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会议组织及纪要制作指南模板

一、适用情境

二、组织流程全步骤

（一）会前筹备：奠定会议高效基础

明确会议核心目标

根据工作需求确定会议主题（如“Q3销售目标分解方案研讨”“新产品上线前跨部门协调会”），清晰界定会议需达成的成果（如“确定各部门销售指标”“明确研发、市场、运营的职责分工及时间节点”）。

避免目标模糊（如“随便聊聊工作进展”），保证参会人员对会议预期有统一认知。

确定参会人员及分工

必邀人员：与会议议题直接相关的决策人、执行人、信息提供者（如部门负责人、项目负责人、核心业务骨干）。

可选人员：需知晓会议内容但无需深度参与的人员（如项目支持部门代表），可会后同步纪要。

分工：明确会议主持人（把控流程、引导讨论）、记录人（负责纪要撰写）、材料准备人（提前分发背景资料、数据报表等）。

制定详细会议议程

议程需包含：会议主题、时间、地点、参会人员、各议题讨论内容、每项议题的预计时长、负责人。

示例：

议题序号

议题名称

负责人

预计时长

讨论内容概要

1

Q3销售目标分解

销售部*经理

30分钟

结合历史数据及市场预期，分解各区域销售指标

2

营销资源匹配

市场部*主管

20分钟

提出广告投放、活动策划等资源需求，协调预算

3

研发进度同步

技术部*工程师

15分钟

新产品功能开发进展及风险预警

议程需提前1-2天发给参会人员，预留准备时间。

发出会议通知并准备物料

通知内容：会议主题、时间（精确到分钟，含开始/结束时间）、地点（线下会议室名称/线上会议及密码）、议程、需提前准备的资料（如“请各部门携带Q2工作总结PPT”）、联系人及联系方式。

物料准备：线下会议需准备投影设备、麦克风、会议签到表、纸质议程、笔、白板及马克笔；线上会议需提前测试软件功能（如腾讯会议、Zoom），保证音视频畅通。

（二）会中执行：保证会议有序推进

开场签到与议程确认（5-10分钟）

主持人提前5分钟到场，组织参会人员签到（线下签到/线上在线状态确认），宣布会议开始。

重申会议目标及议程，强调时间纪律（如“每个议题严格控制在预计时长内，超时将提醒转入下一项”），询问是否有需调整的议程（如临时增加紧急议题需全体同意）。

按议程引导讨论，聚焦核心议题

主持人按顺序逐项引导讨论，保证每项议题围绕目标展开，避免偏离主题（如讨论“销售目标分解”时，若出现“竞品价格战”无关内容，需及时拉回：“关于竞品信息可会后单独沟通，当前重点聚焦目标分解可行性”）。

鼓励参会人员发言，避免少数人垄断讨论（如“请主管补充一下，工程师的观点呢？”），对关键分歧点引导共识（如“关于A方案和B方案，大家的核心顾虑是成本和效率，我们是否可以先明确优先级？”）。

记录人同步记录讨论要点：关键观点（如“市场部建议增加短视频投放预算，预计转化率提升15%”）、分歧点（如“销售部认为目标偏高，市场部认为目标合理”）、初步共识（如“暂按销售部提出的95%目标分解，下周一前补充区域细化方案”）。

总结关键信息与明确行动项

每项议题讨论结束后，主持人简要总结结论（如“关于议题1，共识为Q3销售总目标1000万，按区域分解为华东350万、华南300万、华北200万、西部150万，销售部*经理负责于周五前提交详细分解表”）。

全部议题讨论完毕后，主持人整体总结会议成果：已明确的决议、需跟进的行动项（含负责人、完成时间）、待跟进事项（如“关于研发资源不足问题，需下周三前由技术部*经理提交需求清单，行政部协调外部支持”）。

确认行动项无误后，参会人员签字（线下）/线上确认（如“以上行动项大家是否有异议？无异议则散会”）。

（三）会后整理：形成规范纪要并跟进落地

整理会议纪要（24小时内完成）

纪要需包含核心要素：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）、会议目标、议程及讨论要点（按议题顺序，记录关键观点而非逐字稿）、决议事项、行动项（表格形式，含“内容、负责人、完成时间、备注”）。

语言需客观简洁，避免主观评价（如“经理认为目标不合理”可改为“销售部经理提出Q3目标1000万偏高，建议调整为900万”），重点突出“做什么、谁来做、何时完成”。

审核与分发纪要

纪要整理完成后，先提交主持人审核，保证内容准确、无遗漏（特别是行动项的负责人和时间），必要时与相关参会人员核对细节。

审核通过后，在24小时内通过企业/邮件等渠道分发至所有参会人员及需知晓的部门，并附上“如有遗漏或需修改，请于2小时内反馈”的提示。

跟踪行动项落实情况

记录人需建立行动项跟踪表（详见模板部分），在行动项截止日前1天提醒负责人，完成后再提醒负责人反馈结果（如“请*经理于周五下班前提交Q3销售目标分解表，完成后请我”）。

对于未按时完成的行动项，及时与负责人沟通原因（如“*经理，关于分解表尚未提交，是否遇到困难？需要