技术文档编写及版本控制规范.docVIP

通用技术文档编写及版本控制规范

一、规范应用场景说明

本规范适用于各类技术相关文档的标准化编写与全生命周期版本管理，具体场景包括但不限于：

新产品研发：从需求分析、方案设计到测试验收的全流程文档管控；

技术系统升级：现有系统迭代改造、功能优化或架构调整的技术文档编制；

跨部门协作：研发、测试、运维等多团队协同项目中，文档的统一规范与版本同步；

知识沉淀：技术经验总结、操作手册、培训材料等知识的标准化留存与复用；

合规与审计：满足行业监管、项目审计等对文档完整性与版本可追溯性的要求。

二、技术文档编写与版本控制标准化流程

（一）编写准备阶段

明确文档类型与目标

根据项目阶段确定文档类型（如需求规格说明书、系统设计文档、测试报告、用户手册等）；

定义文档目标读者（如研发团队、产品经理、终端用户、审计人员等），保证内容与读者需求匹配。

收集基础信息与资料

调研项目背景、技术需求、相关标准（如公司内部技术规范、行业标准）；

整理现有技术资料、历史文档、会议纪要等，保证内容一致性。

制定文档大纲

按照文档类型标准模板搭建框架（如“目录-引言–附录”结构）；

明确各章节核心内容，保证逻辑连贯、覆盖全面（如需求文档需包含功能需求、非功能需求、约束条件等）。

（二）内容撰写阶段

内容规范性要求

准确性：技术参数、流程步骤、数据指标等需经核实，避免模糊表述（如“大概”“可能”）；

完整性：覆盖文档目标范围内的所有关键信息，无遗漏环节；

简洁性：语言精炼，避免冗余，图表与文字配合使用（如流程图用Visio绘制，表格需有明确标题和单位）；

一致性：术语、符号、格式（如字体、字号、页边距）全文统一。

模板化撰写

依据本规范“三、标准化示例”填写内容，保证基础信息完整（如文档编号、版本号、编制人等）；

章节需按大纲展开，重点内容（如核心功能、关键技术点）可加粗或标注提示。

（三）评审修订阶段

组织评审

根据文档类型确定评审人（如技术文档需由研发负责人、技术专家、相关领域工程师*联合评审）；

提前3个工作日将文档初稿发送评审人，明确评审重点（如技术可行性、逻辑完整性、表述清晰度）。

收集反馈与修订

评审人需在2个工作日内反馈评审意见，填写《文档评审记录表》（见模板示例）；

编制人汇总意见，逐条修订文档并标注修订内容（如通过“修订线”或“修订说明”标注）；

重大修订需组织二次评审，直至所有评审人确认通过。

（四）版本发布与归档阶段

版本号规范

版本号格式：主版本号.次版本号.修订号（如V1.0.0），规则

主版本号：架构重大调整或核心功能变更时递增（如V1.0.0→V2.0.0）；

次版本号：功能新增或局部优化时递增（如V1.0.0→V1.1.0）；

修订号：错误修正或内容完善时递增（如V1.0.0→V1.0.1）。

发布与分发

评审通过后，编制人更新《版本变更记录表》（见模板示例），提交文档管理员*；

文档管理员统一发布文档至指定存储路径（如公司文档管理系统），明确访问权限（如公开、内部仅限、保密）；

涉及多团队协作的文档，需同步分发至相关责任人，保证信息一致。

归档与维护

历史版本需完整保留，禁止覆盖或删除，保证版本可追溯；

文档内容失效后（如项目终止、技术废弃），由编制人提出归档申请，经部门负责人*审批后转为“历史归档”状态。

三、标准化示例

（一）技术文档基本信息表

字段名称

填写说明

示例

文档编号

按项目-类型-年份流水号规则编制（如“PRJ-REQ-2023-001”）

PRJ-DES-2023-015

文档名称

需体现核心内容（如“系统V2.0需求规格说明书”）

系统V2.0需求规格说明书

版本号

遵循“主版本号.次版本号.修订号”规则

V1.2.0

编制人

填写实际编制人姓名，用代替（如）

*

审核人

填写主要评审人姓名，用代替（如）

*赵六

批准人

填写审批负责人姓名，用代替（如陈七）

*周八

创建日期

文档初稿完成日期（格式：YYYY-MM-DD）

2023-10-01

生效日期

评审通过并正式发布的日期

2023-10-15

所属项目/模块

文档对应的项目名称或功能模块

电商平台-用户中心模块

文档类型

需求/设计/测试/运维/手册等

需求文档

保密级别

公开/内部仅限/保密（根据信息敏感度选择）

内部仅限

存储路径

公司文档系统中的具体路径（如“//proj/xx系统/v2.0/需求文档”）

//proj/xx系统/v2.0/需求文档

（二）版本变更记录表

版本号

变更日期

变更人

变更描述

变更原因

影响范围

审批人

V1.0.0

2023-09-20

*

初稿创建

项目启动

全模块

*周八

V1.1.0

2023-10-05

*

新增“第三方登录”功能需求

产品需求变更

用户中心模块

*周八

V1.0.1

2023-10-10