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行政物资采购与领用清单管理模板

一、模板适用范围与核心价值

本模板适用于企业、事业单位、学校、医院等各类组织的行政管理部门，用于规范行政物资（如办公文具、清洁用品、劳保用品、电子耗材等）的采购申请、审批、入库、领用、库存管理等全流程。通过标准化管理，可实现物资流向可追溯、采购成本可控、库存积压减少，同时明确各部门权责，提升行政工作效率，避免资源浪费和资产流失。

二、全流程操作指引

（一）需求发起：部门物资申请

申请人填写《行政物资采购申请表》

由各部门物资需求人（如行政专员、部门助理）根据实际工作需要填写，需明确以下信息：

部门名称、申请人、申请日期

物资名称、规格型号、单位（个/箱/卷等）、需求数量

用途（如“日常办公”“部门会议”“新员工入职”等）

预算单价（参考历史采购价或市场预估）、预算总价

需求紧急程度（普通/紧急）

示例：行政部小王申请“A4打印纸（70g）”，数量10箱，用途“日常办公”，预算单价25元/箱，总价250元。

部门负责人初审

部门负责人需核实需求的合理性（如是否为重复申请、数量是否与工作匹配），在《采购申请表》上签字确认，并注明“同意采购”或“驳回原因”。

（二）采购审批：分级审核流程

根据采购金额和物资类型，实行分级审批：

小额采购（预算≤500元）：由行政部负责人审批，无需提交至更高层级。

中额采购（500元＜预算≤2000元）：由行政部负责人审核后，提交至分管行政副总审批。

大额采购（预算＞2000元）：需经行政部负责人、分管副总、总经理三级审批。

紧急采购：可先通过电话/即时通讯工具向审批人报备，事后1个工作日内补签审批手续。

（三）采购执行：规范采购流程

采购方式确定

小额采购：优先从“行政供应商名录”中选择定点供应商，保证价格和质量稳定。

中额及以上采购：需货比3家，要求供应商提供报价单（加盖公章），对比价格、质量、售后后，选择最优供应商，并保留比价记录。

下单与合同签订

采购员小李根据审批通过的《采购申请表》和供应商报价，下达采购订单（或签订采购合同，金额＞5000元时需签订合同），明确物资名称、规格、数量、单价、交货时间、付款方式等条款。

物资验收

物资送达后，由行政部仓管员**与采购员共同验收：

核对实物与采购订单信息是否一致（名称、规格、数量、外观等）；

检查物资质量（如是否破损、过期、假冒伪劣等）；

验收合格后，填写《行政物资入库登记表》；验收不合格的，当场拒收并联系供应商退换货。

（四）入库管理：建立物资台账

填写《行政物资入库登记表》

验收合格后，仓管员**及时登记入库信息，包括：

入库日期、采购单号、物资名称、规格型号、单位、入库数量、单价、总价

供应商名称、采购员、验收人

示例：2023年10月26日，采购单号CG20231026001，A4纸入库10箱，单价25元，总价250元，供应商“办公用品商行”，采购员小李，验收人**。

更新库存台账

仓管员每日更新《行政物资库存台账》，实时记录入库、出库、结存数量，保证账实相符。台账需按物资类别（如“办公文具”“清洁用品”“电子耗材”）分类管理，便于查询。

（五）领用管理：规范领用手续

填写《行政物资领用申请表》

需用人填写领用申请，明确：

领用部门、领用人、领用日期

物资名称、规格型号、单位、领用数量

用途（需与采购申请用途一致，如变更需注明原因）

示例：市场部赵四领用A4纸2箱，用途“部门月度报告打印”。

领用审批

部门内领用：由部门负责人审批（日常办公常用物资，如笔、纸等可简化流程，由部门助理统一领用后分发）；

跨部门领用：需经行政部负责人审批，避免资源过度占用；

大额/贵重物资（如笔记本电脑、打印机等）：需提交至分管副总审批，并注明“使用责任人”及“归还日期”。

出库登记

审批通过后，仓管员**核对《领用申请表》与库存台账，按发放数量出库，并在《出库登记表》中记录：

出库日期、领用部门、领用人、物资名称、规格、数量、用途

经手人（仓管员）、领用人签字确认

（六）盘点与优化：定期清查与流程改进

定期盘点

仓管员每月末进行小盘点（核对常用物资库存），每季度末进行全面盘点，编制《库存盘点表》，对比台账数量与实物数量，差异率超过5%的需查明原因（如盘亏、盘盈、报废等），并形成《盘点报告》提交行政部负责人。

库存优化

对长期无领用（超过6个月）的物资，由行政部牵头评估是否继续保留：可调拨至其他部门的，办理调拨手续；无法使用的，按规定程序报废（填写《物资报废申请表》，经审批后处置）。

流程复盘

行政部每半年组织一次采购与领用流程复盘，分析物资消耗趋势（如哪些物资领用频率高、哪些存在积压），优化采购计划（如调整采购频次、批量），降低库存成本。

三、核心模板表格设计

（一）《行政物资采购申请表》

部门名称

申请人

申请日期

物资名称