度等。

2.登记完成后，应在文件首页右上角加盖“收文章”，注明收文编号。

（二）电子文件登记

1.接收电子文件的人员应将文件统一保存到公司指定的电子文件管理系统中，并在系统中进行登记。登记内容与纸质文件登记内容一致。

2.对于通过电子邮件接收的文件，应在邮件主题中注明“收文”字样，并将邮件转发至公司电子文件管理系统指定的邮箱。

五、文件分类与审核

（一）文件分类

1.行政部门根据文件的性质和内容，将收文分为政策法规类、业务类、行政事务类、财务类等类别。

2.对于涉及多个部门的综合性文件，应根据文件的主要内容确定分类。

（二）文件审核

1.行政部门在完成文件登记和分类后，应对文件进行初步审核。审核内容包括文件的完整性、规范性、合法性等。

2.对于不符合要求的文件，行政部门应及时与来文单位沟通，要求其补充或修改。

3.对于重要文件，行政部门应组织相关人员进行会审，提出审核意见。

六、文件呈批与传阅

（一）文件呈批

1.行政部门根据文件的分类和重要程度，确定文件的呈批流程。对于一般性文件，可由行政部门负责人直接签批；对于重要文件，应呈送公司领导审批。

2.呈批文件时，应附上《文件呈批单》，注明文件的主要内容、处理建议等信息。

3.公司领导在收到呈批文件后，应及时进行审批，并在《文件呈批单》上签署意见。

（二）文件传阅

1.对于需要传阅的文件，行政部门应制定《文件传阅单》，明确传阅范围和传阅顺序。

2.传阅文件时，应按照《文件传阅单》上的顺序依次进行，传阅人应在《文件传阅单》上签字确认。

3.传阅过程中，传阅人应认真阅读文件内容，并可在文件上批注意见。对于重要文件，传阅人应及时反馈处理建议。

4.传阅结束后，行政部门应及时收回文件，并检查文件是否完整。

七、文件办理

（一）承办部门确定

1.根据文件的内容和要求，行政部门确定文件的承办部门。对于涉及多个部门的文件，应明确主办部门和协办部门。

2.承办部门应在收到文件后的1个工作日内确认接收，并安排专人负责办理。

（二）办理要求

1.承办部门应根据文件的要求和领导的批示，制定具体的办理方案，并组织实施。

2.办理过程中，承办部门应及时向领导汇报办理进展情况，对于遇到的问题应及时请示解决。

3.承办部门应在规定的时间内完成文件办理工作，并将办理结果反馈给行政部门。对于需要回复来文单位的文件，承办部门应按照规定的格式和要求进行回复。

（三）办理期限

1.对于紧急文件，承办部门应在3个工作日内完成办理工作；对于一般文件，承办部门应在7个工作日内完成办理工作。

2.对于情况复杂、需要较长时间办理的文件，承办部门应在规定的办理期限内，向领导和行政部门说明原因，并提出延长办理期限的申请。

八、文件督办

（一）督办部门

行政部门负责对文件办理工作进行督办。

（二）督办方式

1.行政部门定期对文件办理情况进行检查，通过电话、邮件等方式向承办部门了